PAGE檔案利用統(tǒng)計(jì)移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案利用統(tǒng)計(jì)移交工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用、統(tǒng)計(jì)和移交過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案利用情況。3.及時(shí)高效原則及時(shí)進(jìn)行檔案利用統(tǒng)計(jì)和移交工作，提高工作效率，滿足公司對(duì)檔案信息的需求。4.安全保密原則在檔案利用、統(tǒng)計(jì)和移交過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案利用管理（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等合理需求查閱、借閱檔案。3.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序經(jīng)批準(zhǔn)后查閱、借閱檔案。（二）利用流程1.申請(qǐng)公司內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案，需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后提交檔案管理部門。公司員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。外單位查閱、借閱檔案，需提前向公司提交書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍、時(shí)間等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.審核檔案管理部門收到《檔案利用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)利用的目的是否合理、檔案是否屬于可利用范圍、申請(qǐng)手續(xù)是否齊全等。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，說(shuō)明原因并要求補(bǔ)充或修改申請(qǐng)。3.查閱經(jīng)審核通過(guò)的申請(qǐng)，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)人的需求提供相應(yīng)的檔案。查閱檔案時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.借閱如需借閱檔案，申請(qǐng)人應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的借閱期限及時(shí)歸還。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。借閱檔案時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)將檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便跟蹤和管理。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。2.重要檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格控制，如需利用，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用過(guò)程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。三、檔案統(tǒng)計(jì)管理（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱、借閱檔案的部門、人員、檔案名稱、數(shù)量、利用時(shí)間等。2.檔案移交情況統(tǒng)計(jì)，包括移交檔案的種類、數(shù)量、移交時(shí)間、接收部門等。3.檔案庫(kù)存情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案的類別、數(shù)量、存放位置等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)每天的檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括日期、申請(qǐng)人姓名、部門、利用目的、檔案名稱及數(shù)量、查閱或借閱時(shí)間等。2.每月末，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)本月的檔案利用情況進(jìn)行匯總分析，形成月度檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表。報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括本月查閱、借閱檔案的總數(shù)、各部門利用檔案的數(shù)量排名、各類檔案利用情況分析等。3.每年末，檔案管理部門應(yīng)對(duì)全年的檔案利用情況進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)分析，形成年度檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括本年度檔案利用工作的總體情況、利用趨勢(shì)分析、存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議等。同時(shí)，將年度檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)告報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。3.檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表和報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行編制，數(shù)據(jù)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、有條理，便于分析和查閱。四、檔案移交管理（一）移交范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)定期向檔案管理部門移交。2.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的屬于公司檔案范圍的文件材料全部移交檔案管理部門。3.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，涉及檔案移交的，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。（二）移交流程1.準(zhǔn)備公司各部門在向檔案管理部門移交檔案前，應(yīng)按照檔案整理規(guī)范對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行分類、整理、裝訂，并編制移交清單。移交清單應(yīng)包括檔案名稱（文件題名）、日期、文號(hào)、責(zé)任者、保管期限等詳細(xì)信息。員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其清理個(gè)人保管的公司檔案，并填寫《員工離職檔案移交清單》，經(jīng)本人簽字確認(rèn)后，連同檔案一并移交檔案管理部門。2.移交各部門將整理好的檔案及移交清單一并提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，并將移交清單留存一份作為檔案管理的依據(jù)。同時(shí)，將接收的檔案按照檔案分類方案進(jìn)行分類存放，更新檔案庫(kù)存信息。3.特殊情況處理對(duì)于因特殊原因無(wú)法及時(shí)移交的檔案，移交部門應(yīng)向檔案管理部門說(shuō)明情況，并確定移交時(shí)間。檔案管理部門應(yīng)跟蹤督促移交工作的完成。如發(fā)現(xiàn)移交的檔案存在丟失、損壞等情況，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與移交部門核實(shí)原因，并要求其采取補(bǔ)救措施。如造成損失的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（三）移交要求1.檔案移交應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。2.移交的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范的要求，做到分類科學(xué)、排列有序、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。3.檔案移交清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的相關(guān)信息，確保檔案信息的可追溯性。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用、統(tǒng)計(jì)和移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期檢查檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的記錄情況、檔案移交手續(xù)的辦理情況、檔案庫(kù)存的管理情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、檔案移交工作的合規(guī)性等，確保檔案管理工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案利用、統(tǒng)計(jì)和移交工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門及相關(guān)人員在檔案管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案利用申請(qǐng)的審批效率、檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、檔案移交工作的及時(shí)性和質(zhì)量等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為公司對(duì)各部門及相關(guān)人員績(jī)效考核的重要依據(jù)之一。對(duì)于在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反檔案利用統(tǒng)計(jì)移交制度的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)