PAGE檔案安全工作管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，根據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的安全管理工作。（三）基本原則1.預防為主原則建立健全檔案安全防范機制，采取有效措施預防檔案安全事故的發(fā)生。2.安全第一原則把檔案安全放在首位，確保檔案實體安全和信息安全。3.依法管理原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責（一）公司檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案安全工作管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門的檔案安全管理工作，定期進行檢查和評估。3.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲環(huán)境安全。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓工作，提高員工的檔案安全意識。5.負責檔案安全事故的應急處置工作，及時向上級報告。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案安全。2.明確專人負責檔案安全管理工作，落實檔案安全管理責任。3.配合公司檔案管理部門開展檔案安全檢查和評估工作，及時整改存在的問題。4.對本部門員工進行檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案安全管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的整理、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、存放有序。3.做好檔案庫房的日常巡查工作，及時發(fā)現和處理檔案安全隱患。4.負責檔案的借閱、歸還登記工作，確保檔案借閱手續(xù)齊全、檔案無丟失損壞。5.定期對檔案進行清點核對，確保檔案數量準確、內容完整。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應真實、準確、完整，符合歸檔要求。3.對重要檔案應進行備份，備份存儲介質應妥善保管。（二）整理要求1.檔案管理人員應按照檔案分類方案對收集的檔案進行整理，確保檔案分類準確、編號規(guī)范。2.整理檔案時應保持檔案的原始順序，不得隨意涂改、抽取或丟失檔案材料。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。四、檔案保管安全（一）庫房建設與管理1.檔案庫房應選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等。3.庫房應設置專門的檔案架（柜），檔案應分類存放，標識清晰。4.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案存儲介質管理1.對電子檔案存儲介質應進行定期檢查和維護，確保數據安全。2.電子檔案存儲介質應分類存放，標識清晰，并建立存儲介質臺賬。3.對重要電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放。（三）檔案保管期限與鑒定1.檔案管理人員應按照國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。2.定期對到期檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案應按照規(guī)定進行銷毀。3.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。4.檔案鑒定工作應形成鑒定報告，經公司領導批準后實施。五、檔案利用安全（一）借閱制度1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應按照申請表的內容提供檔案，并做好借閱登記工作。3.借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、抽取、丟失檔案材料。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數量和內容，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）查閱制度1.外單位人員查閱公司檔案，應持單位介紹信，經公司領導批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，檔案管理人員應在場監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍攝檔案內容，如需摘抄、復制、拍攝，應經檔案管理部門負責人批準。4.查閱人員查閱完畢后，應及時歸還檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。（三）檔案利用登記1.檔案管理人員應建立檔案利用登記臺賬，對檔案的借閱、查閱等利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記臺賬應包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案名稱、檔案數量、利用目的、歸還日期等內容。3.檔案管理人員應定期對檔案利用登記臺賬進行核對和統(tǒng)計，確保檔案利用情況清晰可查。六、檔案安全保密（一）保密制度1.公司全體員工應嚴格遵守檔案安全保密制度，不得泄露公司檔案信息。2.檔案管理人員應嚴格履行保密職責，對檔案信息進行嚴格管理。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案信息安全。（二）保密教育與培訓1.公司應定期組織員工進行檔案安全保密教育和培訓，提高員工的保密意識。2.檔案安全保密教育和培訓內容應包括國家有關法律法規(guī)、公司檔案安全保密制度、檔案信息安全防范知識等。3.新員工入職時應進行檔案安全保密教育和培訓，經考試合格后方可上崗。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司應建立檔案安全保密監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案安全保密工作進行檢查。2.對違反檔案安全保密制度的行為，應及時進行糾正，并按照公司規(guī)定進行處理。3.對因工作失誤或故意泄露公司檔案信息的人員，應依法追究其責任。七、檔案安全應急處置（一）應急預案制定1.公司應制定檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構、職責分工、應急處置程序等內容。2.檔案安全應急預案應根據公司實際情況和國家有關法律法規(guī)進行修訂和完善。（二）應急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處置。2.對檔案實體安全事故，應及時搶救受損檔案，保護現場，查明原因，采取相應的修復和補救措施。3.對檔案信息安全事故，應及時采取措施防止信息泄露，對受損數據進行恢復和備份。4.及時向上級報告檔案安全事故情況，配合有關部門進行調查處理。（三）應急演練1.公司應定期組織檔案安全應急演練，提高員工的應急處置能力。2.應急演練應包括火災、水災、信息泄露等模擬場景，檢驗應急預案的可行性和有效性。3.對應急演練中發(fā)現的問題，應及時進行整改，完善應急預案。八、檔案安全檢查與評估（一）檢查制度1.公司檔案管理部門應定期對各部門的檔案安全管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案安全檢查應制定檢查計劃，明確檢查時間、檢查人員、檢查內容等。3.檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發(fā)現的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）評估制度1.公司應定期對檔案安全管理工作進行評估，評估內容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案安全設施的配備情況、檔案安全事故的發(fā)生情況等