PAGE檔案場所實體交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案場所實體交接行為，確保檔案交接過程的準(zhǔn)確、完整、安全，維護檔案的真實性、完整性和保密性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部機構(gòu)進行檔案場所實體交接的活動。（三）基本原則1.真實性原則：交接的檔案必須是真實、原始的記錄，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保交接檔案的種類、數(shù)量、內(nèi)容等完整無缺。3.保密性原則：對涉及機密的檔案，在交接過程中要嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保交接工作順利進行。二、交接主體與職責(zé)（一）交接主體1.移交方：負責(zé)將檔案場所實體移交給接收方的部門或個人。2.接收方：接受檔案場所實體的部門或個人。（二）移交方職責(zé)1.負責(zé)整理、核對擬移交的檔案，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.編制詳細的檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.向接收方介紹檔案的形成背景、內(nèi)容和保管情況等。4.協(xié)助接收方進行檔案的清點和檢查工作。（三）接收方職責(zé)1.安排專人負責(zé)接收檔案，提前做好接收準(zhǔn)備工作。2.按照移交清單對檔案進行認真清點和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交方溝通。3.對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。4.在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案的簽收手續(xù)。三、交接準(zhǔn)備（一）檔案整理1.移交方應(yīng)在交接前對檔案進行全面整理，按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類、編號、編目。2.檢查檔案的裝訂是否整齊，破損檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.確保檔案的電子目錄與實體檔案一致。（二）清單編制1.移交方根據(jù)整理好的檔案編制《檔案移交清單》，清單應(yīng)包括檔案的序號、名稱、數(shù)量、保管期限、密級等詳細信息。2.《檔案移交清單》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）溝通協(xié)調(diào)1.交接雙方應(yīng)提前溝通交接的時間、地點、方式等具體事宜。2.對于重要或特殊的檔案交接，應(yīng)提前制定詳細的交接方案。四、交接流程（一）現(xiàn)場交接1.移交方和接收方應(yīng)在約定的時間和地點進行現(xiàn)場交接。2.移交方按照《檔案移交清單》逐一將檔案移交給接收方，接收方進行清點核對。（二）清點檢查1.接收方對照《檔案移交清單》對檔案的數(shù)量、名稱、內(nèi)容等進行仔細清點，檢查檔案的完整性和質(zhì)量狀況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、內(nèi)容缺失、損壞等問題，應(yīng)及時記錄并與移交方協(xié)商解決。（三）簽字確認1.經(jīng)雙方清點檢查無誤后，移交方和接收方在《檔案移交清單》上簽字確認。2.《檔案移交清單》簽字后即作為檔案交接的有效憑證。（四）特殊情況處理1.對于因不可抗力等特殊原因無法按時完成交接的，雙方應(yīng)及時協(xié)商解決方案，并做好記錄。2.如在交接過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在重大問題或爭議，應(yīng)暫停交接，及時向上級主管部門報告，待問題解決后再繼續(xù)交接。五、交接后的管理（一）檔案保管1.接收方應(yīng)按照檔案保管的相關(guān)規(guī)定，對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管的場所、設(shè)施、環(huán)境等要求。（二）檔案利用1.接收方應(yīng)按照檔案利用的規(guī)定，為合法利用檔案的人員提供服務(wù)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，確保檔案信息的安全。（三）檔案處置1.接收方應(yīng)定期對接收的檔案進行鑒定，按照規(guī)定對已到保管期限的檔案進行處置。2.檔案處置應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案處置的合法性和規(guī)范性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督機構(gòu)，定期對檔案場所實體交接工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括交接流程是否規(guī)范、交接清單是否完整、檔案質(zhì)量是否符合要求等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查。2.對外部監(jiān)督檢查提出的問題，應(yīng)及時整改落實。（三）責(zé)任追究1.對于在檔案場所實體交接過程中違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。2.責(zé)任追究方式包括批評教育、責(zé)令改正、經(jīng)濟處罰、行政處分等。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案場所實體交接相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高交接人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、交接制度、操作流程等。（二）宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，宣傳檔案場所實體交接制度的重要性和相關(guān)要求。2.增強全體員工對檔案交接工作的重視程度，營造良好的檔案管理氛圍。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司/組織檔案管理部