PAGE派出所檔案員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)派出所檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)公安檔案管理規(guī)定，結(jié)合本派出所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本派出所全體檔案員及涉及檔案管理工作的各部門(mén)和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則派出所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公安工作實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得遺漏、篡改重要信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公安工作提供有力支持。二、檔案員職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)收集本派出所在各項(xiàng)公安業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于案件卷宗、文書(shū)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.定期與各部門(mén)溝通，了解工作進(jìn)展，及時(shí)督促相關(guān)人員將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案員。3.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步審核，確保其符合歸檔要求。（二）檔案整理1.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案整齊、牢固。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)等管理，保證電子檔案的可讀性和完整性。（三）檔案保管1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等。2.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)存放，按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的原始面貌。（四）檔案利用1.建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。2.為公安工作提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的去向和使用效果。4.做好檔案利用過(guò)程中的保密工作，防止檔案信息泄露。（五）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.按照規(guī)定程序，組織檔案銷(xiāo)毀工作，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和保密。3.對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等，并永久保存銷(xiāo)毀清冊(cè)。（六）檔案信息化建設(shè)1.負(fù)責(zé)推進(jìn)派出所檔案信息化管理工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.組織檔案員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作的信息化水平。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公安行政管理文件，包括各類(lèi)通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.案件辦理文件，如受案登記表、立案決定書(shū)、詢(xún)問(wèn)筆錄、證據(jù)材料、法律文書(shū)等。3.隊(duì)伍建設(shè)文件，如人事檔案、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、教育培訓(xùn)記錄等。4.治安管理文件，如戶籍檔案、重點(diǎn)人員管理檔案、場(chǎng)所行業(yè)管理檔案等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如聲像資料、電子文檔等。（二）歸檔要求1.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照形成時(shí)間順序排列，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。4.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明文件名稱(chēng)、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.案件辦結(jié)后，承辦部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將案件卷宗整理歸檔。四、檔案整理與分類(lèi)（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理工作效率。（二）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法。2.案件檔案按照案件性質(zhì)、類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。3.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類(lèi)。4.電子檔案按照存儲(chǔ)格式、文件類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)。（三）編號(hào)與編目1.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、文號(hào)、責(zé)任者、保管期限等信息。五、檔案保管與保護(hù)（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序整齊存放在檔案架上，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和鑒定。（三）溫濕度管理1.庫(kù)房溫濕度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)，溫度一般控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（四）安全防護(hù)1.加強(qiáng)庫(kù)房安全管理，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.制定檔案庫(kù)房管理制度，明確檔案員的安全職責(zé)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。3.做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案利用與服務(wù)（一）查閱與借閱1.公安內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案員處查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱時(shí)間、期限、用途等信息，按時(shí)歸還。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，不得篡改、偽造檔案信息。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案專(zhuān)用章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）檔案咨詢(xún)與服務(wù)1.檔案員應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)解答有關(guān)檔案查詢(xún)、利用等方面的問(wèn)題。2.根據(jù)公安工作需要，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、案件辦理等提供支持。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公安工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由派出所領(lǐng)導(dǎo)、檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法與程序1.檔案員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步清理，提出鑒定意見(jiàn)。2.鑒定小組對(duì)檔案員提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，必要時(shí)可查閱相關(guān)檔案資料，聽(tīng)取有關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)。3.根據(jù)審核結(jié)果，確定檔案的存毀，并編制檔案鑒定報(bào)告。（四）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的操作權(quán)限，防止非法訪問(wèn)和篡改檔案信息。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.派出所應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案員嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)和人員限期整改。