PAGE校舍安全工程檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校舍安全工程檔案管理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和有效利用，保障校舍安全工程順利實(shí)施，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與校舍安全工程的所有部門、單位及個(gè)人，包括項(xiàng)目建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：校舍安全工程檔案由專門的檔案管理部門或指定專人統(tǒng)一管理，確保檔案的集中、規(guī)范存放。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各參建單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本單位形成檔案的收集、整理、歸檔工作，并對(duì)檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.同步歸檔原則：檔案管理工作應(yīng)與校舍安全工程建設(shè)進(jìn)度同步，各項(xiàng)文件材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露、不丟失。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定校舍安全工程檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)校舍安全工程檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)建立健全本單位的檔案管理體系，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)。2.組織協(xié)調(diào)各參建單位的檔案管理工作，督促各單位及時(shí)整理歸檔項(xiàng)目文件材料。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)、合同協(xié)議、工程變更、質(zhì)量驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等方面的文件。4.對(duì)各參建單位提交的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）勘察單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目勘察過程中形成的文件材料，包括勘察報(bào)告、勘察記錄、勘察圖紙等。2.按照檔案管理要求，對(duì)勘察文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保文件的規(guī)范整齊。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將勘察檔案提交給項(xiàng)目建設(shè)單位審核。（四）設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中形成的文件材料，包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、設(shè)計(jì)計(jì)算書等。2.對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行審核、校對(duì)、簽字，確保設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將設(shè)計(jì)檔案提交給項(xiàng)目建設(shè)單位審核。（五）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目施工過程中形成的文件材料，包括施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備合格證等。2.按照施工進(jìn)度，及時(shí)整理歸檔施工文件，確保文件的真實(shí)性和完整性。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將施工檔案提交給項(xiàng)目建設(shè)單位審核。（六）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目監(jiān)理過程中形成的文件材料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。2.對(duì)施工單位提交的文件材料進(jìn)行審核，簽署意見，并督促施工單位及時(shí)整改存在的問題。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前將監(jiān)理檔案提交給項(xiàng)目建設(shè)單位審核。三、檔案收集與整理（一）收集范圍校舍安全工程檔案收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。具體如下：1.項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.勘察設(shè)計(jì)文件：勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、設(shè)計(jì)計(jì)算書等。3.施工過程文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備合格證、工程變更單等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程決算書等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、裝訂。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成階段、性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.裝訂：將檔案材料按照順序排列，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案整理歸檔完畢，并移交至檔案管理部門。2.各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將本單位形成的檔案整理歸檔完畢，并提交給項(xiàng)目建設(shè)單位審核。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理要求，內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)齊全。2.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式歸檔，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。3.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限校舍安全工程檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體如下：1.永久保管：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。2.長期保管：勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備合格證、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等與工程建設(shè)密切相關(guān)的文件，保管期限為[X]年。3.短期保管：工程變更單、工程決算書等一般性文件，保管期限為[X]年。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍校舍安全工程檔案主要供本單位內(nèi)部查閱使用，也可根據(jù)工作需要，向有關(guān)部門或單位提供查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容。2.借閱：借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、亂畫、污損。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性進(jìn)行審查，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案利用情況：根據(jù)檔案的查閱、借閱記錄，分析檔案的利用頻率和重要性。3.征求意見：征求相關(guān)部門和單位的意見，了解檔案的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并填寫檔案銷毀清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立校舍安全工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息、目錄信息和全文信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和借閱等功能的信息化管理。4.安全保密管理：建立健全檔案信息化安全保密管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必