PAGE工程資料檔案交接制度一、總則（一）目的為加強公司工程資料檔案管理，確保工程資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，規(guī)范工程資料檔案交接行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位（如建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位、供應(yīng)商等）之間涉及工程資料檔案的交接工作。（三）基本原則1.真實性原則：交接的工程資料檔案必須真實反映工程建設(shè)實際情況。2.完整性原則：確保交接的工程資料檔案齊全、完整，涵蓋工程建設(shè)全過程。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點及時進行資料檔案交接，不得拖延。5.規(guī)范性原則：交接過程應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定的要求。二、工程資料檔案的分類與內(nèi)容（一）前期文件1.項目立項批復(fù)文件。2.可行性研究報告及相關(guān)批復(fù)。3.環(huán)境影響評價報告及批復(fù)。4.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)證件。（二）設(shè)計文件1.初步設(shè)計文件。2.施工圖設(shè)計文件（包括圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知等）。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計、施工方案。2.技術(shù)交底記錄。3.工程測量記錄（如控制點測量、水準(zhǔn)測量、坐標(biāo)測量等）。4.原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件（包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等）。5.施工試驗記錄（如混凝土試塊抗壓強度試驗、鋼筋焊接試驗等）。6.隱蔽工程驗收記錄。7.分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄。8.工程質(zhì)量問題處理記錄。9.施工日志。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則。2.監(jiān)理月報、監(jiān)理季報、監(jiān)理總結(jié)。3.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單。4.工程質(zhì)量評估報告。（五）竣工驗收文件1.單位工程竣工驗收報告。2.工程竣工驗收備案表。3.工程竣工決算報告。4.工程質(zhì)量保修書。（六）其他文件1.工程聲像資料（如照片、錄像等）。2.工程電子檔案（包括電子圖紙、電子文檔等）。三、交接責(zé)任主體（一）公司內(nèi)部部門交接1.資料檔案形成部門負(fù)責(zé)整理、收集本部門產(chǎn)生的工程資料檔案，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.資料檔案接收部門負(fù)責(zé)對接收的資料檔案進行審核、登記，并妥善保管。（二）與外部單位交接1.公司作為資料檔案移交方時，應(yīng)按照合同約定或相關(guān)規(guī)定，向建設(shè)單位、監(jiān)理單位等移交工程資料檔案。移交方負(fù)責(zé)對移交資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.公司作為資料檔案接收方時，應(yīng)按照要求對施工單位、供應(yīng)商等提交的資料檔案進行審核、接收。接收方有權(quán)要求移交方補充完善不符合要求的資料。四、交接流程（一）交接準(zhǔn)備1.移交方應(yīng)提前對擬交接的工程資料檔案進行整理、分類、編目，確保資料齊全、有序。2.準(zhǔn)備好交接清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出資料的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.接收方應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)資料檔案的接收工作，并提前熟悉相關(guān)資料的要求和交接流程。（二）現(xiàn)場交接1.移交方和接收方應(yīng)在約定的時間和地點進行現(xiàn)場交接。2.移交方按照交接清單逐一核對資料檔案，向接收方介紹資料的內(nèi)容和相關(guān)情況。3.接收方對資料進行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交方溝通，要求其補充完善。（三）簽字確認(rèn)1.交接雙方對資料檔案核對無誤后，在交接清單上簽字確認(rèn)。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。2.對于重要資料或涉及金額較大的項目資料交接，可要求雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章或公司公章。（四）資料歸檔1.接收方應(yīng)及時將接收的工程資料檔案按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料妥善保管。2.建立資料檔案臺賬，記錄資料的交接情況，包括交接時間、交接內(nèi)容、交接雙方等信息。五、交接時間要求（一）工程建設(shè)各階段1.在工程開工前，施工單位應(yīng)向建設(shè)單位、監(jiān)理單位移交施工組織設(shè)計、施工方案等前期資料。2.施工過程中，施工單位應(yīng)按照工程進度及時向監(jiān)理單位提交工程測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、施工試驗記錄、隱蔽工程驗收記錄等資料。監(jiān)理單位應(yīng)及時審核，并反饋審核意見。3.分部、分項工程完工后，施工單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄，監(jiān)理單位應(yīng)組織驗收，并出具工程質(zhì)量評估報告。4.單位工程完工后，施工單位應(yīng)向建設(shè)單位提交單位工程竣工驗收報告、工程竣工決算報告等竣工驗收文件。建設(shè)單位組織竣工驗收合格后，施工單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理工程竣工驗收備案手續(xù)，并向建設(shè)單位移交全部工程資料檔案。（二）特殊情況1.如遇工程變更、突發(fā)事件等特殊情況，相關(guān)部門應(yīng)及時整理、移交與事件相關(guān)的資料檔案，確保資料的時效性和完整性。2.因不可抗力等原因?qū)е沦Y料檔案交接延誤的，交接雙方應(yīng)及時溝通，協(xié)商確定新的交接時間，并采取措施確保資料的安全和完整。六、資料檔案的保管與保密（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保工程資料檔案的安全保管。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.按照檔案管理規(guī)定，對工程資料檔案進行分類存放，便于查找和使用。（二）保密措施1.涉及工程資料檔案的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露資料檔案中的機密信息。2.對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施進行保護。3.在資料檔案交接過程中，交接雙方應(yīng)對資料的保密負(fù)責(zé)，不得向無關(guān)人員透露資料內(nèi)容。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對工程資料檔案交接工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門的資料檔案保管情況進行抽查。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受建設(shè)單位、監(jiān)理單位等外部單位對公司工程資料檔案交接工作的監(jiān)督檢查。2.對于外部單位提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況反饋給外部單位。（三）責(zé)任追究1.對在工程資料檔案交接工作中違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致資料檔案缺失、損壞、泄露等問題的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重