PAGE檔案追究責任制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，明確檔案管理過程中各環(huán)節(jié)的責任，特制定本檔案追究責任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的責任界定與追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.責任明確原則：明確各部門及人員在檔案管理中的具體職責，做到責任清晰，便于追究。3.實事求是原則：以事實為依據(jù)，準確認定責任，客觀公正地進行追究處理。4.教育與懲戒相結合原則：通過追究責任，起到教育警示作用，同時促進檔案管理水平的提升。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、編目、存儲、保管等工作。3.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.組織開展檔案管理培訓，提高公司員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案資料的真實、完整。2.明確專人負責檔案管理，按照公司檔案管理要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等工作，便于檔案的集中管理。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，確保檔案的安全使用。（三）員工個人職責1.員工在工作過程中應及時將形成的各類文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進行整理，并移交至本部門檔案管理人員。2.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料，不得違規(guī)查閱、借閱檔案。3.積極配合檔案管理部門及本部門的檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案形成與收集責任（一）文件材料形成要求1.各部門及員工在業(yè)務活動中應形成真實、準確、完整的文件材料，確保文件內(nèi)容與實際工作相符。2.文件材料應使用耐久性強的書寫材料，字跡清晰，簽署完備，不得使用易褪色、易涂改的材料。3.電子文件應按照規(guī)定格式存儲，確保其可讀性和可追溯性，并定期進行備份。（二）收集責任1.各部門檔案管理人員應定期對本部門形成的文件材料進行收集，確保無遺漏。2.對于重要會議、重大活動等形成的文件材料，應及時跟蹤收集，確保檔案的完整性。3.在項目結束或工作完成后，相關部門應及時將項目文件材料收集整理，移交至檔案管理部門。（三）責任追究1.若發(fā)現(xiàn)因部門或員工原因導致文件材料未及時形成、收集不全或丟失，對相關責任人進行批評教育，并責令限期整改。2.因文件材料缺失影響公司業(yè)務開展或造成重大損失的，視情節(jié)輕重，對相關責任人給予警告、罰款、降職等處分。四、檔案整理與歸檔責任（一）整理要求1.檔案管理部門及各部門應按照國家檔案分類標準和公司實際情況，對收集的檔案進行科學分類、編號。2.檔案應進行系統(tǒng)整理，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。3.歸檔的文件材料應齊全完整，手續(xù)完備，符合檔案裝訂要求。（二）歸檔責任1.各部門應在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。3.歸檔后的檔案應妥善保管，建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫、保管、查閱等情況。（三）責任追究1.對于未按要求進行檔案整理或歸檔不及時的部門，給予通報批評，并要求限期完成。2.因檔案整理不規(guī)范、歸檔錯誤導致檔案無法正常查閱或利用的，對相關責任人進行批評教育，情節(jié)嚴重的給予相應處罰。五、檔案保管責任（一）保管環(huán)境要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管措施1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行有序存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量及保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應采取加密存儲、異地備份等措施，確保電子檔案的安全。（三）責任追究1.因保管不善導致檔案損壞、丟失的，對檔案管理人員進行批評教育，并責令其采取補救措施。2.如因檔案保管責任事故造成公司重大損失的，依法追究相關責任人的法律責任。六、檔案查閱與借閱責任（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱公司檔案的，應提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司主管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應嚴格限定借閱期限，到期必須歸還。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）責任追究1.對于違規(guī)查閱、借閱檔案的員工或外單位人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。2.因違規(guī)查閱、借閱導致檔案丟失或損壞的，責令責任人賠償損失，并依法追究其責任。七、檔案鑒定與銷毀責任（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題的原則，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員共同進行。（二）鑒定程序1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，區(qū)分永久、長期、短期保管檔案。2.編制檔案鑒定報告，詳細記錄鑒定情況和結果，經(jīng)公司領導審批后執(zhí)行。（三）銷毀程序1.對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀前應造具銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、年度等信息。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。（四）責任追究1.若發(fā)現(xiàn)未經(jīng)鑒定擅自銷毀檔案或銷毀檔案不符合規(guī)定程序的，對相關責任人進行嚴肅批評教育，并責令其采取補救措施。2.因檔案鑒定失誤或銷毀不當造成公司重要檔案丟失或信息泄露的，依法追究相關責任人的法律責任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對各部門的檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門應將檔案管理工作納入審計范圍，對檔案管理的合規(guī)性進行監(jiān)督檢查。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