PAGE人事檔案借閱審批制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的借閱行為，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱人事檔案的情況。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：借閱人事檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保借閱目的正當(dāng)、合理。2.安全保密原則：借閱過(guò)程中要確保人事檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.限時(shí)歸還原則：借閱者需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得逾期。二、人事檔案的定義與范圍（一）定義人事檔案是公司記錄員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等資料的文件集合。（二）范圍包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲決定等各類與員工人事相關(guān)的文件。三、借閱審批流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱檔案的名稱及份數(shù)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)借閱目的的合理性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。（二）審批1.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至人力資源部門。2.人力資源部門根據(jù)借閱申請(qǐng)的具體情況進(jìn)行審批。對(duì)于一般性的工作借閱需求，由人力資源部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要人事決策、敏感信息等特殊情況的借閱，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）通知借閱1.審批通過(guò)后，人力資源部門以書(shū)面形式通知借閱人辦理借閱手續(xù)。2.借閱人需攜帶有效身份證件到人力資源部門指定地點(diǎn)，核對(duì)身份信息后，領(lǐng)取借閱的人事檔案。四、借閱權(quán)限與限制（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門負(fù)責(zé)人因工作需要可借閱本部門員工的人事檔案。2.人力資源部門工作人員可根據(jù)工作需要借閱員工人事檔案，但需遵循審批流程。3.涉及公司重大決策、審計(jì)、調(diào)查等特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，相關(guān)人員可借閱指定員工的人事檔案。（二）借閱限制1.人事檔案原則上不對(duì)外借閱，確因工作需要對(duì)外提供檔案信息的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)。2.同一檔案在同一時(shí)間內(nèi)只能由一人借閱，如需多人借閱，需分別辦理借閱手續(xù)。3.借閱者不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、傳播人事檔案內(nèi)容。五。借閱期限（一）一般借閱期限一般情況下，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人需提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）緊急借閱期限對(duì)于緊急工作需求的借閱，借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)盡快歸還檔案。六、歸還與保管（一）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將借閱的人事檔案歸還至人力資源部門。2.歸還時(shí)，借閱人需確保檔案的完整性和整潔性，如有破損、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門報(bào)告并說(shuō)明原因。（二）保管1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)歸還的人事檔案進(jìn)行整理、核對(duì)和保管，確保檔案存放有序、安全。2.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查，核實(shí)檔案數(shù)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)人事檔案借閱情況進(jìn)行檢查，核實(shí)借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。2.對(duì)于違反本制度的借閱行為，及時(shí)進(jìn)行糾正，并記錄在案。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度，擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、傳播人事檔案內(nèi)容，或逾期未歸還檔案等情況，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.對(duì)于因違規(guī)行為給公司或員工造成損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。八、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.借閱人在借閱人事檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)所接觸到的檔案信息予以保密。2.人力資源部門工作人員在辦理借閱手續(xù)、保管檔案過(guò)程中，也應(yīng)履行保密職責(zé)，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.借閱檔案時(shí)，應(yīng)在專門的借閱場(chǎng)所進(jìn)行，無(wú)關(guān)人員不得在場(chǎng)。2.借閱人不得在非工作時(shí)間攜帶檔案外出，如需在工作時(shí)間外查閱檔案，需經(jīng)特別批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行處理。九、附則（一）制度解