PAGE檔案部門工作責任制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本工作責任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的責任界定與管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案部門歸口負責，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集公司在各個階段、各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案部門職責（一）檔案管理規(guī)劃與制度建設(shè)1.制定公司檔案管理工作的長遠規(guī)劃和年度計劃，明確檔案管理的目標、任務和措施。2.根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，修訂和完善檔案管理制度、流程和操作規(guī)范。（二）檔案收集與整理1.負責接收公司各部門移交的各類檔案，對接收的檔案進行認真核對、清點，辦理交接手續(xù)。2.按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。（三）檔案保管與保護1.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房（柜）、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進行檢查、清點，對破損、褪色的檔案及時進行修復、復制，對電子檔案進行備份和維護，防止檔案信息丟失。（四）檔案利用與服務1.建立檔案利用制度，為公司內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱、借閱服務，積極主動地為公司各項工作提供檔案信息支持。2.根據(jù)公司需求，對檔案進行整理、編研，形成各種專題資料，如大事記、組織沿革、規(guī)章制度匯編等，為公司領(lǐng)導決策和各部門工作提供參考依據(jù)。（五）檔案信息化建設(shè)1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，推進檔案管理信息化進程，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.負責檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，提高檔案管理工作效率和服務水平。（六）檔案人員培訓與指導1.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力，定期對檔案人員進行考核。2.對公司各部門檔案工作進行指導和監(jiān)督，幫助解決檔案工作中存在的問題，提高公司整體檔案管理水平。三、部門及人員檔案工作責任（一）綜合管理部門1.負責公司綜合性文件材料的起草、審核、印發(fā)等工作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確，并及時將定稿及有關(guān)材料移交檔案部門歸檔。2.協(xié)助檔案部門做好公司重大活動、重要會議等檔案的收集整理工作，提供相關(guān)活動的組織安排、會議紀要等資料。3.負責公司各類證照、印章的管理，按照規(guī)定辦理證照的申請、變更、年檢等手續(xù)，并將相關(guān)資料及時移交檔案部門歸檔。（二）人力資源部門1.負責人事檔案的收集、整理、保管和利用工作，建立健全人事檔案管理制度，確保人事檔案的真實、完整、安全。2.及時更新員工人事信息，將員工入職、離職、崗位變動及工資調(diào)整等資料準確無誤地移交檔案部門歸檔。3.協(xié)助檔案部門做好員工檔案的查閱、借閱服務工作，為公司人事決策提供檔案信息支持。（三）財務部門1.負責公司財務檔案的收集、整理、保管和利用工作，嚴格按照財務檔案管理規(guī)定，對會計憑證、賬簿、報表等財務資料進行分類整理、裝訂成冊，并及時移交檔案部門歸檔。2.制定財務檔案保管期限表，明確各類財務檔案的保管期限，確保財務檔案的妥善保管。3.協(xié)助檔案部門做好財務檔案的查閱、審計等工作，提供必要的財務數(shù)據(jù)和資料。（四）業(yè)務部門1.負責本部門業(yè)務活動中形成的各類檔案的收集、整理、保管工作，按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案部門歸檔。2.在業(yè)務工作中，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的真實、完整、及時形成，對重要業(yè)務檔案要進行專項整理和保管。3.積極配合檔案部門做好檔案的查閱、利用工作，為公司業(yè)務發(fā)展提供檔案信息服務。（五）檔案管理人員1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，熟練掌握檔案管理業(yè)務技能，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.負責檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作，及時對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。3.做好檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案保管狀況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進行處理，確保檔案的安全。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案管理系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入、更新檔案信息，提高檔案管理工作效率。四、檔案收集責任（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等檔案。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等綜合性文件材料檔案。4.公司各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等檔案。5.公司財務報表、會計憑證、賬簿等財務檔案。6.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核材料等。7.公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等方面形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝規(guī)程等檔案。8.公司市場營銷、客戶服務等活動中形成的市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷方案等檔案。9.公司對外宣傳資料、新聞報道、廣告策劃等檔案。10.公司其他具有保存價值的文件、資料、聲像等檔案。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門在各項活動中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應做到真實、準確、完整，不得遺漏重要文件和資料，對收集到的檔案材料要進行認真核對，確保其內(nèi)容真實可靠。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案，如有特殊情況需要對檔案進行修改或補充，應經(jīng)相關(guān)部門負責人批準，并在修改處加蓋公章或注明修改日期。4.