PAGE就業(yè)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司就業(yè)人員檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體就業(yè)人員檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映就業(yè)人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集就業(yè)人員的各類相關(guān)資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)就業(yè)人員檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)就業(yè)人員的工作變動(dòng)、崗位調(diào)整等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證復(fù)印件。2.學(xué)歷證書復(fù)印件。3.學(xué)位證書復(fù)印件。4.戶口本復(fù)印件。5.一寸免冠照片。（二）入職資料1.入職申請(qǐng)表。2.勞動(dòng)合同。3.入職體檢報(bào)告。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷表，詳細(xì)記錄就業(yè)人員在不同單位的工作時(shí)間、職位、工作職責(zé)等。2.離職證明。（四）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)的記錄。2.參加外部培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)的相關(guān)證書、結(jié)業(yè)證明及學(xué)習(xí)報(bào)告等。（五）績(jī)效考核1.年度績(jī)效考核結(jié)果。2.季度績(jī)效考核結(jié)果。（六）獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰1.獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰文件等。2.受到的公司內(nèi)部懲罰決定、通報(bào)批評(píng)等。（七）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書。2.職業(yè)技能等級(jí)證書。（八）其他資料1.個(gè)人榮譽(yù)證書。2.參加社會(huì)活動(dòng)的相關(guān)證明。3.其他與個(gè)人工作、職業(yè)發(fā)展相關(guān)的重要資料。三、檔案建立與收集（一）新員工入職時(shí)1.人力資源部門負(fù)責(zé)向新員工發(fā)放檔案建立所需的表格和資料清單。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交個(gè)人基本信息、入職資料等檔案內(nèi)容。（二）在職期間1.各部門負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門員工的工作經(jīng)歷、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)、績(jī)效考核、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰等相關(guān)資料，并定期移交至人力資源部門。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的資料進(jìn)行審核、整理，確保資料的真實(shí)性和完整性。（三）檔案變更時(shí)1.就業(yè)人員個(gè)人信息發(fā)生變更（如姓名、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等）時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交變更申請(qǐng)及相關(guān)證明材料。2.人力資源部門核實(shí)后，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)更新。四、檔案整理與歸檔（一）分類1.按照檔案內(nèi)容的類別，將就業(yè)人員檔案分為個(gè)人基本信息類、入職資料類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)類、績(jī)效考核類、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰類、職業(yè)資格證書類、其他資料類等。2.每類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工作經(jīng)歷類可分為工作履歷表、離職證明等。（二）編號(hào)1.為每位就業(yè)人員的檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)便于識(shí)別和查詢。2.編號(hào)規(guī)則可采用“入職年份+部門代碼+員工序號(hào)”的形式，例如：202301001，表示2023年入職，1部門的第1位員工。（三）裝訂1.將各類檔案資料按照順序進(jìn)行整理，采用A4紙張規(guī)格。2.對(duì)于紙張較大或較多的資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其與A4紙張大小相符。3.使用檔案裝訂機(jī)或線裝方式將資料裝訂成冊(cè)，確保裝訂牢固、整齊。（四）歸檔1.裝訂好的檔案應(yīng)及時(shí)存入檔案柜中，按照編號(hào)順序排列。2.在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份等信息，便于查找和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱就業(yè)人員檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因決策、管理等需要可查閱相關(guān)人員檔案。3.其他部門因工作涉及員工檔案信息時(shí)，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由人力資源部門工作人員協(xié)助查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過(guò)后，人力資源部門工作人員根據(jù)查閱人需求提供檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱就業(yè)人員檔案，如有特殊情況需要借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，人力資源部門工作人員將檔案交予借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案保管與安全（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案保管環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。2.檔案保管室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、監(jiān)控?cái)z像頭等。（二）保管期限1.就業(yè)人員檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。2.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）檔案安全管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自泄露檔案信息。2.定期對(duì)檔案保管室進(jìn)行檢查，確保檔案的安全存放。3.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.在檔案保管期限屆滿前[X]個(gè)月，由人力資源部門牽頭，組織相關(guān)部門人員對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及是否仍具有保存價(jià)值等。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫《檔案鑒定意見(jiàn)書》，明確檔案的銷毀或繼續(xù)保存意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由人力資源部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，