PAGE檔案部門(mén)工作約談制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案部門(mén)管理，規(guī)范工作流程，提高工作質(zhì)量與效率，確保檔案工作依法依規(guī)開(kāi)展，特制定本工作約談制度。本制度旨在及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正檔案工作中存在的問(wèn)題，促進(jìn)檔案部門(mén)工作人員認(rèn)真履行職責(zé)，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案部門(mén)全體工作人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案數(shù)字化處理人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：約談工作嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保約談過(guò)程和結(jié)果合法合規(guī)。2.實(shí)事求是原則：以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地對(duì)待約談事項(xiàng)，準(zhǔn)確認(rèn)定問(wèn)題，明確責(zé)任。3.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過(guò)約談，既要指出問(wèn)題，督促整改，又要注重教育引導(dǎo)，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。4.保密性原則：對(duì)約談過(guò)程中涉及的工作秘密、個(gè)人隱私等信息予以嚴(yán)格保密。二、約談主體與對(duì)象（一）約談主體檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的具有豐富經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)的管理人員作為約談主體，負(fù)責(zé)組織實(shí)施約談工作。（二）約談對(duì)象檔案部門(mén)工作人員在工作中出現(xiàn)以下情形之一的，將被列為約談對(duì)象：1.未按照檔案管理工作流程和規(guī)范操作，導(dǎo)致檔案整理混亂、丟失、損壞等問(wèn)題。2.對(duì)檔案的收集、歸檔、保管等工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，存在拖延、積壓等現(xiàn)象。3.在檔案數(shù)字化處理過(guò)程中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、圖像質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題。4.違反檔案安全管理制度，如發(fā)生檔案泄密、火災(zāi)、水災(zāi)等安全事故。5.對(duì)檔案利用服務(wù)工作態(tài)度惡劣，不能及時(shí)、準(zhǔn)確地為用戶提供檔案查閱等服務(wù)。6.不遵守檔案部門(mén)內(nèi)部規(guī)章制度，如考勤紀(jì)律、工作紀(jì)律等，影響工作正常開(kāi)展。7.其他違反檔案管理相關(guān)規(guī)定，需要進(jìn)行提醒、告誡或督促整改的行為。三、約談內(nèi)容與方式（一）約談內(nèi)容1.了解被約談對(duì)象存在問(wèn)題的具體情況，包括問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、造成的影響等。2.分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，如工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、制度執(zhí)行等方面存在的不足。3.明確被約談對(duì)象應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，提出整改要求和期限。4.聽(tīng)取被約談對(duì)象的陳述和申辯，了解其對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和整改的想法。5.對(duì)被約談對(duì)象進(jìn)行思想教育和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性和嚴(yán)肅性。（二）約談方式1.個(gè)別約談：針對(duì)個(gè)別工作人員出現(xiàn)的問(wèn)題，由約談主體與被約談對(duì)象進(jìn)行一對(duì)一的談話。談話地點(diǎn)可選擇在檔案部門(mén)辦公室或其他適宜的場(chǎng)所。2.集體約談：當(dāng)多名工作人員存在類似問(wèn)題或需要強(qiáng)調(diào)某項(xiàng)重要工作要求時(shí)，可組織集體約談。集體約談?dòng)杉s談主體主持，全體相關(guān)工作人員參加。四、約談程序（一）約談準(zhǔn)備1.問(wèn)題收集：通過(guò)日常工作檢查、用戶反饋、數(shù)據(jù)分析等途徑，收集發(fā)現(xiàn)工作人員存在的問(wèn)題線索，并進(jìn)行初步梳理和核實(shí)。2.確定約談對(duì)象和時(shí)間：根據(jù)問(wèn)題核實(shí)情況，確定被約談對(duì)象，并提前與被約談對(duì)象溝通約談時(shí)間，確保其有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。3.制定約談提綱：約談主體根據(jù)問(wèn)題情況，制定詳細(xì)的約談提綱，明確約談的重點(diǎn)內(nèi)容和需了解的事項(xiàng)。（二）約談實(shí)施1.