PAGE檔案工作制度流程模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本檔案工作制度流程模板。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整無(wú)缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)的檔案工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.負(fù)責(zé)組織檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定提供檔案資料，并做好登記和跟蹤管理。7.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，辦理檔案移交、接收等相關(guān)手續(xù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門(mén)移交本部門(mén)應(yīng)歸檔的檔案資料。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借檔案資料。5.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部門(mén)申請(qǐng)查閱、借閱檔案資料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書(shū)檔案：包括公司紅頭文件、各類通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、工資檔案、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)合同等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、項(xiàng)目管理檔案、客戶服務(wù)檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。具體分類如下：市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、廣告宣傳資料、銷(xiāo)售合同、客戶信息等。項(xiàng)目管理檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。客戶服務(wù)檔案：包括客戶投訴記錄、客戶反饋意見(jiàn)、服務(wù)協(xié)議、服務(wù)記錄等。技術(shù)研發(fā)檔案：包括研發(fā)項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果報(bào)告、專利證書(shū)等。5.其他檔案：包括公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、證照年檢資料、固定資產(chǎn)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方法。2.全宗號(hào)：為公司代碼，由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一編制。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)，用兩位數(shù)字表示。例如，文書(shū)檔案目錄號(hào)為“01”，人事檔案目錄號(hào)為“02”，財(cái)務(wù)檔案目錄號(hào)為“03”，業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào)為“04”，其他檔案目錄號(hào)為“05”。4.案卷號(hào)：根據(jù)檔案整理的順序，每一卷檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)案卷號(hào)，用三位數(shù)字表示。5.件號(hào)：對(duì)于以“件”為單位整理的檔案，每一件檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)件號(hào)，用兩位數(shù)字表示。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的日常收集工作。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)和電子兩種版本。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的檔案資料移交綜合管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。（二）檔案整理1.綜合管理部門(mén)檔案管理人員收到各部門(mén)移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)案卷封面和備考表。3.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人信息、履歷、工資檔案、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)合同等類別進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案袋，并填寫(xiě)檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等類別進(jìn)行分類整理，按照年度和保管期限分別裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)檔案封面和備考表。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點(diǎn)，按照項(xiàng)目周期、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷，并填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。6.其他檔案應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，分別進(jìn)行整理，如聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類標(biāo)注，電子檔案應(yīng)按照文件格式、存儲(chǔ)位置等進(jìn)行整理編目。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次排列上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立電子檔案目錄。3.對(duì)于重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)建立副本或備份，分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以確保檔案的安全。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性和可讀性。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。6.檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久保管、定期保管兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門(mén)審批。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并按照規(guī)定提供檔案資料。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、頁(yè)數(shù)等信息。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、目的、期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門(mén)審批。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、借閱人等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或逾期未歸還等情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定，提出存毀意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人等信息，由監(jiān)督人和銷(xiāo)毀人簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》等相關(guān)資料歸檔保存，以備查考。八、電子檔案管理（一）電子檔案的形成與收集1.公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，盡量采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等。3.電子文件應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子文件夾，并命名規(guī)范，便于查找和管理。（二）電子檔案的歸檔與存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件及其相關(guān)元數(shù)據(jù)一并歸檔保存。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、格式、大小等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與主存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，異地保存。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索、借閱、利用等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限訪問(wèn)相應(yīng)的電子檔案。（三）電子檔案的利用與維護(hù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱電子檔案時(shí)，應(yīng)按照電子檔案管理系統(tǒng)的操作流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批，經(jīng)批準(zhǔn)后在系統(tǒng)中查閱或下載電子檔案。2.電子檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保