各部門應定期將收集整理好的檔案移交檔案部門，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案移交的準確性和完整性。五、檔案整理責任（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案分類方案進行分類整理，使檔案條理清晰、便于查找和利用。3.確保檔案的整齊、規(guī)范，對破損、褪色的文件進行修復和復制，對不符合裝訂要求的文件進行整理裝訂。（二）整理方法1.分類根據(jù)公司檔案分類方案，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、市場營銷、財務管理、人力資源等類別，每類再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的標識和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應打印成冊或錄入檔案管理系統(tǒng)，方便檔案的檢索和查詢。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字，保持文件的原貌。（三）整理責任1.檔案部門負責對接收的檔案進行統(tǒng)一整理，并按照檔案整理規(guī)范進行分類、編號、編目、裝訂等工作。2.各部門在向檔案部門移交檔案前，應按照檔案整理要求對本部門檔案進行初步整理，確保檔案的齊全完整、分類合理、編號規(guī)范。3.檔案管理人員在整理檔案過程中，應認真細致，嚴格按照整理標準進行操作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案整理工作的質(zhì)量。六、檔案保管責任（一）保管設(shè)施與環(huán)境1.檔案部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，定期對設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間，避免檔案因溫濕度不適而受損。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應分類存放在檔案柜或貨架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，如錄音帶、錄像帶、光盤等，同時建立相應的目錄索引，便于查找和利用。（三）保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.定期對到期檔案進行鑒定，由檔案部門會同相關(guān)業(yè)務部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估，提出鑒定意見，對失去保存價值的檔案按照規(guī)定進行銷毀。3.檔案鑒定工作應嚴格按照程序進行，鑒定結(jié)果應形成書面報告，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。（四）保管責任1.檔案管理人員負責檔案庫房的日常管理，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。2.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，對借閱檔案的人員進行登記，確保檔案的安全歸還。3.做好檔案庫房的安全防范工作，下班前檢查門窗、電源、設(shè)備等是否關(guān)閉，確保庫房安全。4.對因保管不善導致檔案損壞、丟失的，要追究相關(guān)人員的責任。七、檔案利用責任（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性、規(guī)范性。2.堅持檔案利用服務公司工作大局的原則，積極主動地為公司領(lǐng)導決策、各部門業(yè)務工作和員工個人需求提供檔案信息支持。3.對涉及公司機密的檔案，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，防止檔案信息泄露。(二)利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定提供查閱服務，并做好查閱登記。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，按時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。3.出具證明檔案部門根據(jù)公司需要，可為公司出具檔案證明材料，證明材料應加蓋檔案部門印章，并注明用途和有效期。（三）利用責任1.檔案管理人員應熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定及時提供檔案查閱、借閱服務，不得推諉、拖延。2.在檔案利用過程中，要嚴格遵守檔案利用制度，對利用檔案的人員進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時向檔案部門負責人報告，并采取措施進行處理。4.利用檔案的人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損，如因保管不善造成檔案損壞的，應承擔相應的賠償責任。八、檔案信息化管理責任（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.檔案部門應根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理工作實際需要，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標、任務、步驟和措施。2.信息化建設(shè)規(guī)劃應與公司整體信息化建設(shè)規(guī)劃相銜接，充分利用公司現(xiàn)有信息技術(shù)資源，推進檔案管理信息化進程。（二）系統(tǒng)建設(shè)與維護1.負責檔案管理系統(tǒng)的選型、采購、安裝、調(diào)試等工作，確保系統(tǒng)滿足公司檔案管理業(yè)務需求。2.建立健全檔案管理系統(tǒng)管理制度，規(guī)范系統(tǒng)操作流程，加強對系統(tǒng)用戶的管理和培訓，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時處理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮。（三）數(shù)據(jù)錄入與管理1.按照檔案整理規(guī)范和系統(tǒng)要求，及時將紙質(zhì)檔案和電子檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.對錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法修改。（四）信息化管理責任1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計等工作。2.負責檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，并做好記錄。3.積極參與檔案信息化建設(shè)項目的實施，提出合理化建議，推動檔案管理信息化水平不斷提高。4.對因信息化管理不善導致檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露的，要追究相關(guān)人員的責任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的落實情況。2.監(jiān)督小組應制定詳細的檢查計劃和標準，采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案工作考核評價制度，對各部門檔案工作進行量化考核，考核結(jié)果納入公司年度績效考核