PAGE檔案外包服務制度保障一、總則（一）目的為規(guī)范本公司檔案外包服務行為，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有檔案外包服務項目，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲保管、檢索利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則檔案外包服務活動必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益和社會公共利益。2.安全性原則確保檔案信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案嚴格保密，不得向任何無關(guān)第三方披露。4.質(zhì)量可控原則建立有效的質(zhì)量控制體系，對檔案外包服務的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和管理，確保服務質(zhì)量符合要求。二、檔案外包服務供應商選擇與管理（一）供應商資質(zhì)要求1.具有獨立法人資格，具備合法經(jīng)營資質(zhì)。2.具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度。3.具備與檔案外包服務相適應的專業(yè)技術(shù)人員和設備設施。4.近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄。（二）供應商篩選與評估1.建立供應商庫，定期收集供應商信息，并進行篩選和評估。2.評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、技術(shù)能力、服務質(zhì)量、價格水平等。3.通過實地考察、查閱資料、客戶評價等方式對供應商進行全面了解。（三）供應商選擇程序1.根據(jù)檔案外包服務需求，從供應商庫中選擇若干潛在供應商。2.向潛在供應商發(fā)出招標或詢價文件，要求其提交服務方案、報價等資料。3.組織相關(guān)人員對供應商的資料進行評審，綜合考慮各方面因素，確定中標供應商。（四）供應商合同管理1.與中標供應商簽訂詳細的服務合同，明確雙方的權(quán)利義務、服務內(nèi)容、質(zhì)量標準、價格、保密條款、違約責任等。2.合同簽訂前，由法務部門對合同進行審核，確保合同合法合規(guī)。3.定期對供應商合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促供應商整改。三、檔案外包服務過程管理（一）服務計劃制定1.供應商根據(jù)合同要求和公司實際情況，制定詳細的檔案外包服務計劃，明確服務流程、工作進度、人員安排等。2.服務計劃經(jīng)公司審核同意后實施，并定期向公司匯報服務進展情況。（二）檔案交接管理1.建立檔案交接清單，明確交接檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.在檔案交接過程中，雙方應當面核對檔案的完整性和準確性，并簽字確認。3.對重要檔案的交接，應當進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保交接過程安全、規(guī)范。（三）服務質(zhì)量監(jiān)控1.公司設立專門的質(zhì)量監(jiān)控崗位或團隊，對檔案外包服務過程進行全程監(jiān)控。2.質(zhì)量監(jiān)控人員定期對服務工作進行檢查，包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化加工精度、存儲環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題及時要求供應商整改，并記錄整改情況。3.建立服務質(zhì)量評估機制，定期對供應商的服務質(zhì)量進行評估，評估結(jié)果作為支付服務費用和后續(xù)合作的重要依據(jù)。（四）安全管理1.供應商應當建立健全檔案安全管理制度，采取必要的安全防護措施，確保檔案信息安全。2.對檔案存儲場所進行安全管理，配備防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備。3.加強對服務人員的安全教育和培訓，提高安全意識，防止因人員操作不當導致檔案安全事故。4.制定檔案信息安全應急預案，定期進行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時有效應對。（五）保密管理1.供應商及其工作人員應當嚴格遵守保密協(xié)議，對在服務過程中知悉的公司檔案信息予以保密。2.加強對服務人員的保密教育和培訓，簽訂保密承諾書，明確保密責任。3.對涉及保密檔案的操作，應當采取加密存儲、專人負責等措施，防止信息泄露。4.禁止供應商及其工作人員在未經(jīng)公司書面同意的情況下，將檔案信息用于任何與服務無關(guān)的目的。四、檔案外包服務費用管理（一）費用標準制定1.根據(jù)檔案外包服務的內(nèi)容、工作量、質(zhì)量要求等因素，制定合理的費用標準。2.費用標準應當明確各項服務的單價、計費方式、結(jié)算周期等。3.定期對費用標準進行評估和調(diào)整，確保其合理性和市場競爭力。（二）費用結(jié)算1.按照合同約定的結(jié)算周期和方式，對供應商的服務費用進行結(jié)算。2.供應商應當在結(jié)算周期結(jié)束后，向公司提交服務費用結(jié)算申請及相關(guān)證明材料。3.公司財務部門對結(jié)算申請進行審核，核對服務內(nèi)容、工作量、質(zhì)量等是否符合合同要求，審核無誤后辦理付款手續(xù)。（三）費用支付審批1.服務費用支付前，應當經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導的審批。審批內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、服務質(zhì)量評估結(jié)果、費用結(jié)算明細等。2.審批通過后，方可進行費用支付操作。五、檔案外包服務監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機制，由公司相關(guān)部門定期對檔案外包服務進行監(jiān)督檢查。2.設立投訴舉報渠道，接受公司員工和其他相關(guān)方對檔案外包服務問題的投訴舉報。3.對監(jiān)督檢查和投訴舉報中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。（二）考核指標1.制定檔案外包服務考核指標體系，包括服務質(zhì)量、安全管理、保密工作、費用控制、工作進度等方面。2.考核指標應當明確具體、可量化，便于操作和評估。（三）考核方式1.定期對供應商進行考核，考核周期一般為一個季度或半年。2.考核方式包括現(xiàn)場檢查、資料審查、客戶評價等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行排名，并采取相應的獎懲措施。1.對考核優(yōu)秀的供應商，給予表彰和獎勵，如增加服務份額、提高服務費用等。2.對考核不合格的供應商，發(fā)出整改通知，要求其限期整改。整改后仍不合格的，終止合同，并依法追究其違約責任。六、檔案外包服務應急管理（一）應急預案制定1.針對可能出現(xiàn)的檔案外包服務突發(fā)事件，如自然災害、安全事故、人員變動等，制定應急預案。2.應急預案應當包括應急組織機構(gòu)、應急響應程序、應急處置措施、應急資源保障等內(nèi)容。（二）應急演練1.定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性。2.應急演練應當包括模擬突發(fā)事件場景、組織人員進行應急處置等環(huán)節(jié)。3.根據(jù)應急演練結(jié)果，對應急預案進行修訂和完善。（三）應急處置1.發(fā)生突發(fā)事件時，供應商應當立即啟動應急預案，并及時向公司報告。2.公司應當根據(jù)應急預案，組織相關(guān)人員進行應急處置，確保檔案信息安全和服務工作的連續(xù)性。3.對突發(fā)事件造成的損失進行評估和統(tǒng)計，