PAGE抓制度促檔案安全管理一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準確性和保密性，保障公司各項工作的正常開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等過程中的安全管理活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，采取有效措施預(yù)防和控制各類安全風(fēng)險，確保檔案實體和信息的安全。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的規(guī)章制度，依法開展檔案安全管理工作。3.全面管理原則：涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，對檔案的全過程進行全面、系統(tǒng)的安全管理，做到不留死角。4.預(yù)防為主原則：強化安全意識，注重日常防范，建立健全安全預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，將安全事故消滅在萌芽狀態(tài)。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合安全管理要求。3.負責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的存放、保管條件維護、安全設(shè)施檢查等，保障檔案實體安全。4.組織開展檔案信息安全管理工作，采取技術(shù)和管理措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。5.定期對公司檔案安全狀況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。6.負責(zé)對涉及檔案安全事故的調(diào)查處理，及時向上級主管部門報告，并配合相關(guān)部門做好后續(xù)工作。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門負責(zé)人為本部門檔案安全管理工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案的安全。2.明確本部門檔案管理人員，負責(zé)具體實施檔案管理工作，嚴格按照公司檔案管理制度要求，做好檔案的日常保管和利用工作。3.對本部門員工進行檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識，規(guī)范員工在檔案形成、使用過程中的行為。4.配合公司檔案管理部門做好檔案安全檢查、評估等工作，及時整改存在的問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行崗位職責(zé),嚴格遵守檔案安全管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案的完整性和準確性。3.做好檔案的庫房管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如霉變、蟲蛀、破損等。4.負責(zé)檔案信息系統(tǒng)的操作和維護，嚴格遵守信息安全規(guī)定，防止檔案信息泄露和丟失。5.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作，確保檔案的合理利用和安全歸還。6.參與檔案安全培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和安全意識。三、檔案收集與整理安全管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和要求，確保本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料及時收集齊全。2.檔案收集過程中要注意保護文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀檔案。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時進行收集，并指定專人負責(zé)，確保檔案資料的準確性和及時性。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的檔案進行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理。2.在整理過程中，要認真核對檔案內(nèi)容，確保檔案信息準確無誤。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，進行補充、修正或完善。3.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則,采用統(tǒng)一的裝訂方式，確保檔案整齊、牢固。同時，要編制清晰、準確的檔案目錄，便于查找和檢索。四、檔案保管安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，并遠離火源、水源、污染源等。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等安全防護設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備完好有效。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案類別和保管期限進行合理排列，便于檔案的存放和查找。檔案架（柜）應(yīng)牢固、整潔，符合檔案保管要求。4.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進行記錄和調(diào)控。（二）檔案實體保管1.檔案應(yīng)按照不同的保管期限進行分類存放，便于管理和查閱。對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入庫房的，必須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并進行登記。進入庫房人員應(yīng)遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保電子檔案的長期保存和數(shù)據(jù)安全。2.對電子檔案進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.加強電子檔案的訪問控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴格限制無關(guān)人員對電子檔案的訪問。同時，要做好電子檔案的加密、防病毒等安全防護工作，防止電子檔案被篡改、泄露或損壞。五、檔案利用安全管理（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案進行登記，明確借閱人、借閱時間、借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍，不得在檔案上進行任何形式的標記或損壞。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告并承擔相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案復(fù)制1.確因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。