PAGE守護(hù)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)檔案安全防范意識(shí)，提前做好預(yù)防措施，減少安全事故的發(fā)生概率。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案安全管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立檔案安全管理工作臺(tái)賬，記錄檔案的接收、借閱、歸還、銷毀等情況。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題。5.組織開展檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高全體員工的檔案安全意識(shí)。6.負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。7.配合相關(guān)部門做好檔案安全事故的調(diào)查和處理工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍公司/組織各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（二）檔案收集要求1.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠反映公司/組織的工作實(shí)際情況。2.對(duì)于重要檔案，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對(duì)于無法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.檔案收集過程中，應(yīng)做好記錄，包括檔案名稱、來源、收集時(shí)間等信息。（三）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)合理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，方便查詢和利用。3.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，采用統(tǒng)一的裝訂方式和裝具進(jìn)行存放。四、檔案保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)、消防設(shè)施等，并確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況確定，分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管。2.對(duì)于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益、歷史記錄等的檔案，應(yīng)進(jìn)行永久保管；對(duì)于一般性業(yè)務(wù)檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部盤點(diǎn)。2.清查和盤點(diǎn)應(yīng)包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。3.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制清查報(bào)告和盤點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案利用（一）檔案利用申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求，履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并提交查閱申請(qǐng)函、身份證明等材料，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）檔案利用審批1.檔案管理部門收到檔案利用申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批，確保查閱目的合法合規(guī)，查閱內(nèi)容與工作需要相關(guān)。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行更加嚴(yán)格的審批，必要時(shí)需經(jīng)公司/組織保密委員會(huì)審核。（三）檔案利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.對(duì)于需要復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.檔案利用過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損壞、丟失等行為。（四）檔案歸還1.檔案查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案保密（一）保密制度1.公司/組織應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、措施和責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案提供給無關(guān)人員查閱或使用。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置訪問權(quán)限。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.在檔案利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)查閱場(chǎng)所進(jìn)行封閉管理、對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行遮蓋等。（三）保密教育與培訓(xùn)1.公司/組織應(yīng)定期開展檔案保密教育與培訓(xùn)活動(dòng)，提高全體員工的保密意識(shí)和技能。2.檔案管理人員應(yīng)參加專業(yè)的保密培訓(xùn)，掌握保密法律法規(guī)和保密技術(shù)知識(shí)，確保檔案保密工作的順利開展。七、檔案信息化管理（一）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和在線查詢利用。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并與公司/組織其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效集成。（二）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，并確保電子檔案的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，并建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.電子檔案的利用應(yīng)通過檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置和使用規(guī)定。（三）信息化安全保障1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)操作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因操作失誤導(dǎo)致安全事故的發(fā)生。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.對(duì)于已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定和審批，確保銷毀工作的安全性和合法性。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和造冊(cè)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀完畢后，應(yīng)編制檔案銷毀報(bào)告，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督人員等簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄與檔案1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄檔案，將檔案銷毀申請(qǐng)表、審批文件、銷毀報(bào)告等相關(guān)材料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。2.檔案銷毀記錄檔案應(yīng)保存一定期限，具體期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立檔案安全管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。2.檔案管理部門應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案安全管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如檔案庫(kù)房的溫濕度、消防設(shè)施、監(jiān)控系統(tǒng)等是否正常。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等方面是否符合要求。4.檔案管理人員的工作情況，如業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、保密意識(shí)等是否滿足崗位要求。（三）問題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況上報(bào)檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到