PAGE如何完善檔案工作制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為公司/組織各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司/組織各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和具體實施。（二）部門職責1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案工作規(guī)章制度并組織實施。負責收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的安全與完整。開展檔案信息化建設，建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。組織檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行清理和統(tǒng)計。提供檔案查閱、借閱服務，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織各項工作提供支持。對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，指導各部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作。2.各部門職責負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理和定期歸檔工作，并及時向檔案管理部門移交應歸檔的檔案。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，遵守檔案管理的各項規(guī)定。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的來源、內(nèi)容和形式，將檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司/組織設立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會議記錄、決議，工作計劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案，印章管理檔案等。2.業(yè)務管理類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務管理、技術(shù)研發(fā)等各項業(yè)務活動中形成的文件資料，如合同協(xié)議、業(yè)務報表、項目文檔、技術(shù)資料等。3.黨群工作類：涉及黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件，如黨組織會議記錄、黨員名冊、工會活動資料等。4.基本建設類：有關(guān)公司/組織基本建設項目的立項、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件，如項目建議書、可行性研究報告、設計圖紙、工程預決算等。5.會計檔案類：按照國家會計檔案管理規(guī)定，對公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計資料進行分類管理。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“類別代碼+年度+流水號”的形式，具體如下：1.類別代碼：按照上述檔案分類，分別賦予不同的代碼，如行政管理類為“XZ”，業(yè)務管理類為“YW”，黨群工作類為“DQ”，基本建設類為“JS”，會計檔案類為“KJ”。2.年度：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，編號為“XZ20230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，確保檔案的齊全完整。具體收集范圍如下：1.上級文件：包括上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的各類文件、通知、指示等。2.內(nèi)部文件：公司/組織制發(fā)的各類文件、報告、請示、批復、決議、會議紀要等。3.業(yè)務文件：各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單、報表、計劃、總結(jié)、技術(shù)資料、項目文檔等。4.人事檔案：員工的入職登記表、勞動合同、工資檔案、考核記錄、培訓資料、獎懲材料等。5.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。6.聲像檔案：公司/組織重大活動、會議、工程建設等過程中形成的照片、錄音、錄像等資料。7.實物檔案：公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、紀念品等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門的文件資料進行收集整理，確保檔案的及時歸檔。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。對于破損或褪色的檔案，應及時進行修復或復制。3.對電子文件的收集，應確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法檔案整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類。2.裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，并填寫卷內(nèi)文件目錄。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各部門兼職檔案員應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的應歸檔檔案整理完畢，移交至檔案管理部門。對于重大項目或特殊事項形成的檔案，應在項目結(jié)束或事項辦理完畢后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、題名、日期等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照分類編號規(guī)則進行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管要求1.對不同保管期限的檔案應分別存放，便于管理和查閱。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取修復、復制等措施。3.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。七、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。涉及公司/組織機密的檔案，應按照保密規(guī)定進行審批后方可查閱、借閱。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門工作人員應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。2.借閱手續(xù)借閱檔案須填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱、檔號、歸還日期等信息。利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門代表和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對公司/組織已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標準。鑒定時應綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、價值等因素，對檔案的保存價值進行全面評估。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀，并填寫檔案鑒定意見書。3.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細注明檔案的名稱、檔號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領導批準后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀實施檔案銷毀工作應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對檔案銷毀清冊與實際銷毀的檔案是否一致，確保銷毀工作的徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，并進行分類存儲。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索：利用檔案信息管理系統(tǒng)提供的檢索功能，實現(xiàn)對檔案的快速查詢和定位。4.檔案利用：通過檔案信息管理系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案在線查閱、借閱等服務，并對檔案利用情況進行記錄和統(tǒng)計。5.系統(tǒng)維護：定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.嚴格遵守國家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案信息進行加密處理，防止信息泄露。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)及職責公司/組織設立檔案工作監(jiān)督檢查小組，由公司/組織主管領導擔任組長，檔案管理部門負責人及各部門兼職檔案員為成員。監(jiān)督檢查小組負責對公司/組織檔案工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保檔案工作制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設的進展情況和數(shù)據(jù)安全情況。4.檔案工作中存在的問題及整改情況。