PAGE項目管理項目檔案制度一、總則（一）目的為加強公司項目管理過程中項目檔案的規(guī)范化管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項目決策、運營管理、經(jīng)驗總結及知識傳承提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項目，包括但不限于工程項目、研發(fā)項目、營銷項目、服務項目等從項目啟動至項目結束全過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：項目檔案應如實反映項目實施過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集項目各階段產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性，涵蓋項目前期規(guī)劃、項目執(zhí)行、項目驗收等各個環(huán)節(jié)。3.系統(tǒng)性原則：對項目檔案進行科學分類、整理和編號，使其具有內(nèi)在邏輯性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及公司機密和敏感信息的項目檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.及時性原則：項目檔案形成后應及時收集、整理和歸檔，確保檔案與項目進展同步，避免文件積壓和丟失。二、項目檔案管理職責（一）項目管理部門職責1.負責組織、協(xié)調(diào)項目檔案的收集、整理、歸檔工作，明確項目檔案管理的責任人及職責分工。2.對項目團隊成員進行項目檔案管理培訓，提高其檔案意識和歸檔技能。3.在項目實施過程中，監(jiān)督項目檔案的形成情況，確保項目文件資料的及時、準確收集。4.審核項目檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案提出整改意見，督促相關人員進行完善。（二）項目文檔管理員職責1.具體負責項目檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整理符合規(guī)范要求。2.建立項目檔案臺賬，詳細記錄項目檔案的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.按照檔案保管期限要求，對項目檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全無損。4.根據(jù)項目管理部門或其他部門的需求，及時提供項目檔案的查閱、借閱服務，并做好相關登記工作。（三）項目團隊成員職責1.在項目實施過程中，按照項目檔案管理要求，及時將各自工作中形成的文件資料整理齊全，移交項目文檔管理員。2.對所提供文件資料的真實性、準確性負責，確保檔案內(nèi)容能夠真實反映項目工作實際情況。3.配合項目文檔管理員和項目管理部門做好項目檔案的整理、歸檔及其他相關工作。（四）其他部門職責1.涉及項目的各職能部門，如財務、法務、人力資源等，應在各自職責范圍內(nèi)，協(xié)助項目管理部門做好項目檔案管理工作，提供相關業(yè)務文件資料。2.在項目驗收等環(huán)節(jié)，對項目檔案的完整性和合規(guī)性進行審核，提出意見和建議。三、項目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項申請、可行性研究報告、項目批復文件、項目招投標文件、合同協(xié)議等。2.項目執(zhí)行過程文件：技術文件：設計圖紙、技術方案、技術交底記錄、試驗檢測報告、技術變更文件等。管理文件：項目進度計劃、項目周報、月報、會議紀要、工作指令、質(zhì)量安全檢查記錄等。商務文件：物資采購合同、設備租賃合同、費用報銷憑證、發(fā)票等。其他文件：與項目相關的來往信函、電子郵件、電話記錄、影像資料等。3.項目驗收文件：項目驗收申請、驗收報告、驗收意見、整改記錄等。（二）收集要求1.項目團隊成員應在文件資料形成后及時提交給項目文檔管理員，確保文件資料的及時性和完整性。2.對于重要文件資料，如合同協(xié)議、技術方案等，應提交原件，并確保文件清晰、完整、有效。如有特殊情況需提交復印件，應注明原件存放處，并經(jīng)相關負責人簽字確認。3.項目文檔管理員應定期對項目文件資料進行收集，對于未按時提交的，應及時督促相關人員提交。（三）整理原則1.項目檔案應按照項目階段、文件類別進行分類整理，確保檔案分類清晰、層次分明。2.每份文件資料應單獨編號，編號應具有唯一性，便于識別和查找。3.對文件資料進行裝訂時，應保持文件的順序和完整性，采用統(tǒng)一規(guī)格的裝訂材料，確保裝訂牢固、整齊美觀。（四）整理方法1.分類：按照項目前期、項目執(zhí)行、項目驗收等階段，將項目檔案分為不同類別，每個類別下再根據(jù)文件性質(zhì)進一步細分，如項目執(zhí)行階段可分為技術文件、管理文件、商務文件等。2.編號：采用“項目編號檔案類別編號順序號”的編號方式。項目編號由公司統(tǒng)一規(guī)定，檔案類別編號根據(jù)檔案分類確定，順序號為該類別下文件的流水號。例如，項目編號為PM202301的項目，其技術文件中的第一份圖紙編號為PM202301J001。3.編目：編制項目檔案目錄，目錄應包括檔案編號、文件名稱、日期、頁數(shù)、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、項目檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項目文檔管理員對整理好的項目檔案進行審核，確保檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將項目檔案按照類別和編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標明項目名稱、檔案類別、起止日期等信息。