開(kāi)場(chǎng)說(shuō)明：約談開(kāi)始時(shí)，約談主體向被約談對(duì)象說(shuō)明約談的目的、依據(jù)和主要內(nèi)容，告知其應(yīng)如實(shí)陳述情況，并對(duì)談話內(nèi)容保密。2.問(wèn)題闡述：約談主體按照約談提綱，詳細(xì)指出被約談對(duì)象存在的問(wèn)題，要求其對(duì)問(wèn)題進(jìn)行確認(rèn)，并說(shuō)明問(wèn)題產(chǎn)生的過(guò)程和原因。3.聽(tīng)取陳述與申辯：被約談對(duì)象就問(wèn)題進(jìn)行陳述和申辯，可提供相關(guān)證據(jù)或解釋說(shuō)明。約談主體認(rèn)真聽(tīng)取其意見(jiàn)，必要時(shí)進(jìn)行追問(wèn)和引導(dǎo)。4.分析與指導(dǎo)：約談主體對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，幫助被約談對(duì)象認(rèn)識(shí)問(wèn)題的嚴(yán)重性和危害性，同時(shí)給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作建議，明確整改方向和措施。5.記錄與簽字：約談過(guò)程中，安排專人做好記錄，記錄內(nèi)容包括約談時(shí)間、地點(diǎn)、約談主體、被約談對(duì)象、問(wèn)題描述、被約談對(duì)象陳述申辯情況、整改要求等。約談結(jié)束后，約談?dòng)涗浗?jīng)被約談對(duì)象確認(rèn)無(wú)誤后簽字。（三）約談結(jié)果處理1.整改要求：根據(jù)約談情況，約談主體向被約談對(duì)象下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改事項(xiàng)、整改期限和整改標(biāo)準(zhǔn)。整改通知書(shū)應(yīng)加蓋檔案部門(mén)公章，并送達(dá)被約談對(duì)象。2.跟蹤檢查：在整改期限內(nèi)，約談主體對(duì)被約談對(duì)象的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，可通過(guò)實(shí)地查看、查閱資料、聽(tīng)取匯報(bào)等方式，了解整改工作進(jìn)展。3.結(jié)果評(píng)估：整改期限屆滿后，約談主體對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。如整改到位，問(wèn)題得到有效解決，則本次約談結(jié)束；如整改不到位，約談主體可根據(jù)情況再次組織約談，或采取其他進(jìn)一步的措施，如給予相應(yīng)的紀(jì)律處分等。五、約談?dòng)涗浥c檔案管理（一）約談?dòng)涗浺?.約談?dòng)涗洃?yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，客觀反映約談過(guò)程和內(nèi)容。記錄語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免使用模糊、歧義的表述。2.記錄人員應(yīng)使用統(tǒng)一的記錄格式，確保記錄規(guī)范、整齊。記錄內(nèi)容應(yīng)包括約談的每一個(gè)環(huán)節(jié)，特別是被約談對(duì)象的重要陳述和申辯內(nèi)容。3.約談?dòng)涗浶杞?jīng)被約談對(duì)象簽字確認(rèn)，如被約談對(duì)象對(duì)記錄內(nèi)容有異議，應(yīng)允許其當(dāng)場(chǎng)提出修改意見(jiàn)，記錄人員核實(shí)后進(jìn)行修改，并再次簽字確認(rèn)。（二）約談檔案管理1.將每次約談的相關(guān)材料，包括約談?dòng)涗?、整改通知?shū)、整改報(bào)告等，按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、歸檔。2.約談檔案應(yīng)分類存放，便于查找和查閱。同時(shí)，建立電子檔案?jìng)浞?，確保檔案信息的安全和長(zhǎng)期保存。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱約談檔案。如因工作需要查閱，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并做好查閱記錄。六、監(jiān)督與保障（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案部門(mén)內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、資深檔案管理人員等組成。監(jiān)督小組定期對(duì)約談制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保約談工作公正、公平、有效開(kāi)展。2.接受公司/組織內(nèi)部其他部門(mén)和員工的監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)約談工作存在違規(guī)行為或不合理情況，可向檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人或上級(jí)主管部門(mén)反映。（二）保障措施1.公司/組織為檔案部門(mén)開(kāi)展約談工作提供必要的人力、物力和財(cái)力支持。確保約談主體有足夠的時(shí)間和精力投入到約談工作中，配備必要的辦公設(shè)備和場(chǎng)所用于約談?dòng)涗浐蜋n案管理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案部門(mén)工作人員的培訓(xùn)，提高其對(duì)約談制度的認(rèn)識(shí)和理解，掌握約談工作的方法和技巧，確保約談工作