PAGE物業(yè)檔案制度管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理、服務(wù)及企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）定義1.物業(yè)檔案：指在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括物業(yè)規(guī)劃建設(shè)資料、業(yè)主及物業(yè)使用人資料、物業(yè)日常管理資料等。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的負(fù)責(zé)物業(yè)檔案集中管理的部門，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保物業(yè)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定物業(yè)檔案管理的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立物業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.為公司各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.組織開展物業(yè)檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好物業(yè)檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，按照規(guī)定程序借閱檔案，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)本部門形成的檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，及時(shí)糾正不符合要求的文件材料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.不斷學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案管理技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量。4.積極參與檔案管理創(chuàng)新，提出合理化建議，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)規(guī)劃建設(shè)階段形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.業(yè)主及物業(yè)使用人資料，包括業(yè)主登記表、身份證復(fù)印件、購(gòu)房合同、租賃合同等。3.物業(yè)日常管理資料，包括物業(yè)租賃合同、物業(yè)服務(wù)合同、維修養(yǎng)護(hù)記錄、安全巡查記錄、環(huán)境衛(wèi)生記錄、投訴處理記錄等。4.其他與物業(yè)管理活動(dòng)有關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集到的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照物業(yè)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類檔案、房屋及設(shè)施設(shè)備管理類檔案、公共秩序維護(hù)類檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理類檔案、綠化管理類檔案、客戶服務(wù)類檔案等類別。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，每卷厚度適中，一般不超過20mm。3.排列：按照檔案的類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.編號(hào)：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)規(guī)劃建設(shè)資料、重要的合同協(xié)議、涉及公司重大利益的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括物業(yè)日常管理中的重要文件、維修養(yǎng)護(hù)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的記錄等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在物業(yè)管理、服務(wù)、決策等工作中需要查閱檔案的。2.業(yè)主及物業(yè)使用人因辦理相關(guān)業(yè)務(wù)需要查閱檔案的。3.政府有關(guān)部門、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱檔案的。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者應(yīng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案材料的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)、查閱頁數(shù)、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案歸還1.借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)在檔案歸還后，及時(shí)將檔案歸還原位，并更新檔案利用登記信息。六．檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則。2.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合分析和判斷。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，如已失去保存價(jià)值，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。3.對(duì)于涉及公司重大利益、重要?dú)v史事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)