PAGE會計檔案移交管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，規(guī)范會計檔案移交工作流程，根據《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的會計檔案移交管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.移交：是指會計檔案在不同部門、不同人員或不同保管期限之間的交接過程。（四）管理職責1.財務部門負責組織本部門會計檔案的整理、裝訂和保管工作，確保會計檔案的質量符合要求。按照規(guī)定的時間和要求，向檔案管理部門移交會計檔案，并辦理相關移交手續(xù)。指導和監(jiān)督其他部門涉及會計檔案的整理和移交工作。2.檔案管理部門負責接收財務部門移交的會計檔案，對接收的會計檔案進行審核、登記和保管。建立健全會計檔案管理制度，確保會計檔案的安全存儲和有效利用。按照規(guī)定的期限和程序，對到期的會計檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。3.其他部門負責本部門涉及會計檔案的整理和保管工作，并按照財務部門的要求及時移交相關會計檔案。在會計檔案移交過程中，配合財務部門和檔案管理部門做好相關工作。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。4.其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的分類1.按形成時間分類：可分為年度會計檔案、季度會計檔案、月度會計檔案等。2.按保管期限分類：可分為永久保管的會計檔案和定期保管的會計檔案。定期保管的會計檔案期限分為10年和30年。3.按檔案形式分類：可分為紙質會計檔案、電子會計檔案等。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應對當月的會計憑證進行整理，檢查憑證的編號是否連續(xù)、附件是否齊全、內容是否完整等。2.按照憑證類別和編號順序，將記賬憑證連同所附原始憑證進行整理，去除金屬物，折疊整齊，加具封面、封底。3.在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數、附件張數等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。4.裝訂后的會計憑證應牢固、整齊，不得有壓角、缺角、掉頁、夾空白紙等現(xiàn)象，便于翻閱和保管。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，會計人員應對各類會計賬簿進行結賬，結出各賬戶的全年發(fā)生額和年末余額，并在摘要欄注明“本年合計”字樣，同時在該行下面劃通欄雙紅線。2.將各種賬簿按順序整理，檢查賬頁是否齊全、編號是否連續(xù)、賬頁有無缺號、重號等情況。3.對于活頁式賬簿，應抽出空白賬頁，再將已使用的賬頁依次編號，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。4.在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數等，并由記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。（三）財務會計報告的整理與裝訂1.年度終了，財務部門應按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的格式和內容，編制年度財務會計報告，并確保其真實、完整、準確。2.將年度財務會計報告的封面、目錄、正文、附注等按順序整理，加具封面，裝訂成冊。3.在封面上注明單位名稱、年度、月份、財務會計報告名稱等，并由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。（四）其他會計資料的整理與裝訂1.對于銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等，應按月份或季度進行整理，加具封面，注明單位名稱、期間、資料名稱等，并裝訂成冊。2.納稅申報表應按稅種、申報期限進行整理，加具封面，注明單位名稱、申報期間、稅種等，并裝訂成冊。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、鑒定意見書等應按規(guī)定格式填寫，確保內容準確、完整，并裝訂成冊。四、會計檔案的保管（一）保管部門及要求1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務部門臨時保管一年，期滿后應當由財務部門編造清冊，移交本公司檔案管理部門保管。2.檔案管理部門應設置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的安全防護設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保會計檔案的安全存儲。3.會計檔案應分類存放，按照年度、類別、保管期限等順序排列，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管的會計檔案包括：年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.定期保管的會計檔案中，保管期限為30年的包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊；保管期限為10年的包括：月度、季度、半年度財務會計報告、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。（三）保管期間的查閱與復制1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應指定專人負責提供查閱服務，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，也不得擅自復制。3.如有特殊情況需要復制會計檔案，應填寫《會計檔案復制申請表》，注明復制內容、用途、份數等，經財務部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理部門安排專人進行復制，并對復制件進行登記。4.外部單位因審計、檢查等工作需要查閱或復制會計檔案時，應持有單位介紹信，經公司負責人批準后，按照上述內部查閱和復制的程序辦理相關手續(xù)。五、會計檔案的移交（一）移交時間1.財務部門應在會計年度終了后一年期滿時，及時將會計檔案移交檔案管理部門保管。2.因工作需要提前移交會計檔案的，應經財務部門負責人和檔案管理部門負責人協(xié)商同意，并辦理相關移交手續(xù)。（二）移交程序1.財務部門在移交會計檔案前，應對會計檔案進行全面整理，確保會計檔案的完整性和準確性。整理后的會計檔案應編制會計檔案移交清冊，詳細列出會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。2.檔案管理部門在接收會計檔案時，應對移交清冊進行審核，檢查會計檔案的數量、質量、保管期限等是否符合要求。審核無誤后，雙方在會計檔案移交清冊上簽字或蓋章。3.移交雙方應按照移交清冊所列內容，當面清點會計檔案的數量，并核對檔案的完整性和準確性。清點完畢后，由檔案管理部門將會計檔案妥善保管。（三）移交過程中的責任劃分1.在會計檔案移交過程中，如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺、損壞、丟失等情況，應由移交方負責查明原因，并承擔相應的責任。2.檔案管理部門接收會計檔案后，應按照規(guī)定的保管要求進行保管。如因保管不善導致會計檔案損壞、丟失等情況，應由檔案管理部門承擔相應的責任。六、會計檔案的處置（一）期滿鑒定1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.公司應當組織由單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人等組成的鑒定小組，對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。3.鑒定小組應當對擬銷毀的會計檔案進行逐卷、逐冊審查，提出鑒定意見。對仍有保存價值的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對無保存價值的會計檔案，應當予以銷毀。（二）銷毀程序1.經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：由檔案管理部門編制會計檔案銷毀清冊，報經單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人批準后，方可銷毀。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案管理機構、會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。（三）特殊情況的處理1.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。2.單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案管理制度的執(zhí)行情況、會計檔案的整理、保管、移交、處置等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.財務部門和檔案管理部門應定期對本部門負責的會計檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時