PAGE衛(wèi)生健康檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織衛(wèi)生健康檔案管理，規(guī)范檔案的建立、保管、使用和維護(hù)，保障員工的健康權(quán)益，提高公司/組織的衛(wèi)生健康管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體員工的衛(wèi)生健康檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映員工的健康狀況和相關(guān)信息。2.完整性原則：全面收集員工的各類衛(wèi)生健康資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工的隱私，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工健康狀況的變化及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、年齡、身份證號、聯(lián)系方式、入職時間、崗位等。（二）健康體檢記錄1.入職體檢：記錄員工入職時的體檢結(jié)果，包括身體各系統(tǒng)的檢查情況、實驗室檢查結(jié)果等。2.定期體檢：按照規(guī)定的時間間隔進(jìn)行的全面健康體檢記錄，如年度體檢等。3.專項體檢：針對特定崗位或健康問題進(jìn)行的專項體檢記錄，如職業(yè)病體檢等。（三）疾病診療記錄1.門診病歷：員工在醫(yī)療機構(gòu)就診時的門診病歷記錄，包括癥狀、診斷、治療方案等。2.住院病歷：如有住院治療，記錄住院期間的詳細(xì)病歷信息，如病情變化、手術(shù)記錄、用藥情況等。3.疾病隨訪記錄：對患有慢性疾病的員工進(jìn)行定期隨訪的記錄，包括病情控制情況、康復(fù)指導(dǎo)等。（四）預(yù)防接種記錄記錄員工的疫苗接種情況，包括接種疫苗種類、時間、接種機構(gòu)等。（五）健康危險因素評估1.生活方式評估：如吸煙、飲酒、運動、飲食等生活習(xí)慣的評估。2.職業(yè)健康危險因素評估：針對從事特定職業(yè)的員工，評估其職業(yè)暴露風(fēng)險等。（六）健康指導(dǎo)記錄1.健康教育：記錄對員工進(jìn)行的各類健康教育活動內(nèi)容，如健康講座、培訓(xùn)等。2.個性化健康指導(dǎo)：根據(jù)員工的健康狀況提供的個性化健康建議和指導(dǎo)記錄。三、檔案建立（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工填寫的個人基本信息表格。2.行政部門或指定的健康管理部門組織新員工進(jìn)行入職體檢，并將體檢報告及時歸檔。3.將新員工的個人基本信息、入職體檢報告等資料整理成冊，建立個人衛(wèi)生健康檔案。（二）現(xiàn)有員工檔案補充1.定期組織現(xiàn)有員工進(jìn)行全面健康體檢，將體檢結(jié)果及時補充到個人檔案中。2.對于員工發(fā)生的疾病診療情況，員工應(yīng)在診療結(jié)束后及時將病歷資料提交給健康管理部門，由專人負(fù)責(zé)歸檔。3.按照規(guī)定對員工進(jìn)行預(yù)防接種，并記錄相關(guān)信息到檔案中。四、檔案保管（一）保管部門本公司/組織的衛(wèi)生健康檔案由行政部門或指定的健康管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于專用的檔案柜中，確保檔案存放有序、易于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份更新。（三）保管期限1.員工在職期間，其衛(wèi)生健康檔案應(yīng)長期保存。2.員工離職后，其檔案應(yīng)繼續(xù)保存一定期限，具體期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（四）檔案安全1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全與完整。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管場所，如需查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。五、檔案使用（一）內(nèi)部使用1.公司/組織內(nèi)部的健康管理部門、人力資源部門、醫(yī)療保健機構(gòu)等相關(guān)人員因工作需要可查閱員工的衛(wèi)生健康檔案。2.查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好復(fù)印記錄。（二）外部使用1.在符合法律法規(guī)和員工授權(quán)的情況下，可向外部醫(yī)療機構(gòu)、保險公司等提供員工的部分衛(wèi)生健康檔案信息。2.向外部提供檔案信息時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保員工信息安全。六、檔案更新（一）定期更新1.根據(jù)員工定期體檢結(jié)果、疾病診療情況等，每年至少對檔案進(jìn)行一次全面更新。2.在更新檔案時，應(yīng)核對檔案信息的準(zhǔn)確性，如有錯誤或遺漏應(yīng)及時更正補充。（二）動態(tài)更新1.員工健康狀況發(fā)生變化時，如確診新的疾病、病情加重或好轉(zhuǎn)等，應(yīng)及時將相關(guān)信息更新到檔案中。2.對于員工的職業(yè)變動、生活方式改變等可能影響健康的因素變化，也應(yīng)及時記錄到檔案中。七、檔案借閱（一）借閱申請公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱衛(wèi)生健康檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。（二）審批流程借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實際情況決定是否批準(zhǔn)借閱申請。（三）借閱期限借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和保密性。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并追究相關(guān)人員責(zé)任。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)制定嚴(yán)格的保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)。2.對檔案保管場所進(jìn)行加密管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。（二）人員保密教育1.對涉及檔案管理和使用的人員進(jìn)行定期的保密教育，提高其保密意識。2.與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案管理和使用過程中的保密義務(wù)。（三）違規(guī)處理措施對違反檔案保密制度，導(dǎo)致員工衛(wèi)生健康檔案信息泄露的人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，構(gòu)成犯罪的將移交司法機關(guān)處理。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且按照規(guī)定無需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容存在嚴(yán)重錯誤或虛假信息，經(jīng)核實后確需銷毀的。3.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)，且已無保存價值的。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