PAGE檔案文件歸集歸檔制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案文件的歸集與歸檔管理，確保檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案文件的歸集與歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案文件的歸集與歸檔工作，實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案文件應如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改、偽造或遺漏。3.分類科學原則：根據(jù)檔案文件的來源、內(nèi)容、形式等特征進行科學分類，便于檔案的整理、保管和檢索利用。4.便于利用原則：檔案管理工作應充分考慮檔案的利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案查閱效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案文件的范圍與分類（一）檔案文件的范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計劃與總結、請示報告、通知通報、人事檔案、印章管理文件等。2.業(yè)務經(jīng)營類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、財務管理、質(zhì)量管理、采購供應等業(yè)務活動中形成的各類合同協(xié)議、訂單發(fā)票、業(yè)務報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、技術資料等。3.基本建設類：涉及公司/組織基本建設項目的立項審批文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。4.科研項目類：包括科研項目的申報材料、研究方案、實驗記錄、研究成果報告等。5.設備儀器類：有關設備儀器的購置合同、說明書、操作手冊、維護記錄、報廢處置文件等。6.聲像電子類：以照片、錄音、錄像、電子文檔等形式記錄公司/組織工作活動的資料，如重要活動照片、會議錄音錄像、電子文件等。（二）檔案文件的分類1.按年度分類：將檔案文件按形成年度進行劃分，便于按年度順序排列和管理。2.按組織機構分類：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設置，將檔案文件按部門進行分類，明確各部門檔案的歸屬。3.按保管期限分類：根據(jù)檔案文件的重要程度和保存價值，將檔案文件劃分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案文件，列為永久保管。長期保管：對公司/組織在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案文件，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管：對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案文件，列為短期保管，保管期限一般為5年至15年。三、檔案文件的歸集（一）歸集責任1.各部門負責本部門在工作活動中形成的檔案文件的收集與整理，并按規(guī)定及時移交至公司/組織檔案管理機構。2.各部門應指定專人作為檔案文件歸集責任人，負責本部門檔案文件的日常收集、整理和初步審核工作，確保檔案文件的齊全、完整。（二）歸集要求1.及時性：檔案文件形成后，相關責任人應及時將其收集起來，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案管理機構。一般情況下，應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)完成歸集工作。2.完整性：歸集的檔案文件應包括文件的正本、副本、附件等全部材料，確保檔案內(nèi)容的完整無缺。3.準確性：檔案文件的內(nèi)容應準確無誤，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合文件形成時的原始狀態(tài)。4.規(guī)范性：檔案文件應采用統(tǒng)一的格式和載體，如紙張規(guī)格、電子文檔格式等，確保檔案的規(guī)范性和一致性。（三）歸集流程1.收集：各部門檔案文件歸集責任人按照檔案文件形成的先后順序，及時收集本部門在各項工作活動中產(chǎn)生的檔案文件。收集過程中，應注意對文件的完整性和準確性進行初步審查，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關人員溝通解決。2.整理：收集后的檔案文件，由歸集責任人按照檔案分類標準進行初步整理。整理內(nèi)容包括對文件進行分類、編號、編目、裝訂等，確保檔案文件的有序排列。3.移交：各部門檔案文件歸集責任人在完成檔案文件的整理后，填寫《檔案文件移交清單》，將檔案文件移交至公司/組織檔案管理機構。移交清單應詳細記錄檔案文件的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由雙方簽字確認。四、檔案文件的歸檔（一）歸檔責任公司/組織檔案管理機構負責對各部門移交的檔案文件進行審核、歸檔和保管工作。檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，確保檔案歸檔工作的質(zhì)量。（二）歸檔要求1.審核：檔案管理機構收到各部門移交的檔案文件后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括檔案文件的完整性、準確性、規(guī)范性以及分類是否合理等。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時反饋給移交部門進行整改。2.編目：經(jīng)審核合格的檔案文件，檔案管理人員應按照檔案管理軟件的要求進行編目。編目內(nèi)容包括檔案文件的題名、責任者、日期、保管期限、密級等信息，確保檔案文件能夠準確檢索和利用。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案文件，應進行規(guī)范裝訂。裝訂時應注意保持文件的整齊、牢固，避免損壞文件內(nèi)容。裝訂材料應選用符合檔案保管要求的材料，如無酸紙等。4.裝盒：裝訂后的檔案文件應裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的類別、年度、保管期限等信息。檔案盒應按照一定的順序排列存放，便于查找和管理。5.上架：裝盒后的檔案文件應及時上架存放。上架時應按照檔案分類方案和編號順序進行排列，確保檔案存放的有序性和系統(tǒng)性。（三）歸檔流程1.接收：檔案管理機構接收各部門移交的檔案文件時，應認真核對《檔案文件移交清單》，確保檔案文件的數(shù)量和內(nèi)容與清單一致。2.審核：檔案管理人員對接收的檔案文件進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。審核合格后，在《檔案文件移交清單》上簽字確認。3.