PAGE學(xué)生檔案交接工作制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)生檔案交接工作，確保學(xué)生檔案的安全、完整和有效傳遞，保障學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級在學(xué)生檔案交接過程中的相關(guān)工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：交接過程中，檔案內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤，確保檔案信息真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)及綜合表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：檔案材料應(yīng)齊全完整，涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間形成的各類重要資料，不得遺漏關(guān)鍵信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的隱私，交接人員對檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，嚴(yán)禁泄露學(xué)生個(gè)人隱私信息。4.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和流程，及時(shí)完成檔案交接工作，避免延誤影響學(xué)生的正常畢業(yè)等相關(guān)事宜。二、檔案交接職責(zé)分工（一）學(xué)生工作部門1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校學(xué)生檔案交接工作，制定交接計(jì)劃和流程規(guī)范。2.審核各年級提交的學(xué)生檔案材料，確保檔案內(nèi)容符合要求。3.負(fù)責(zé)與外部接收單位（如升學(xué)學(xué)校、就業(yè)單位等）溝通協(xié)調(diào)檔案交接事宜。（二）年級輔導(dǎo)員1.組織本年級學(xué)生檔案的整理和收集工作，指導(dǎo)學(xué)生填寫檔案相關(guān)表格，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。2.對本年級學(xué)生檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料是否齊全、規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促學(xué)生補(bǔ)充完善。3.按照學(xué)校規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將整理好的學(xué)生檔案移交至學(xué)生工作部門。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的集中保管和日常管理，建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的接收、移交、借閱等情況。2.在檔案交接過程中，對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.對檔案交接過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋，并協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行處理。（四）其他部門（涉及學(xué)生檔案形成部門）1.各部門應(yīng)按照各自職責(zé)，及時(shí)將涉及學(xué)生的相關(guān)材料整理歸檔，并移交至學(xué)生工作部門或年級輔導(dǎo)員，確保檔案材料的全面性。2.配合學(xué)生工作部門做好檔案交接過程中的相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案交接流程（一）檔案整理階段1.學(xué)生畢業(yè)前，年級輔導(dǎo)員組織學(xué)生對個(gè)人檔案材料進(jìn)行整理。檔案材料應(yīng)包括但不限于：學(xué)生登記表、成績單、獎(jiǎng)懲情況記錄、學(xué)籍變動(dòng)材料等。在黨團(tuán)組織活動(dòng)中形成的相關(guān)材料，如入黨申請書、思想?yún)R報(bào)、團(tuán)組織關(guān)系證明等。社會(huì)實(shí)踐、實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等相關(guān)材料。其他反映學(xué)生綜合素質(zhì)和能力的材料。2.學(xué)生應(yīng)按照檔案整理要求，將各類材料分類、排序，并裝入檔案袋。檔案袋應(yīng)粘貼標(biāo)簽，注明學(xué)生姓名、學(xué)號所在年級等基本信息。（二）檔案審核階段1.年級輔導(dǎo)員對本年級學(xué)生整理好的檔案進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。檢查檔案材料是否齊全，有無遺漏重要材料。核對材料中的信息是否準(zhǔn)確無誤，如姓名、學(xué)號、出生日期、成績等。審查材料的格式是否符合要求，簽字、蓋章等手續(xù)是否完備。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，輔導(dǎo)員應(yīng)及時(shí)通知學(xué)生進(jìn)行補(bǔ)充或更正。學(xué)生應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改，并將整改后的檔案重新提交審核。（三）檔案移交階段1.審核通過后，年級輔導(dǎo)員按照學(xué)校規(guī)定的時(shí)間，將本年級學(xué)生檔案移交至學(xué)生工作部門。移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫《學(xué)生檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的數(shù)量、檔案袋編號、學(xué)生姓名等信息。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。2.學(xué)生工作部門檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對移交清單與實(shí)際檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容是否一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與年級輔導(dǎo)員溝通核實(shí)，并在移交清單上注明情況。3.學(xué)生工作部門對接收的學(xué)生檔案進(jìn)行再次審核，確保檔案質(zhì)量符合要求后，進(jìn)行集中保管。