2.檔案管理人員應(yīng)對復(fù)制的檔案進行登記，記錄復(fù)制時間、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。3.復(fù)制檔案應(yīng)嚴格控制數(shù)量，不得隨意擴大復(fù)制范圍。復(fù)制后的檔案應(yīng)按照檔案管理要求進行妥善保管，不得用于非工作目的。六、檔案安全檢查與評估（一）安全檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案實體保管、檔案信息安全、檔案利用管理等方面。2.安全檢查可分為日常檢查、定期檢查和專項檢查。日常檢查由檔案管理人員負責(zé)，每天對檔案庫房及檔案保管情況進行巡查；定期檢查每季度進行一次，由檔案管理部門負責(zé)人帶隊，對檔案安全狀況進行全面檢查；專項檢查根據(jù)實際情況不定期開展，針對檔案管理中的重點問題或突發(fā)事件進行專項檢查。3.每次安全檢查應(yīng)做好記錄，詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達《安全隱患整改通知書》，明確整改責(zé)任部門和整改期限，跟蹤督促整改落實情況。（二）安全評估1.公司檔案管理部門應(yīng)每年對檔案安全管理工作進行一次全面評估，評估內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案安全設(shè)施設(shè)備的運行狀況、檔案安全事故的發(fā)生情況等。2.安全評估可采用自我評估和外部評估相結(jié)合的方式。自我評估由檔案管理部門組織實施，對本部門檔案安全管理工作進行全面總結(jié)和分析；外部評估可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行，對公司檔案安全管理工作進行專業(yè)指導(dǎo)和評估。3.根據(jù)安全評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，針對存在的問題制定改進措施，不斷完善檔案安全管理工作，提高檔案安全管理水平。七、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急組織機構(gòu)與職責(zé)1.成立檔案安全應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，檔案管理部門負責(zé)人擔任副組長，各相關(guān)部門負責(zé)人為成員。應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和指揮檔案安全應(yīng)急處置工作。2.應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在檔案管理部門，負責(zé)日常應(yīng)急管理工作的組織協(xié)調(diào)和具體實施。辦公室主任由檔案管理部門負責(zé)人兼任。3.明確各成員在應(yīng)急處置工作中的職責(zé)，確保應(yīng)急工作有序開展。如組長負責(zé)全面指揮應(yīng)急處置工作，協(xié)調(diào)各方資源；副組長協(xié)助組長開展工作，負責(zé)具體應(yīng)急措施的組織實施；各成員按照分工負責(zé)相應(yīng)的應(yīng)急處置任務(wù)，如搶險救援、信息收集與報送、后勤保障等。（二）應(yīng)急預(yù)案制定與演練1.檔案管理部門應(yīng)制定完善的檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的基本原則和程序、應(yīng)急組織機構(gòu)及職責(zé)、應(yīng)急響應(yīng)機制、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司實際情況定期進行修訂和完善。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、信息系統(tǒng)故障、檔案丟失或被盜等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。通過演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高員工的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。演練結(jié)束后，應(yīng)對演練效果進行評估，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題及時對應(yīng)急預(yù)案進行調(diào)整和完善。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取有效的應(yīng)急處置措施。如發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)立即組織人員疏散，使用消防器材進行滅火，并及時報警；發(fā)生水災(zāi)，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)移檔案，采取排水、除濕等措施，減少檔案損失；發(fā)生信息系統(tǒng)故障，應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)人員進行搶修，恢復(fù)檔案信息系統(tǒng)的正常運行；發(fā)生檔案丟失或被盜，應(yīng)立即保護現(xiàn)場，及時報告公安機關(guān)，并對相關(guān)情況進行調(diào)查和處理。2.在應(yīng)急處置過程中，要及時收集和掌握事故信息，向上級主管部門報告事故情況，并按照規(guī)定做好信息發(fā)布工作，確保信息準確、及時、公開。3.應(yīng)急處置結(jié)束后，要對事故原因進行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，防止類似事故再次發(fā)生。同時，要對應(yīng)急處置過程中涉及的檔案進行清理、修復(fù)和重新歸檔，確保檔案的完整性和可用性。八、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃制定檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案安全管理工作的實際需要，制定年度檔案安全培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)計劃應(yīng)涵蓋檔案安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作技能、應(yīng)急處置知識等方面，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實用性。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展檔案安全培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。2.定期邀請檔案管理專家或相關(guān)部門的專業(yè)人員進行授課，對檔案管理人員和涉及檔案工作的員工進行系統(tǒng)的檔案安全知識培訓(xùn)，增強員工的安全意識和業(yè)務(wù)能力。3.結(jié)合實際工作案例，對員工進行檔案安全警示教育，使員工深刻認識檔案安全事