PAGE學(xué)校檔案安全保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案的安全保管，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位形成的各類檔案的安全保管工作。（三）基本原則1.安全第一原則始終將檔案的安全置于首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案安全保管的預(yù)防意識，提前做好各項(xiàng)防范工作，消除安全隱患。3.規(guī)范管理原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范檔案保管的各個環(huán)節(jié)，確保管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案保管機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立綜合檔案室作為檔案安全保管的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、上架等日常管理工作，確保檔案的有序存放。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，對檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，及時催還到期檔案。定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并處理。做好檔案庫房的日常清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等工作，維護(hù)檔案保管環(huán)境的安全。2.檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案保管機(jī)構(gòu)的工作，制定檔案保管工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。定期檢查檔案保管工作的執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，確保檔案保管工作的質(zhì)量。協(xié)調(diào)檔案保管機(jī)構(gòu)與學(xué)校其他部門之間的關(guān)系，保障檔案工作的順利開展。負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。三、檔案庫房管理（一）庫房選址與建設(shè)1.庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等危險區(qū)域。2.庫房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等要求，具備良好的密封性和隔熱性。（二）庫房布局1.庫房應(yīng)劃分為檔案存放區(qū)、整理編目區(qū)、查閱接待區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨(dú)立，避免相互干擾。2.檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案的類別、年代、保管期限等進(jìn)行合理劃分，設(shè)置專門的檔案架、柜，并進(jìn)行編號標(biāo)識，確保檔案存放有序，便于查找和管理。（三）庫房環(huán)境管理1.溫度控制庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取相應(yīng)的調(diào)控措施。2.通風(fēng)換氣庫房應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新，防止有害氣體積聚對檔案造成損害。3.防潮防蟲庫房內(nèi)應(yīng)配備防潮、防蟲設(shè)備，如除濕機(jī)、防蟲藥等，定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時，要保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，避免檔案受潮、生蟲。4.防火防盜庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警設(shè)備，配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)備完好有效。檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握火災(zāi)應(yīng)急處置技能。加強(qiáng)庫房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。四、檔案整理與編目（一）檔案整理1.學(xué)校各部門、各單位應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將本部門形成的檔案進(jìn)行收集、整理，確保檔案材料齊全、完整。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進(jìn)行科學(xué)分類、組卷、編頁。3.整理后的檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，裝訂整齊，編好頁碼，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（二）檔案編目1.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)檔案整理的結(jié)果，對檔案進(jìn)行編目，編制全宗卷、案卷目錄、歸檔文件目錄等檢索工具。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和成分，便于檔案的查找和利用。檢索工具應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保其準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍學(xué)校內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以借閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位人員因特殊原因需要查閱學(xué)校檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。涉及機(jī)密檔案的借閱，還須經(jīng)保密部門審批。2.檔案管理人員對《檔案借閱申請表》進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并向借閱人發(fā)放檔案借閱證。借閱證應(yīng)注明借閱人姓名、單位、借閱檔案范圍、借閱期限等信息。3.借閱人憑檔案借閱證到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表上的內(nèi)容，為借閱人提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、單位、檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。2.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注無關(guān)內(nèi)容，不得擅自復(fù)印、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如需復(fù)印、拍照、錄像檔案的，須經(jīng)檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前向檔案管理人員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理人員應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（五）檔案利用1.學(xué)校鼓勵檔案的合理利用，為教學(xué)、科研、管理等工作提供支持和服務(wù)。檔案利用應(yīng)遵循方便利用、嚴(yán)格審批、確保安全的原則。2.檔案利用方式包括查閱、借閱、出具檔案證明等。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用人的需求，提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，并做好利用記錄。