PAGE催收檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司催收檔案管理，規(guī)范催收業(yè)務(wù)流程，確保催收工作的合法性、規(guī)范性和有效性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及催收業(yè)務(wù)的部門及人員在催收各類欠款過(guò)程中形成的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：催收檔案應(yīng)如實(shí)反映催收業(yè)務(wù)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋催收業(yè)務(wù)從開(kāi)始到結(jié)束的各類相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)債務(wù)人及相關(guān)方的隱私信息，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、存儲(chǔ)、查閱等工作有序進(jìn)行。二、催收檔案的內(nèi)容及分類（一）客戶基本信息檔案1.債務(wù)人資料債務(wù)人的身份證明文件復(fù)印件，如身份證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本等。債務(wù)人的聯(lián)系方式，包括手機(jī)號(hào)碼、固定電話、電子郵箱、地址等。債務(wù)人的信用報(bào)告，包括人民銀行征信報(bào)告、第三方信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)報(bào)告等。2.相關(guān)聯(lián)系人資料主要聯(lián)系人的身份證明文件復(fù)印件。聯(lián)系人與債務(wù)人的關(guān)系說(shuō)明。聯(lián)系人的聯(lián)系方式。（二）債務(wù)信息檔案1.借款合同或相關(guān)協(xié)議原始借款合同文本，包括借款金額、借款期限、借款利率、還款方式等條款。如有補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議，一并歸檔。2.欠款明細(xì)詳細(xì)記錄債務(wù)人每期欠款金額、還款情況、逾期金額、逾期天數(shù)等信息的清單。計(jì)算欠款利息、罰息、違約金等費(fèi)用的依據(jù)和明細(xì)。（三）催收過(guò)程檔案1.催收計(jì)劃根據(jù)債務(wù)人情況制定的詳細(xì)催收計(jì)劃，包括催收階段劃分、催收方式選擇、時(shí)間安排等。2.催收記錄每次催收的時(shí)間、地點(diǎn)、催收人員、催收內(nèi)容、債務(wù)人反饋等情況的記錄?？梢允敲嬲?dòng)涗?、電話錄音、短信記錄、郵件記錄等形式。催收過(guò)程中與債務(wù)人及相關(guān)聯(lián)系人的溝通記錄整理。3.催收函件發(fā)送給債務(wù)人的各類催收函件原件，包括催款函、律師函等。函件的送達(dá)憑證，如郵寄回執(zhí)、簽收單等。（四）法律文件檔案1.訴訟相關(guān)文件如決定起訴債務(wù)人的相關(guān)審批文件。起訴狀、答辯狀、證據(jù)清單、證據(jù)材料等訴訟文書(shū)。法院傳票、判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)等法律文書(shū)。2.非訴訟法律文件委托律師進(jìn)行非訴訟催收的委托合同。與債務(wù)人或相關(guān)方達(dá)成的和解協(xié)議、還款協(xié)議等法律文件。（五）其他相關(guān)檔案1.債務(wù)人還款記錄債務(wù)人的還款憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金收據(jù)等。對(duì)債務(wù)人還款情況的分析報(bào)告。2.外部協(xié)助文件與第三方催收機(jī)構(gòu)、征信機(jī)構(gòu)、律師事務(wù)所等合作的協(xié)議及相關(guān)文件。從外部獲取的有助于催收工作的信息資料。三、催收檔案的收集與整理（一）收集要求1.催收人員應(yīng)在每完成一次催收任務(wù)或獲取到相關(guān)資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將資料提交至檔案管理部門。2.對(duì)于重要資料，如訴訟法律文書(shū)、和解協(xié)議等應(yīng)及時(shí)收集，并確保原件的完整性。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各催收部門提交的資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全。（二）整理原則1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理。同類資料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.每份資料應(yīng)清晰標(biāo)注資料名稱、日期、來(lái)源等關(guān)鍵信息。3.對(duì)于紙張類資料，應(yīng)去除金屬物，保持頁(yè)面整潔，破損或褪色嚴(yán)重的應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子資料應(yīng)按照規(guī)范的命名方式進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄。（三）整理流程1.初步篩選：檔案管理部門收到催收資料后，首先對(duì)資料的完整性和關(guān)聯(lián)性進(jìn)行初步篩選。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)通知催收人員補(bǔ)充或修正。2.分類編號(hào)：根據(jù)檔案分類，對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。例如，客戶基本信息檔案編號(hào)為“C[序號(hào)]”，債務(wù)信息檔案編號(hào)為“D[序號(hào)]”等。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張類資料，按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂。每?jī)?cè)資料應(yīng)編制目錄，注明資料內(nèi)容及頁(yè)碼。4.電子歸檔：將電子資料按照分類存儲(chǔ)到服務(wù)器的指定文件夾中，并建立電子索引表，記錄資料名稱、編號(hào)、存儲(chǔ)路徑等信息。四、催收檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案存儲(chǔ)采用服務(wù)器存儲(chǔ)和備份存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管期限1.短期保管：對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的催收檔案，如近期的催收記錄、短期的還款跟蹤資料等，保管期限為[X]年。2.中期保管：涉及一般債務(wù)催收過(guò)程的檔案，保管期限為[X]年。3.長(zhǎng)期保管：對(duì)于已完成訴訟程序的檔案、涉及重大債務(wù)糾紛的檔案以及具有重要參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年或永久保管。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.在檔案保管期間，如遇國(guó)家法律法規(guī)、政策調(diào)整或公司業(yè)務(wù)需要，可能影響檔案保管期限的，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案保管期限進(jìn)行重新評(píng)估和調(diào)整。五、催收檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱催收檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《催收檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料。3.一般查閱權(quán)限：催收人員可查閱與其負(fù)責(zé)催收案件相關(guān)的檔案資料。4.特殊查閱權(quán)限：涉及法律訴訟、風(fēng)險(xiǎn)管理等需要全面了解催收情況的部門人員，經(jīng)公司高層管理人員審批后，可查閱相關(guān)案件的完整檔案資料。（二）查閱流程1.查閱人員持經(jīng)審批的《催收檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在專門的查閱登記簿上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱催收檔案的，除填寫(xiě)《催收檔案查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)審批外，還需與檔案管理部門簽訂《催收檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。2.一般借閱權(quán)限：原則上不允許借閱催收檔案。如因特殊情況確需借閱的，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.特殊借閱權(quán)限：對(duì)于涉及重要案件或需要長(zhǎng)期參考的檔案，經(jīng)公司高層管理人員特批后，可適當(dāng)延長(zhǎng)借閱期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱流程1.借閱人員持審批通過(guò)的《催收檔案查閱申請(qǐng)表》和《催收檔案借閱協(xié)議》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員按照協(xié)議要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在借閱登記簿上詳細(xì)記錄借閱人員信息、借閱檔案內(nèi)容、借閱期限、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可延期。4.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、催收檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)催收檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及債務(wù)人隱私信息的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施進(jìn)行保護(hù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如