PAGE檔案庫房上墻哪些制度檔案庫房管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案庫房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲與保管。3.基本原則檔案庫房管理應(yīng)遵循安全、保密、規(guī)范、高效的原則，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案庫房環(huán)境管理1.溫濕度控制檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%。配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，每日定時(shí)記錄溫濕度數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.清潔衛(wèi)生定期對檔案庫房進(jìn)行清掃，保持地面、貨架、檔案柜等清潔無灰塵。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、飲食、堆放雜物，防止檔案受到污染。3.安全防護(hù)檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、防盜門窗、防蟲藥品、除濕機(jī)、吸塵器、擋鼠板等。定期對安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。三、檔案入庫管理1.檔案整理各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案移交各部門整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交至檔案庫房，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等內(nèi)容。3.檔案上架檔案庫房管理人員應(yīng)按照檔案分類編號順序，將檔案上架存放，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案上架應(yīng)遵循便于查找、存放有序的原則，確保檔案存放安全、整齊。四、檔案保管管理1.檔案存放方式檔案應(yīng)按照不同的類別、年度、保管期限等分別存放，不得混存。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.檔案清點(diǎn)核對定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。檔案清點(diǎn)核對應(yīng)填寫檔案清點(diǎn)核對記錄，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.檔案保管期限調(diào)整根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，對檔案保管期限進(jìn)行定期調(diào)整。檔案保管期限調(diào)整應(yīng)填寫檔案保管期限調(diào)整申請表，經(jīng)審批后進(jìn)行調(diào)整。五、檔案查閱利用管理1.查閱利用申請本公司/組織內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱利用申請表，注明查閱利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案庫房管理人員。外單位人員查閱利用檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫檔案查閱利用申請表，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交至檔案庫房管理人員。2.查閱利用審批檔案庫房管理人員收到檔案查閱利用申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，對符合查閱利用規(guī)定的申請，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，嚴(yán)格審批，確保檔案查閱利用的合法性、合理性。必要時(shí)，應(yīng)報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱利用登記檔案庫房管理人員應(yīng)建立檔案查閱利用登記臺賬，對查閱利用檔案的人員、時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。查閱利用登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。4.查閱利用現(xiàn)場管理檔案查閱利用應(yīng)在檔案庫房指定區(qū)域進(jìn)行，查閱利用人員應(yīng)遵守檔案庫房管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。檔案庫房管理人員應(yīng)在查閱利用現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱利用工作規(guī)范有序進(jìn)行。5.檔案復(fù)制管理因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)審批后進(jìn)行復(fù)制。檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍照等方式進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。檔案復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。六、檔案銷毀管理1.銷毀鑒定定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行銷毀鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估，確定是否需要銷毀。對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。2.銷毀申請經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀申請表應(yīng)附檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的具體內(nèi)容。3.銷毀實(shí)施檔案銷毀申請經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案庫房管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作安全、規(guī)范進(jìn)行。檔案銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理1.電子檔案收集各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的電子檔案收集整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、存儲等工作。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。2.電子檔案存儲電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。建立電子檔案存儲目錄，對電子檔案的存儲位置、名稱、格式、大小等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查找和管理。3.電子檔案檢索利用建立電子檔案檢索系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類索引，方便用戶快速查找和利用。電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備全文檢索、分類檢索、關(guān)鍵詞檢索等功能，提高檢索效率。4.電子檔案安全管理加強(qiáng)電子檔案安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對電子檔案存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生安全事故，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，最大限度減少損失。八、檔案管理人員職責(zé)1.檔案庫房管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的入庫、保管、查閱利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作和記錄。定期對檔案庫房進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保檔案庫房環(huán)境安全、整潔，檔案存放有序。嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)電子檔案的存儲、管理和維護(hù)。完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實(shí)施。定期對檔案庫房管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。審核檔案查閱利用申請、檔案銷毀申請等重要事項(xiàng)，確保檔案管理工作合法、規(guī)范。組織開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。協(xié)調(diào)檔案庫房管理工作與其他部門工作的關(guān)系，保障檔案管理工作順利開展。3.公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)負(fù)責(zé)審批檔案庫房管理制度、檔案查閱利用申請、檔案銷毀申請等重要文件和事項(xiàng)。定期聽