（四）檔案轉(zhuǎn)出階段1.學(xué)生升學(xué)、就業(yè)等需要轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，學(xué)生工作部門根據(jù)接收單位的要求，整理并開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。通知單應(yīng)注明學(xué)生姓名、學(xué)號檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞地址等信息。2.檔案管理人員按照檔案轉(zhuǎn)遞通知單的要求，將學(xué)生檔案密封包裝，并通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式轉(zhuǎn)遞至接收單位。嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，檔案管理人員應(yīng)做好跟蹤記錄，確保檔案安全送達(dá)接收單位。接收單位收到檔案后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給學(xué)生工作部門。四、檔案交接時(shí)間要求（一）畢業(yè)年級檔案整理時(shí)間畢業(yè)年級學(xué)生應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前完成個(gè)人檔案的整理工作，并提交給年級輔導(dǎo)員。（二）年級輔導(dǎo)員初審時(shí)間年級輔導(dǎo)員應(yīng)在學(xué)生提交檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核工作，并將審核結(jié)果反饋給學(xué)生。（三）檔案移交時(shí)間年級輔導(dǎo)員應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將本年級審核通過的學(xué)生檔案移交至學(xué)生工作部門。（四）檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間學(xué)生工作部門應(yīng)在收到學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成檔案整理、開具轉(zhuǎn)遞通知單等工作，并及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案。五、檔案交接過程中的注意事項(xiàng)（一）檔案材料的真實(shí)性交接雙方應(yīng)嚴(yán)格審查檔案材料的真實(shí)性，確保檔案內(nèi)容如實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況。對于偽造、篡改檔案材料的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）檔案的完整性交接過程中，要認(rèn)真核對檔案材料的完整性，確保檔案中各類材料齊全。如有缺失重要材料的情況，應(yīng)及時(shí)要求學(xué)生補(bǔ)充，否則不予辦理檔案交接手續(xù)。（三）檔案的保密性交接人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露學(xué)生檔案內(nèi)容。在檔案整理、審核、保管和轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被非法獲取或篡改。（四）交接手續(xù)的完備性檔案交接過程中，必須辦理完整的交接手續(xù)，填寫詳細(xì)的交接清單，并由交接雙方簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)妥善保存，以備查詢。（五）檔案的安全在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，要確保檔案的安全。采用機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式時(shí)，要選擇可靠的渠道，并做好跟蹤記錄。嚴(yán)禁檔案在交接過程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況。六、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校設(shè)立專門的檔案交接監(jiān)督小組，由學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。監(jiān)督小組定期對學(xué)生檔案交接工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保交接工作符合制度要求。2.監(jiān)督小組對檔案交接過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查，檢查檔案整理情況、審核記錄、交接手續(xù)等是否完備。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育。（二）外部監(jiān)督1.接受教育行政部門、上級主管單位等對本校學(xué)生檔案交接工作的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)督部門的工作，如實(shí)提供檔案交接工作情況和相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督部門提出的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)檔案交接工作中存在的問題，不斷提高工作質(zhì)量和管理水平。七、檔案交接工作中的責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在檔案交接過程中，因交接人員的故意或重大過失導(dǎo)致檔案信息錯(cuò)誤、材料丟失、泄露學(xué)生隱私等問題的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對于違反檔案交接制度，未按照規(guī)定流程進(jìn)行操作的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。（二）處罰措施1.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育、責(zé)令改正等處罰，并要求相關(guān)責(zé)任人作出書面檢討。2.對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如造成檔案丟失、重大信息錯(cuò)誤或嚴(yán)重泄露學(xué)生隱私等，給予警告、記過、降職等行政處分；涉及違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。3.因檔案交接問題給學(xué)生