PAGE文化傳播檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文化傳播檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司文化傳播工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與文化傳播相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于宣傳資料、活動記錄、媒體報道、品牌建設(shè)資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文化傳播檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司文化傳播活動的實際情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司文化傳播檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司文化傳播檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司文化傳播工作提供參考和支持。（二）各部門職責1.負責本部門文化傳播檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱等。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.積極參加檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文化傳播活動的策劃方案、活動通知、活動總結(jié)、活動照片、視頻等資料。2.公司制作的宣傳資料，如宣傳冊、海報、宣傳單頁、廣告片等。3.公司與媒體合作的相關(guān)資料，包括媒體報道、采訪記錄、合作協(xié)議等。4.公司品牌建設(shè)方面的資料，如品牌標識、品牌故事、品牌傳播案例等。5.公司文化傳播工作的其他相關(guān)資料，如調(diào)研報告、市場分析報告等。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門文化傳播活動中產(chǎn)生的各類資料，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.收集的檔案資料應齊全、完整，能夠準確反映文化傳播活動的全貌。3.檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為宣傳活動類、宣傳資料類、媒體合作類、品牌建設(shè)類等類別。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對重要的檔案資料應進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.公司文化傳播檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司文化傳播工作的重要文件、歷史資料、品牌建設(shè)的核心資料等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括公司文化傳播活動的重要記錄、宣傳資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性的文化傳播資料。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱人應經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應提前與公司檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時應在檔案管理部門工作人員的陪同下進行。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.所在部門負責人簽字同意后，將申請表提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相應的檔案，并將檔案提供給查閱人查閱。4.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門。（三）利用規(guī)定1.檔案管理部門應積極為公司文化傳播工作提供檔案信息服務，根據(jù)利用需求，編制檔案信息資料，供相關(guān)部門和人員參考。2.利用檔案時，應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。3.利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或損壞，應及時向檔案管理部門報告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司文化傳播檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司文化傳播工作提供更加便捷的服務。（二）信息錄入與維護1.檔案管理部門應及時將新收集的檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案信息的準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和可靠性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護措施，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)