PAGE企業(yè)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則樹立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，采取有效的預(yù)防措施，防止檔案安全事故的發(fā)生。2.安全第一原則把檔案安全放在首位，確保檔案實(shí)體和信息的安全，保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則實(shí)行公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人的檔案安全管理體制。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案安全管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)公司檔案安全管理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，定期開展檔案安全檢查和評(píng)估。3.指導(dǎo)和督促各部門、各分支機(jī)構(gòu)做好檔案安全管理工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。4.負(fù)責(zé)公司檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的規(guī)劃、建設(shè)和管理，確保檔案保管條件符合要求。5.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識(shí)和技能。6.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門、各分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案安全。2.貫徹執(zhí)行公司檔案安全管理制度和操作規(guī)程，接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.定期開展本部門、本分支機(jī)構(gòu)的檔案安全自查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，保證其正常運(yùn)行。5.對(duì)本部門、本分支機(jī)構(gòu)員工進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識(shí)。6.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，及時(shí)采取措施進(jìn)行處置，并向公司檔案管理部門報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度和操作規(guī)程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案保管條件符合要求。5.負(fù)責(zé)檔案設(shè)施設(shè)備的操作和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。6.積極參加檔案安全培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案收集與整理1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門、本分支機(jī)構(gòu)形成的各類檔案，并進(jìn)行整理、分類、編目。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。3.歸檔的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的類別、編號(hào)、存放位置等信息。4.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。同時(shí)，應(yīng)做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等信息。（三）檔案利用1.公司應(yīng)建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限。2.檔案利用者應(yīng)填寫檔案利用登記表，注明利用目的、利用時(shí)間、利用檔案的名稱和數(shù)量等信息。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用登記表，及時(shí)提供檔案，并做好檔案利用記錄。4.檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督檔案利用者的行為，確保檔案的安全和完整。嚴(yán)禁檔案利用者擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。5.檔案利用結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（四）檔案移交與銷毀1.公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)之間檔案的移交，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。3.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、來源、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。四、檔案信息安全管理（一）檔案數(shù)字化管理1.公司應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需要，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)采取有效的安全措施，防止檔案信息的泄露和丟失。4.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其可用性。（二）檔案信息系統(tǒng)安全1.公司應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。3.檔案信息系統(tǒng)的用戶應(yīng)設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換。用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得泄露給他人。4.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行安全隔離，防止檔案信息被非法獲取和篡改。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)參數(shù)和數(shù)據(jù)。（三）檔案信息安全保密1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全保密工作，制定檔案信息安全保密制度，明確保密責(zé)任和措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息安全保密制度，不得泄露檔案信息。嚴(yán)禁將檔案信息提供給無關(guān)人員或在互聯(lián)網(wǎng)上公開。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進(jìn)行管理。4.公司應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行檔案信息安全保密教育，提高員工的保密意識(shí)和技能。5.對(duì)違反檔案信息安全保密制度的行為，公司應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。五、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急管理體系1.公司應(yīng)建立檔案安全應(yīng)急管理體系，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。3.公司應(yīng)成立檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)指揮和協(xié)調(diào)檔案安全應(yīng)急處置工作。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處置，如保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、搶救檔案等，并及時(shí)向公司檔案管理部門報(bào)告。2.公司檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織人員進(jìn)行應(yīng)急處置。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況。3.應(yīng)急處置過程中，應(yīng)采取有效的措施，防止事故擴(kuò)大，減少損失。如火災(zāi)事故應(yīng)立即組織滅火，搶救檔案；盜竊事故應(yīng)及時(shí)報(bào)警，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)。4.事故處置結(jié)束后，公司應(yīng)組織對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并提出改進(jìn)措施。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。六、檔案安全監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案實(shí)體安全管理情況、檔案信息安全管理情況等。2.根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反檔案安全管理制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。3.公司應(yīng)建立檔案安全檢查記錄檔案，詳細(xì)記錄每次檢查的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等信息。（二）考核1.公司應(yīng)將檔案安全管理工作納入績(jī)效考核體系，對(duì)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案安全管理工作進(jìn)行考核。2.檔案安全管理工作考核內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案安全事故發(fā)生