PAGE檔案管理統(tǒng)計(jì)利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理統(tǒng)計(jì)利用工作，有效整合檔案資源，提高檔案利用效率，保障檔案信息安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理統(tǒng)計(jì)利用方面的工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案管理工作實(shí)際情況。2.科學(xué)性原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)分析，確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密，防止檔案信息泄露。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理統(tǒng)計(jì)工作（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：對(duì)各類檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案的數(shù)量及增長(zhǎng)情況。2.檔案種類統(tǒng)計(jì)：按照檔案的類別，如文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量及占比。3.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)已整理檔案的數(shù)量、整理時(shí)間、整理人員等信息。4.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的保管場(chǎng)所、保管條件、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案安全保管。5.檔案數(shù)字化情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)已數(shù)字化檔案的數(shù)量、數(shù)字化比例、數(shù)字化時(shí)間等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：每月/每季度/每年定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.不定期統(tǒng)計(jì)：根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要，不定期進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，如對(duì)特定項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)。3.系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)：利用檔案管理信息系統(tǒng)，自動(dòng)生成相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.報(bào)表格式：制定統(tǒng)一的檔案管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性。2.報(bào)表內(nèi)容：統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)人員等信息。3.報(bào)表報(bào)送：統(tǒng)計(jì)報(bào)表由檔案管理人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，按時(shí)報(bào)送至公司/組織檔案管理部門匯總。（四）統(tǒng)計(jì)分析1.數(shù)據(jù)分析：對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.趨勢(shì)分析：通過(guò)對(duì)不同時(shí)期統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，預(yù)測(cè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。3.問(wèn)題分析：針對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中反映出的問(wèn)題，進(jìn)行原因分析，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案利用工作（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制相關(guān)檔案。2.外部利用：根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)后，可向外部單位或個(gè)人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用流程1.申請(qǐng)：利用者填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用檔案名稱、利用時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。2.審核：檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)利用者身份和利用目的，對(duì)符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)。3.查閱：利用者憑批準(zhǔn)的申請(qǐng)表到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。4.借閱：如需借閱檔案，利用者應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并提交有效身份證明或工作證件作為抵押。5.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案名稱、數(shù)量、復(fù)制用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。6.歸還：利用者應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還借閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用限制1.保密限制：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等保密檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍和方式。2.所有權(quán)限制：檔案的所有權(quán)歸公司/組織所有，利用者不得擅自轉(zhuǎn)讓、出售、銷毀檔案。3.法律限制：利用檔案應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動(dòng)。四、檔案信息安全管理（一）安全措施1.物理安全：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)安全：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。采用加密技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。4.人員安全：加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確安全責(zé)任。（二）安全檢查1.定期檢查：每月/每季度對(duì)檔案保管場(chǎng)所和信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.不定期檢查：根據(jù)安全形勢(shì)和工作需要，不定期進(jìn)行專項(xiàng)安全檢查，重點(diǎn)檢查重要檔案和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的安全情況。3.安全評(píng)估：定期聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息安全狀況進(jìn)行評(píng)估形成安全評(píng)估報(bào)告提出改進(jìn)措施和建議。（三）應(yīng)急處置1.應(yīng)急預(yù)案：制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處理。2.應(yīng)急演練：定期組織檔案信息安全應(yīng)急演練提高應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。3.事故報(bào)告：發(fā)生檔案信息安全事故后應(yīng)立即報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門采取措施防止事故擴(kuò)大并及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案統(tǒng)計(jì)職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案管理統(tǒng)計(jì)工作的具體實(shí)施，按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容和方法，準(zhǔn)確、及時(shí)地填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和分析，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，為檔案管理決策提供支持。3.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行整理和歸檔，建立統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和利用。（二）檔案利用職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案利用工作的接待和服務(wù)，為利用者提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。2.對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)利用者身份和利用目的，按照規(guī)定辦理利用手續(xù)。3.協(xié)助利用者查閱檔案，提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用工作順利進(jìn)行。4.對(duì)歸還借閱的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案完整無(wú)損。（三）信息安全職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案信息安全管理工作，落實(shí)各項(xiàng)安全措施，確保檔案信息安全。2.對(duì)檔案保管場(chǎng)所和信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的備份和存儲(chǔ)，按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。4.對(duì)發(fā)生的檔案信息安全事故進(jìn)行報(bào)告和處理，協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和恢復(fù)工作。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理統(tǒng)計(jì)利用工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期通報(bào)工作情況。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受員工對(duì)檔案管理統(tǒng)計(jì)利用工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（二）考核辦法1.制定檔案管理統(tǒng)計(jì)利用工作考核指標(biāo)體系，對(duì)各部門檔案管理統(tǒng)計(jì)利用工作進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)檔案管理統(tǒng)計(jì)利用工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)檔案管理統(tǒng)計(jì)利用工作不達(dá)標(biāo)或存在違規(guī)行為的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并按照規(guī)定