編目：審核通過的檔案文件，檔案管理人員按照檔案管理軟件的要求進行編目，生成檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案文件進行規(guī)范裝訂，確保文件的整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標明相關信息。6.上架：將裝盒后的檔案文件按照檔案分類方案和編號順序上架存放，完成歸檔工作。五、檔案文件的保管（一）保管場所公司/組織應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案文件。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案文件的安全保管。（二）保管設備1.檔案架：應選用堅固耐用、便于存放和檢索的檔案架，用于存放檔案盒。檔案架應按照檔案分類方案進行排列，確保檔案存放的有序性。2.溫濕度控制設備：配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，將檔案庫房的溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%至[X]%之間，為檔案文件提供適宜的保管環(huán)境。3.防火防盜設備：安裝火災自動報警系統(tǒng)、滅火設備等防火設施，以及防盜門窗、監(jiān)控設備等防盜設施，確保檔案庫房的安全。4.防蟲防鼠設備：放置防蟲、防鼠藥品或設備，防止檔案文件受到蟲害和鼠害的破壞。（三）保管措施1.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案文件進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。對發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理，如修復損壞的檔案、補充缺失的文件等。2.清點核對：每年應對檔案文件進行一次全面的清點核對，確保檔案文件的數(shù)量與檔案目錄數(shù)據(jù)庫一致。對核對中發(fā)現(xiàn)的差異，應及時查明原因并進行處理。3.安全防護：加強檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關人員進入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時，應確保門窗關閉，設備電源關閉，確保檔案文件的安全。4.數(shù)字化管理：對重要的檔案文件應進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化存儲和利用。數(shù)字化檔案應與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。六、檔案文件的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案文件的利用應符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定，不得損害國家利益、公司/組織利益和他人合法權益。2.審批登記原則：凡利用檔案文件的部門或個人，應填寫《檔案文件利用申請表》，經(jīng)審批同意后，方可查閱利用檔案文件。檔案管理人員應對利用情況進行詳細登記，記錄利用時間、利用人、利用內(nèi)容等信息。3.保密安全原則：檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司/組織機密的檔案文件，應嚴格控制查閱范圍，確保檔案信息的安全保密。（二）利用范圍1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱本部門及相關部門的檔案文件。查閱時，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱。2.外部查閱：因工作需要，外單位或個人需查閱本公司/組織檔案文件的，應經(jīng)公司/組織相關領導批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應做好登記和監(jiān)督工作。（三）利用流程1.申請：利用檔案文件的部門或個人，填寫《檔案文件利用申請表》，詳細說明利用目的、利用內(nèi)容、利用時間等信息，并提交給檔案管理機構。2.審批：檔案管理機構收到《檔案文件利用申請表》后，按照規(guī)定進行審批。審批通過后，在申請表上簽署意見，并加蓋檔案管理專用章。3.查閱：利用人憑審批通過的《檔案文件利用申請表》到檔案管理機構查閱檔案文件。檔案管理人員應按照利用人申請的內(nèi)容，提供相應的檔案文件，并做好查閱登記工作。查閱過程中，利用人應在檔案管理人員指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案文件帶出檔案庫房。4.歸還：利用完畢后，利用人應及時將檔案文件歸還檔案管理機構。檔案管理人員應對歸還的檔案文件進行檢查，確保檔案文件的完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案文件有損壞或丟失情況，應及時查明原因，并追究利用人的責任。七、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案文件的鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機構負責人、相關業(yè)務部門負責人以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案文件的保管期限、密級等進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.保管期限鑒定：根據(jù)檔案文件的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案文件的保管期限進行重新鑒定。對保管期限已滿且確無保存價值的檔案文件，提出銷毀意見。2.密級鑒定：隨著時間的推移和形勢的變化，對檔案文件的密級進行重新鑒定。對已解密或不再具有保密價值的檔案文件，應及時調(diào)整密級。（四）鑒定流程1.準備：檔案管理機構根據(jù)檔案鑒定工作的需要，收集相關檔案文件資料，了解檔案文件的形成背景、內(nèi)容和利用情況等，為鑒定工作做好準備。2.初審：檔案管理機構對擬鑒定的檔案文件進行初步審查，提出初步鑒定意見，并填寫《檔案文件鑒定申請表》，提交給檔案鑒定工作小組。3.審議：檔案鑒定工作小組對《檔案文件鑒定申請表》及相關檔案文件進行審議，充分討論檔案文件的保管期限、密級等鑒定意見。審議過程中，可邀請相關專家或業(yè)務人員參加，聽取他們的意見和建議。4.審定：經(jīng)檔案鑒定工作小組審議通過的鑒定意見，報公司/組織主管領導審定。主管領導對鑒定意見進行最終審核，并簽署審定意見。5.處理：根據(jù)審定意見，對保管期限已滿且確無保存價值的檔案文件，進行銷毀處理；對已解密或不再具有保密價值的檔案文件，及時調(diào)整密級，并做好相關記錄。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理機構根據(jù)審定的銷毀意見，編制《檔案文件銷毀清單》，詳細記錄擬銷毀檔案文件的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：《檔案文件銷毀清單》報公司/組織主管領導審批