PAGE工程合同管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程合同管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程合同的管理及相關(guān)檔案的建立與維護(hù)。包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資采購等各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等行為合法有效。2.統(tǒng)一管理原則工程合同管理檔案工作由公司指定部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.全程跟蹤原則對工程合同從簽訂到履行完畢的全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時收集、整理相關(guān)檔案資料。4.保密原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的合同檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)工程合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作的組織與實(shí)施。2.建立合同臺賬，對合同的基本信息、履行情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.及時收集、整理合同履行過程中的各類文件資料，移交檔案管理部門歸檔。4.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定工程合同管理檔案的歸檔范圍、保管期限、分類標(biāo)準(zhǔn)等管理制度。2.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.建立合同檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，妥善保管合同檔案，確保檔案的安全。5.辦理合同檔案的借閱、查閱、復(fù)制等手續(xù)，對利用情況進(jìn)行登記。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門涉及工程合同的相關(guān)工作，及時將合同簽訂、履行過程中的文件資料提交給合同管理部門。2.在合同履行過程中，各部門應(yīng)積極配合合同管理部門，提供必要的協(xié)助和支持。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本及附件，包括合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)范、圖紙、工程量清單等。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如合同審批表、授權(quán)委托書、談判記錄、會議紀(jì)要等。3.合同履行過程中的文件資料，如工程進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、付款憑證、變更通知、索賠文件等。4.合同變更、終止的相關(guān)文件，如變更協(xié)議、終止協(xié)議、解除合同通知等。5.與合同有關(guān)的其他文件資料，如往來信函、傳真、電子郵件等。（二）收集要求1.合同管理部門應(yīng)在合同簽訂后及時收集相關(guān)文件資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將本部門涉及合同的文件資料提交給合同管理部門，不得拖延或遺漏。3.對于重要合同或涉及重大事項(xiàng)的合同，應(yīng)收集相關(guān)的背景資料、市場調(diào)研文件等，以便全面了解合同的簽訂背景和目的。（三）整理方法1.分類按照合同的性質(zhì)、類別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類，如建筑工程合同、安裝工程合同、設(shè)備采購合同等。2.編號為每份合同檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)合同的年份、類別、順序號等信息，便于管理和查詢。3.編目編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、履行期限、保管期限、密級等信息。4.裝訂將合同文本及附件、相關(guān)文件資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.合同管理部門在合同檔案整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由合同管理部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的合同檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，在移交清單上簽字蓋章，并將檔案存入檔案庫。（二）保管期限1.工程合同檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等具有長期保存價值的合同。3.長期保管的檔案包括一般工程建設(shè)項(xiàng)目的合同，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括臨時性、一次性工程合同，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.對合同檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、合同檔案的利用（一）借閱1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，提供相應(yīng)的合同檔案，并做好借閱登記。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，可到檔案管理部門查閱。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出。2.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）復(fù)制1.因工作需要復(fù)制合同檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對復(fù)制申請表進(jìn)行審核，對符合復(fù)制條件的，按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記。3.復(fù)制的合同檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，以證明其真實(shí)性和有效性。六、合同檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。3.定期對檔案庫進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保檔案的安全。七、合同檔案的信息化管理（一）建立合同檔案管理信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立合同檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理。2.合同檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、歸還等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.合同管理部門應(yīng)及時將合同檔案的相關(guān)信息錄入合同檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)合同檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。2.定期對合同檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對工程合同管理檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.建立工程合同管理檔案工作考核評價機(jī)制，對合同管理部門和檔案管理部門的工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)