利用記錄應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、單位、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核實(shí)檔案內(nèi)容，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。檔案證明應(yīng)加蓋學(xué)校檔案保管機(jī)構(gòu)印章，并注明出具日期。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍學(xué)校應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。數(shù)字化范圍應(yīng)包括具有重要保存價值的檔案、利用率較高的檔案以及需要長期保存的檔案等。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描選擇符合檔案數(shù)字化要求的掃描設(shè)備和軟件，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。按照檔案整理的順序，對檔案進(jìn)行逐頁掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見的圖片格式，如JPEG、TIFF等。掃描過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案原件，避免造成損壞。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。對圖像進(jìn)行命名和存儲，命名應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)則，便于識別和查找。存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保圖像數(shù)據(jù)的安全。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。對掛接后的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)字化管理1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進(jìn)行集中管理。管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案上傳、存儲、檢索、下載、備份等功能，確保數(shù)字化檔案的安全和有效利用。2.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識，確保數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范和安全。七、檔案安全檢查與維護(hù)（一）安全檢查1.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案庫房、檔案設(shè)備、檔案整理編目等工作進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。安全檢查應(yīng)包括日常檢查、季度檢查、年度檢查等。2.日常檢查由檔案管理人員負(fù)責(zé)，每天對檔案庫房的溫濕度、通風(fēng)、防火、防盜等情況進(jìn)行檢查，并做好記錄。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，如遇重大問題應(yīng)及時報(bào)告檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人。3.季度檢查由檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人組織，每季度對檔案保管工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案整理編目質(zhì)量、檔案借閱利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。4.年度檢查由學(xué)校組織，每年對檔案保管工作進(jìn)行一次綜合檢查，檢查結(jié)果作為對檔案保管機(jī)構(gòu)和檔案管理人員考核評價的重要依據(jù)。年度檢查應(yīng)邀請上級檔案管理部門或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行指導(dǎo)，確保檢查結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）維護(hù)與更新1.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。如對檔案架、柜進(jìn)行維修、更換，對溫濕度監(jiān)測設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、消防設(shè)備等進(jìn)行檢查、維護(hù)、保養(yǎng)等。2.隨著檔案管理工作的發(fā)展和變化，檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)及時對檔案管理制度、檔案整理編目方法、檔案數(shù)字化流程等進(jìn)行修訂和完善，確保檔案管理工作始終符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。八、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則檔案安全事故應(yīng)急處置應(yīng)遵循快速反應(yīng)、科學(xué)應(yīng)對、減少損失的原則，最大限度地降低事故對檔案造成的損害。（二）應(yīng)急處置預(yù)案1.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)制定檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急保障措施等內(nèi)容。應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。2.應(yīng)急處置組織機(jī)構(gòu)應(yīng)包括應(yīng)急指揮小組、搶險救援組、后勤保障組、信息聯(lián)絡(luò)組等，各小組應(yīng)明確職責(zé)分工，密切配合，共同做好應(yīng)急處置工作。（三）應(yīng)急處置程序1.事故報(bào)告檔案安全事故發(fā)生后，檔案管理人員應(yīng)立即向檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報(bào)告，檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照規(guī)定向上級檔案管理部門報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事故發(fā)生的時間、地點(diǎn)、原因、經(jīng)過、損失情況等信息。2.應(yīng)急響應(yīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案，組織應(yīng)急處置組織機(jī)構(gòu)各小組開展應(yīng)急處置工作。應(yīng)急指揮小組應(yīng)迅速了解事故情況，制定應(yīng)急處置方案，指揮各小組開展搶險救援、信息聯(lián)絡(luò)、后勤保障等工作。3.搶險救援搶險救援組應(yīng)迅速采取有效措施，搶救受損檔案，保護(hù)事故現(xiàn)場，防止事故擴(kuò)大。如對火災(zāi)事故，應(yīng)立即組織滅火，疏散人員，搶救檔案；對水災(zāi)事故，應(yīng)及時排水，搶救檔案等。4.信息聯(lián)絡(luò)信息聯(lián)絡(luò)組應(yīng)及時收集、整理、傳遞事故信息，向上級檔案管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)應(yīng)急處置工作進(jìn)展情況，與相關(guān)部門和單位保持密切聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決應(yīng)急處置過程中出現(xiàn)的問題。5.后勤保障后勤保障組應(yīng)做好應(yīng)急處置過程中的物資、設(shè)備、資金等保障工作，確保搶險救援、信息聯(lián)絡(luò)等工作的順利開