PAGE檢驗中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強檢驗中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檢驗中心各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是檢驗中心在業(yè)務(wù)工作、行政管理、科研活動等過程中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檢驗中心檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映檢驗中心各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，涵蓋檢驗中心工作的各個方面和全過程。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及機密、敏感的檔案進行妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善檢驗中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理檢驗中心各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期對本部門檔案進行分類整理，編制檔案目錄，向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合檔案室報告。5.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作過程中，及時將形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，向本部門兼職檔案員移交。2.對所形成檔案的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容符合實際工作情況。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括檢驗中心的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、紀(jì)要、請示、批復(fù)、通知、通報、信函、合同協(xié)議、資質(zhì)證書、榮譽證書等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：涵蓋檢驗報告、原始記錄、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、質(zhì)量控制記錄、樣品管理記錄、儀器設(shè)備檔案、試劑耗材檔案等。3.科研項目類檔案：包括科研項目立項申請書、研究方案、實驗記錄、研究報告、成果鑒定材料、專利申請材料等。4.人事檔案：員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、職稱評審等材料。5.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算、決算等文件。6.其他檔案：如基建檔案、設(shè)備采購檔案、信息化建設(shè)檔案等與檢驗中心工作相關(guān)的各類檔案。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門的檔案材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成人員應(yīng)在工作完成后及時將相關(guān)文件材料整理好，移交本部門兼職檔案員，不得積壓或自行留存。3.對于重要文件、緊急文件或需特殊處理的文件，應(yīng)及時收集并向綜合檔案室報告。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、科研項目類等大類，大類下再細分若干小類。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的房間，面積應(yīng)滿足檔案存放的需要。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮除濕設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、照明設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度，非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.定期對庫房進行檢查，檢查檔案的存放情況、設(shè)施設(shè)備運行情況、溫濕度情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物對檔案造成損害。（四）電子檔案保管1.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，異地存放，確保電子檔案的安全性。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編號、存儲、檢索等管理，保證電子檔案的可讀性和可用性。3.定期對電子檔案進行維護和更新，檢查電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性，防止電子檔案丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)分主次、準(zhǔn)確判定保管期限的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括對檢驗中心工作的查考利用價值、歷史研究價值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的重要程度、形成時間等因素確定保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、內(nèi)容等進行綜合分析，判斷其價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檢驗中心負(fù)責(zé)人審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進行，并對銷毀過程進行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明“已銷毀”字樣，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.檢驗中心內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，說明查閱目的和范圍，經(jīng)檢驗中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.涉及機密、敏感的檔案，查閱權(quán)限按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格控制查閱范圍和審批程序。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)在綜合檔案室指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.需要復(fù)印、拍照檔案材料的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案利用部門或人員在利用檔案后應(yīng)及時將利用情況反饋給綜合檔案室，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或?qū)n案利用有其他建議，應(yīng)及時向綜合檔案室提出。2.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，數(shù)據(jù)來源應(yīng)可靠，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)進行分析總結(jié)，為檔案管理決策提供參考。（二）移交工作1.檢驗中心內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動時，涉