3.將檔案盒存放在專門的檔案庫房中，并按照檔案類別和保管期限進行排列上架，便于存放和查找。4.同時，在項目檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案相關信息，建立電子檔案索引，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的關聯(lián)管理，方便快速查詢和利用。（二）保管期限劃分1.永久保管：涉及公司核心機密、重大歷史事件、重要資產(chǎn)權益等具有長期保存價值的項目檔案，如公司重大項目的立項批復文件、核心技術資料、重要合同協(xié)議等。2.長期保管：保管期限為[X]年的項目檔案，主要包括項目執(zhí)行過程中形成的重要技術文件、項目總結報告、財務審計資料等，這些文件對公司的長期發(fā)展和業(yè)務運營具有一定的參考價值。3.短期保管：保管期限為[X]年的項目檔案，如一般性的項目周報、月報、會議紀要等，這些文件在項目結束后較短時間內(nèi)可能仍有一定的查閱需求，但隨著時間推移重要性逐漸降低。（三）保管要求1.檔案庫房要求：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全保管。庫房溫度應保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應保持在[適宜濕度范圍]。庫房內(nèi)應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。2.檔案存放要求：檔案應分類存放，不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和查閱。檔案盒應排列整齊，標識清晰，便于快速查找。對于電子檔案，應定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案檢查要求：定期對項目檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、完整性、準確性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、信息錯誤等，應及時采取措施進行修復、補充或更正。建立檔案檢查記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查結果及處理情況等信息。五、項目檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目檔案時，應填寫《項目檔案查閱申請表》，注明查閱項目名稱、檔案類別、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交給項目管理部門負責人審核，審核通過后，由項目管理部門負責人簽字批準。3.申請人持批準后的申請表到項目文檔管理員處查閱檔案，項目文檔管理員應根據(jù)申請表提供相應的檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱，確保檔案安全。4.查閱完畢后，申請人應在《項目檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況，項目文檔管理員應及時將檔案歸還原位。（二）借閱流程1.因工作需要借閱項目檔案時，借閱人應填寫《項目檔案借閱申請表》，詳細說明借閱項目名稱、檔案類別、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請表提交給項目管理部門負責人審批，審批通過后，由項目管理部門負責人簽字批準，并注明允許借閱的檔案范圍和期限。3.借閱人持批準后的申請表到項目文檔管理員處辦理借閱手續(xù)，項目文檔管理員應根據(jù)申請表提供相應的檔案，并與借閱人簽訂《項目檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權利和義務，包括按時歸還檔案、妥善保管檔案、不得擅自轉借他人、不得泄露檔案內(nèi)容等。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，項目文檔管理員應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應及時報告項目管理部門，并追究借閱人的責任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司機密和敏感信息的項目檔案，未經(jīng)公司高層領導批準，不得查閱和借閱。2.查閱和借閱項目檔案時，應嚴格遵守公司保密制度，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應經(jīng)項目管理部門負責人批準，并注明用途和份數(shù)。3.項目檔案原則上僅供公司內(nèi)部人員查閱和借閱，如因特殊情況需要提供給外部單位或個人，應按照公司相關規(guī)定進行審批，并簽訂保密協(xié)議。六、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的項目檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結果準確可靠。（二）鑒定組織成立項目檔案鑒定小組，由項目管理部門負責人、檔案管理人員、相關業(yè)務專家等組成。鑒定小組負責對項目檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，確保檔案內(nèi)容真實、有效。2.評估檔案的歷史價值和現(xiàn)實利用價值，判斷檔案是否仍具有保存意義。3.檢查檔案的保管狀況，對于損壞嚴重、無法修復的檔案，應考慮予以銷毀。（四）銷毀流程1.鑒定小組根據(jù)鑒定結果提出檔案銷毀清單，清單應包括檔案編號、文件名稱、日期、保管期限等詳細信息。2.將銷毀清單提交給公司分管領導審