PAGE營(yíng)房檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)營(yíng)房檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及營(yíng)房檔案管理的所有部門(mén)和人員。（二）適用范圍本制度涵蓋了營(yíng)房建設(shè)、維護(hù)、使用等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案的管理。包括但不限于營(yíng)房規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、日常維護(hù)記錄、使用情況統(tǒng)計(jì)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則營(yíng)房檔案室對(duì)全公司/組織的營(yíng)房檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映營(yíng)房建設(shè)、維護(hù)和使用的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各部門(mén)提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善營(yíng)房檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理營(yíng)房檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等工作。6.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織內(nèi)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)營(yíng)房檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案室的要求，及時(shí)將本部門(mén)整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢(xún)、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞或泄露。5.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.營(yíng)房規(guī)劃設(shè)計(jì)階段形成的各類(lèi)文件，如規(guī)劃方案、設(shè)計(jì)圖紙、可行性研究報(bào)告等。2.營(yíng)房建設(shè)過(guò)程中的施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告等。3.營(yíng)房建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。4.營(yíng)房日常維護(hù)過(guò)程中產(chǎn)生的維護(hù)記錄、維修報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行記錄等。5.營(yíng)房使用情況的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、使用申請(qǐng)、調(diào)配記錄等。6.與營(yíng)房相關(guān)的其他文件資料，如上級(jí)部門(mén)關(guān)于營(yíng)房建設(shè)和管理的文件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的營(yíng)房檔案資料，確保檔案的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.分類(lèi)按照營(yíng)房檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為規(guī)劃設(shè)計(jì)類(lèi)、建設(shè)施工類(lèi)、竣工驗(yàn)收類(lèi)、維護(hù)管理類(lèi)、使用情況類(lèi)等。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢(xún)。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，編制相應(yīng)的索引，方便檔案的檢索。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.營(yíng)房檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防火、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全。（三）保管期限1.營(yíng)房檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括營(yíng)房建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收文件、重要的歷史資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年至50年，包括營(yíng)房日常維護(hù)記錄、使用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.短期保管的檔案為1年至10年，如一般性的文件資料、臨時(shí)性的報(bào)表等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的完整性和可追溯性。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.根據(jù)清查結(jié)果，對(duì)檔案的保管期限、密級(jí)等進(jìn)行調(diào)整，確保檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱營(yíng)房檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位因工作需要查閱本公司/組織的營(yíng)房檔案。3.因法律法規(guī)要求或其他特殊情況需要查閱、利用營(yíng)房檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、編號(hào)及利用目的，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案室辦理手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交檔案室辦理手續(xù)。3.檔案室對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案。對(duì)于重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)嚴(yán)格控制，并報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式與要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。2.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定的期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.利用檔案過(guò)程中形成的復(fù)印件、摘錄件等，應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室公章。利用完畢后，查閱、借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的營(yíng)房檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用的要求，一般不低于300dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)圖像進(jìn)行命名和分類(lèi)，建立與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)的電子檔案目錄。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。4.存儲(chǔ)備份將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶(hù)快速查找所需檔案信息。2.檔案借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全保密。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)型、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安