PAGE合同簽署檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同簽署檔案的管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在合同簽署過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同簽署檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽署過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露和損毀。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。二、合同簽署檔案的范圍（一）合同文本包括各類合同的正本、副本及補(bǔ)充協(xié)議等。（二）合同簽署過程中的相關(guān)文件1.合同立項(xiàng)審批表、可行性研究報(bào)告等前期文件。2.合同談判記錄、會(huì)議紀(jì)要、往來函件等。3.合同評(píng)審意見、審批文件等。（三）合同履行過程中的相關(guān)文件1.合同變更、解除、終止等相關(guān)協(xié)議及審批文件。2.合同履行過程中的各類通知、函件、報(bào)表等。3.合同糾紛處理過程中形成的文件，如起訴狀、答辯狀、判決書等。（四）其他與合同簽署有關(guān)的文件如合同公證文件、鑒證文件等。三、合同簽署檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同簽署檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.在合同簽署過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將形成的各類文件材料移交檔案管理人員，不得私自留存。3.對(duì)于合同履行過程中產(chǎn)生的文件，各部門應(yīng)定期整理后移交檔案管理部門。（二）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、類別、年度等進(jìn)行分類，確保檔案分類清晰、便于查找。2.編號(hào)：對(duì)每份合同檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：將合同文本及相關(guān)文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制合同簽署檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、履行期限、保管期限等信息，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。四、合同簽署檔案的保管（一）保管期限1.合同簽署檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司重大權(quán)益、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的合同檔案，如公司設(shè)立、合并、分立、改制等相關(guān)合同，以及涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密等重要合同。長期保管的檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括公司日常經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類重要合同，如大額采購合同、銷售合同、租賃合同等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，包括一般性合同及履行期限較短的合同。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況需要延長或縮短保管期限，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）保管地點(diǎn)合同簽署檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同簽署檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)于破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案入庫、出庫、保管期限等信息，便于查詢和管理。五、合同簽署檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱合同簽署檔案，應(yīng)填寫《合同簽署檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重要機(jī)密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱合同簽署檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《合同簽署檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在查閱申請(qǐng)表上注明歸還日期，并將申請(qǐng)表存檔。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用合同簽署檔案，如需復(fù)印、摘錄等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人利用合同簽署檔案，如需復(fù)印、摘錄等，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定支付相應(yīng)的費(fèi)用。3.利用合同簽署檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的，不得泄露檔案內(nèi)容。六、合同簽署檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則合同簽署檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立合同簽署檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期合同檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案內(nèi)容與合同實(shí)際履行情況是否相符，有無錯(cuò)誤、虛假信息。3.檔案的價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)公司的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律意義。（四）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)到期合同檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《合同簽署檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《合同簽署檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門按照審批意見進(jìn)行銷毀。3.銷毀合同簽署檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息，由檔案管理部門永久保存。七、合同簽署檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立合同簽署檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）信息錄入要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將合同簽署檔案的相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.錄入的信息應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、履行期限、保管期限、檔案內(nèi)容摘要等。3.對(duì)于合同文本等重要文件，應(yīng)進(jìn)行電子化掃描，存儲(chǔ)在管理信息系統(tǒng)中，便于查閱和利用。（三）系統(tǒng)維護(hù)與管理1.定期對(duì)合同簽署檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。3.建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司設(shè)立合同簽署檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門合同簽署檔案的管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查合同檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）考核辦法1.將合同簽署檔案管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)各部門及相關(guān)人員的檔案管理工作進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的