PAGE地鐵培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地鐵培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為地鐵員工培訓(xùn)與發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與地鐵培訓(xùn)相關(guān)的檔案管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)檔案、崗位技能培訓(xùn)檔案、專項培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)師資檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)過程中的各類文件、資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.保密性原則：對涉及員工個人隱私、公司機(jī)密的培訓(xùn)檔案信息予以嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號等管理工作。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司培訓(xùn)檔案，建立培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門培訓(xùn)檔案的收集、整理工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和核對。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案的處置。（二）培訓(xùn)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門組織開展的各類培訓(xùn)活動檔案的收集、整理和初步審核工作。2.及時向檔案管理部門移交培訓(xùn)檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作。3.對培訓(xùn)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保檔案信息準(zhǔn)確反映培訓(xùn)實際情況。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工培訓(xùn)檔案的建立和日常管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和保管。2.按照公司檔案管理要求，及時將本部門員工的培訓(xùn)檔案移交至檔案管理部門，并確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.在培訓(xùn)活動結(jié)束后，協(xié)助培訓(xùn)部門做好相關(guān)培訓(xùn)檔案的整理工作。三、培訓(xùn)檔案的收集（一）收集范圍1.培訓(xùn)計劃、方案、大綱等文件。2.培訓(xùn)教材、講義、課件等資料。3.培訓(xùn)通知、報名登記表、考勤記錄等。4.培訓(xùn)考核試卷、成績登記表、評估報告等。5.培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證明等相關(guān)材料。6.培訓(xùn)過程中的照片、視頻等影像資料。7.培訓(xùn)師資的個人信息、資質(zhì)證書、授課記錄等。8.其他與培訓(xùn)相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在培訓(xùn)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門相關(guān)的培訓(xùn)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.培訓(xùn)資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，并注明日期、部門、培訓(xùn)項目等關(guān)鍵信息。3.對于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）收集流程1.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)活動的，由培訓(xùn)部門指定專人收集本部門培訓(xùn)檔案資料，并填寫《培訓(xùn)檔案收集清單》。2.各部門自行組織培訓(xùn)的，由部門負(fù)責(zé)人安排專人收集培訓(xùn)檔案資料，并在收集完成后及時提交至培訓(xùn)部門進(jìn)行匯總。3.培訓(xùn)部門匯總各部門提交的培訓(xùn)檔案資料后，對檔案進(jìn)行初步審核，確保資料齊全、準(zhǔn)確。審核通過后，填寫《培訓(xùn)檔案移交清單》，將檔案移交至檔案管理部門。四、培訓(xùn)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.新員工入職培訓(xùn)檔案：按照新員工個人信息、培訓(xùn)課程資料、考核成績、培訓(xùn)總結(jié)等類別進(jìn)行分類整理。2.崗位技能培訓(xùn)檔案：根據(jù)不同崗位技能培訓(xùn)項目，按照培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、考核記錄、培訓(xùn)效果評估等進(jìn)行分類。3.專項培訓(xùn)檔案：依據(jù)專項培訓(xùn)主題，如安全培訓(xùn)、應(yīng)急演練培訓(xùn)等，將培訓(xùn)方案、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)成果等進(jìn)行分類整理。4.培訓(xùn)師資檔案：按照師資個人基本信息、資質(zhì)證書、授課經(jīng)歷、教學(xué)評價等進(jìn)行分類。（二）整理方法1.對收集到的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行分類排序，確保同一類別的資料集中存放。2.去除無關(guān)的紙張、附件等，對文件進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和管理。3.對于電子文檔，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件夾命名和文件命名，建立清晰的電子檔案索引。4.對培訓(xùn)過程中的照片、視頻等影像資料，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注說明，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并與相關(guān)文字資料進(jìn)行關(guān)聯(lián)整理。（三）整理要求1.整理后的培訓(xùn)檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編目清晰，便于查閱和利用。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。如有需要補(bǔ)充或修正的內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行處理，并在檔案中注明相關(guān)情況。五、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.新員工入職培訓(xùn)檔案、崗位技能培訓(xùn)檔案、專項培訓(xùn)檔案等長期保管。2.培訓(xùn)師資檔案在師資離職后[X]年保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，確保檔案存放整齊、有序。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（三）保管要求1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理的時效性和規(guī)范性。六、培訓(xùn)檔案的利用（一）利用范圍1.為公司內(nèi)部培訓(xùn)需求分析、培訓(xùn)計劃制定提供參考依據(jù)。2.作為員工個人培訓(xùn)經(jīng)歷和能力的證明，用于員工職業(yè)發(fā)展、晉升、績效考核等。3.為培訓(xùn)效果評估、培訓(xùn)質(zhì)量改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。4.滿足外部審計、檢查等工作對培訓(xùn)檔案的查閱需求。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱記錄。2.外部查閱：因外部審計、檢查等工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式介紹信或證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱登記工作。查閱過程中，不得擅自復(fù)印、拍照或帶走檔案資料。（三）利用要求1.查閱培訓(xùn)檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得將培訓(xùn)檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.對涉及公司機(jī)密和員工個人隱私的培訓(xùn)檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。七、培訓(xùn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)培訓(xùn)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、培訓(xùn)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.根據(jù)保管期限要求，確定檔案是否已達(dá)到銷毀條件。3.評估檔案對公司培訓(xùn)工作及其他業(yè)務(wù)活動的參考價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的培訓(xùn)檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見，填寫《培訓(xùn)檔案銷毀清單》。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)