PAGE學校檔案檢查核對制度一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和教育行業(yè)檔案管理標準，制定本檢查核對制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案，包括紙質檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家檔案管理法律法規(guī)和教育行業(yè)相關標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面核對原則：對檔案的內容、格式、數(shù)量等進行全面細致的檢查核對，不留死角。3.及時準確原則：及時開展檢查核對工作，確保發(fā)現(xiàn)的問題能夠及時整改，保證檔案信息的準確性。4.責任明確原則：明確各部門及相關人員在檔案檢查核對工作中的職責，確保工作落實到位。二、檔案檢查核對的組織與分工（一）檔案管理部門1.負責制定學校檔案檢查核對計劃，并組織實施。2.定期對全校檔案進行抽查，檢查檔案整理質量、保管狀況等。3.指導各部門開展檔案自查工作，解答相關疑問。4.對檢查核對中發(fā)現(xiàn)的問題進行匯總分析，提出整改意見和建議。（二）各部門負責人1.為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的自查工作。2.確保本部門檔案整理規(guī)范、齊全，符合歸檔要求。3.對本部門檔案檢查核對結果負責，督促整改存在的問題。（三）檔案管理人員1.協(xié)助檔案管理部門開展檔案檢查核對工作。2.對本部門保管的檔案進行日常檢查核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.負責檔案的整理、裝訂、編目等基礎工作，確保檔案質量。三、檔案檢查核對的內容與標準（一）檔案內容完整性1.各類文件材料應齊全完整，包括上級文件、本部門工作計劃與總結、教學科研成果、學生學籍檔案等。2.每份文件應具備標題、文號、日期、發(fā)文單位、正文等基本要素。（二）檔案整理規(guī)范性1.按照檔案分類方案進行分類整理，類目清晰，編號準確。2.同一類檔案應按照時間順序或重要程度排列，便于查找利用。3.紙質檔案應裝訂整齊，無掉頁、漏頁現(xiàn)象；電子檔案應存儲規(guī)范，文件名和文件夾命名符合要求。（三）檔案保管安全性1.檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準確，無丟失、損壞情況。3.電子檔案應定期備份，存儲介質應妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案信息準確性1.檔案中的信息應真實可靠，與實際情況相符。2.涉及學生成績、學籍信息等重要數(shù)據(jù)應進行嚴格核對，確保準確無誤。四、檔案檢查核對的方式與頻率（一）日常檢查核對1.檔案管理人員在日常工作中對所負責的檔案進行隨時檢查核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理文件材料缺失、整理不規(guī)范等問題。2.對電子檔案的存儲狀態(tài)、數(shù)據(jù)完整性等進行定期檢查，確保電子檔案系統(tǒng)正常運行。（二）定期自查1.各部門每學期至少開展一次檔案自查工作，對本部門檔案進行全面檢查核對。2.自查結束后，填寫檔案自查報告，報送檔案管理部門。（三）專項檢查1.根據(jù)學校工作需要或檔案管理中存在的突出問題，適時開展專項檔案檢查核對工作。2.專項檢查可針對特定類型檔案或特定時間段的檔案進行深入檢查。（四）定期抽查1.檔案管理部門每年對全校檔案進行一定比例的抽查，抽查范圍涵蓋各部門、各類型檔案。2.通過抽查發(fā)現(xiàn)檔案管理中的共性問題和薄弱環(huán)節(jié)，及時采取措施加以改進。五、檔案檢查核對的工作流程（一）準備階段1.制定檢查核對方案，明確檢查核對的范圍、內容、方法、人員分工等。2.準備檢查核對所需的工具和表格，如檔案清單、檢查表等。（二）實施階段1.按照檢查核對方案，采用查閱檔案、實地查看、數(shù)據(jù)比對等方式進行檢查。2.檢查人員認真記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時標記并詳細記錄。（三）匯總分析階段1.檢查結束后，檢查人員對檢查結果進行匯總，填寫檢查情況匯總表。2.檔案管理部門對匯總結果進行分析，梳理存在的問題，分析原因。（四）整改階段1.針對檢查核對中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.各部門按照整改通知書要求，組織人員進行整改，并將整改情況及時反饋檔案管理部門。（五）復查階段1.檔案管理部門對整改后的檔案進行復查，確保問題得到徹底解決。2.對整改不力的部門進行督促和指導，直至達到檔案管理要求。六、檔案檢查核對結果的處理（一）對檢查核對中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，如文件材料順序顛倒、編號錯誤等，檔案管理人員應及時進行糾正，確保檔案整理規(guī)范。（二）對于檔案內容缺失或不準確的問題，相關部門應及時補充完善或更正信息，確保檔案信息完整準確。（三）對檔案保管不善導致的損壞、丟失等情況，應查明原因，追究相關人員責任，并采取補救措施，盡可能恢復或補充檔案。（四）將檔案檢查核對結果納入學校檔案管理工作考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰獎勵，對存在問題較多的部門進行通報批評。七、檔案檢查核對工作的記錄與歸檔（一）每次檔案檢查核對工作均應形成詳細記錄，包括檢查核對時間、范圍、人員、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。（二）檢查核對記錄應妥善保存，作為學校檔案管理工作的重要資料，以備查閱和審計。（三）將檔案檢查核對工作中形成的各類