PAGE檔案責(zé)任追究工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，明確檔案工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任，規(guī)范檔案責(zé)任追究行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的責(zé)任界定與追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保責(zé)任追究工作合法合規(guī)。2.實(shí)事求是原則：以事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確認(rèn)定責(zé)任主體和責(zé)任程度，客觀公正地進(jìn)行責(zé)任追究。3.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過(guò)責(zé)任追究，達(dá)到教育員工、規(guī)范行為、改進(jìn)工作的目的，同時(shí)注重對(duì)相關(guān)人員的教育和培訓(xùn)，提高檔案管理意識(shí)和水平。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)公司檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理知識(shí)和技能。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)依據(jù)和資料。4.在檔案利用過(guò)程中，遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.做好檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等，確保檔案存放有序、查找方便。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保障檔案的安全與完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。5.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和建議。三、檔案形成與收集責(zé)任（一）文件材料形成要求1.公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，必須符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)要求，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，字跡清晰、圖表工整，簽字蓋章手續(xù)完備。（二）收集責(zé)任1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保在工作過(guò)程中及時(shí)收集各類(lèi)文件材料，不得遺漏。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)指定專(zhuān)人跟蹤收集，確保材料的完整性。3.員工在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)將本人保管的文件材料全部移交至所在部門(mén)的檔案管理人員，不得私自留存。四、檔案整理責(zé)任（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照公司檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、編目。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.對(duì)破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)字跡模糊或易褪變的文件材料，應(yīng)進(jìn)行字跡加固處理。（二）責(zé)任追究1.如發(fā)現(xiàn)檔案整理不符合要求，導(dǎo)致檔案混亂、難以查找利用的，由檔案管理人員負(fù)責(zé)重新整理，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育或處罰。2.在檔案整理過(guò)程中，故意隱瞞、篡改檔案內(nèi)容或丟失重要文件材料的，按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅追究責(zé)任。五、檔案保管責(zé)任（一）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存放安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告處理。（二）責(zé)任追究1.因檔案保管不善，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生的，由檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。根據(jù)損失程度，給予警告、罰款、降職等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。2.如因不可抗力等特殊原因造成檔案損失的，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。對(duì)因工作失誤導(dǎo)致未能及時(shí)采取有效措施的，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案利用責(zé)任（一）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等。3.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（二）責(zé)任追究1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱檔案的，給予批評(píng)教育，并責(zé)令其歸還檔案。如造成檔案損壞、丟失或泄密的，依法追究其責(zé)任。2.查閱、借閱人員違反檔案利用規(guī)定，擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借檔案或逾期不歸還檔案的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、停職等處罰；造成嚴(yán)重后果的，依法追究法律責(zé)任。3.檔案管理人員在檔案利用過(guò)程中，未按規(guī)定辦理手續(xù)或擅自擴(kuò)大檔案利用范圍的，給予批評(píng)教育或相應(yīng)的紀(jì)律處分。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀責(zé)任（一）鑒定要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。（二）銷(xiāo)毀責(zé)任1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案鑒定小組的監(jiān)督下實(shí)施銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等。3.如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷(xiāo)毀檔案或銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中存在弄虛作假行為的，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用等情況。2.各部門(mén)應(yīng)定期開(kāi)展自查自糾工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，并將自查情況報(bào)告檔案管理部門(mén)。（二）外部監(jiān)督1.積極接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見(jiàn)和建議及時(shí)整改落實(shí)。2.主動(dòng)配合審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)對(duì)檔案管理工作的審計(jì)和監(jiān)督，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)檔案管理工作檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和期限。2.各部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，認(rèn)真組織整改，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理部門(mén)。對(duì)整改不力的部門(mén)和個(gè)人，將進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)責(zé)任。九、責(zé)任追究方式與程序（一）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)違反檔案管理規(guī)定情節(jié)較輕的人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤行為。2.警告：對(duì)違反檔案管理規(guī)定，造成一定影響的人員，給予警告處分，督促其提高檔案管理意識(shí)。3.罰款：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度和造成的損失，對(duì)相關(guān)人員處以一定金額的罰款。4.降職：對(duì)因工作失誤導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)重大問(wèn)題，影響公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的人員，給予降職處分。5.辭退：對(duì)嚴(yán)重違反檔案管理規(guī)定，給公司造成重大損失或不良影響的人員，予以辭退。6.法律責(zé)任：對(duì)違反法律法規(guī)，構(gòu)成犯罪的人員，依法追究其刑事責(zé)任。（二）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：通過(guò)內(nèi)部監(jiān)督檢查、外部審計(jì)、舉報(bào)投訴等途徑發(fā)現(xiàn)檔案管理中的違規(guī)行為或問(wèn)題。2.調(diào)查核實(shí)：由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)材料。3.提出意見(jiàn)：根據(jù)調(diào)查核實(shí)情況，檔案管理部門(mén)提出責(zé)任追究意見(jiàn)，明確責(zé)任主體、責(zé)任程度和追究方式。4.審批決定：責(zé)任追究意見(jiàn)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批結(jié)果作出責(zé)任追究決定。5.通知執(zhí)行：將責(zé)任追究決定通知相關(guān)部門(mén)和人員，并監(jiān)督執(zhí)行。6.申訴處理：被追究責(zé)任