PAGE科技檔案資料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案資料的科學(xué)管理，確?？萍紮n案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案資料在公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及科技檔案資料管理的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、技術(shù)支持部門等。（三）定義1.科技檔案資料：指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、設(shè)備引進(jìn)等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.保管期限：根據(jù)科技檔案資料的重要程度、價(jià)值大小等因素，確定其保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。3.密級(jí)：根據(jù)科技檔案資料的保密程度，分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司科技檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，各部門負(fù)責(zé)本部門科技檔案資料的收集、整理和移交。2.完整性原則：確?？萍紮n案資料的完整，全面反映公司科技活動(dòng)的全過程。3.準(zhǔn)確性原則：科技檔案資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。4.安全性原則：采取有效措施，確?？萍紮n案資料的安全，防止檔案資料的損壞、丟失和泄密。二、科技檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告、鑒定證書等。2.產(chǎn)品檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說明書、用戶手冊(cè)等。3.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等。4.技術(shù)改造檔案：包括技術(shù)改造項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、改造方案、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.引進(jìn)技術(shù)檔案：包括引進(jìn)技術(shù)合同、技術(shù)資料、消化吸收?qǐng)?bào)告等。6.其他科技檔案資料：如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、專利文件、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)科技檔案資料的收集工作，確保檔案資料收集的及時(shí)性和完整性。2.科技檔案資料應(yīng)隨項(xiàng)目或工作進(jìn)程同步形成，做到邊工作、邊積累、邊整理。3.對(duì)歸檔的科技檔案資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照科技檔案資料的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，形成科學(xué)合理的分類體系。2.編號(hào)：對(duì)每一份科技檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制科技檔案資料目錄，包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限、密級(jí)等信息。4.裝訂：對(duì)紙張較大或較多的科技檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊和牢固。三、科技檔案資料的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。2.產(chǎn)品檔案應(yīng)在產(chǎn)品定型后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。3.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。4.技術(shù)改造檔案應(yīng)在改造項(xiàng)目驗(yàn)收合格后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。5.引進(jìn)技術(shù)檔案應(yīng)在引進(jìn)技術(shù)合同執(zhí)行完畢后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。6.其他科技檔案資料應(yīng)在形成后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的科技檔案資料應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目齊全、裝訂整齊。2.歸檔的科技檔案資料應(yīng)一式兩份，一份由公司檔案管理部門保管，一份由形成部門留存?zhèn)洳椤?.對(duì)重要的科技檔案資料，應(yīng)同時(shí)保存電子版本，電子版本應(yīng)與紙質(zhì)版本內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份。（三）移交手續(xù)1.各部門應(yīng)在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，將整理好的科技檔案資料移交公司檔案管理部門。2.移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫科技檔案資料移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的科技檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。四、科技檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放科技檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管方式1.科技檔案資料應(yīng)按照保管期限和密級(jí)進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)科技檔案資料，應(yīng)采用豎放的方式排列，避免檔案資料的彎曲和變形。3.對(duì)電子科技檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）保管期限與密級(jí)變更1.科技檔案資料的保管期限和密級(jí)應(yīng)根據(jù)其重要程度、價(jià)值大小等因素進(jìn)行定期評(píng)估和調(diào)整。2.如需變更保管期限或密級(jí)，應(yīng)填寫科技檔案資料保管期限與密級(jí)變更申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)實(shí)施。（四）檔案清查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科技檔案資料進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫科技檔案資料清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、清查范圍、清查結(jié)果、存在問題及處理情況等。五、科技檔案資料的利用（一）利用原則1.科技檔案資料的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案資料的安全和完整。2.利用科技檔案資料應(yīng)填寫科技檔案資料利用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱或復(fù)制。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱科技檔案資料的，應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，并遵守查閱規(guī)定。2.借閱：因工作需要借閱科技檔案資料的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制科技檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)科技檔案資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、科技檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立科技檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)科技檔案資料的鑒定工作。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。2.檔案資料的保管期限和密級(jí)是否合理。3.檔案資料是否已失去保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的科技檔案資料進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫科技檔案資料鑒定申請(qǐng)表。2.科技檔案資料鑒定小組對(duì)檔案管理部門提交的鑒定申請(qǐng)表進(jìn)行審核，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地查看和論證。3.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的科技檔案資料，應(yīng)填寫科技檔案資料銷毀清單，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)科技檔案資料，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子科技檔案資料，應(yīng)采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)科技檔案資料的銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀清單等，記錄應(yīng)保存[X]年。七、保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等機(jī)密信息以及絕密級(jí)科技檔案資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制接觸范圍。2.接觸機(jī)密科技檔案資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（二）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)電子科技檔案資料，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.檔案管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確?？萍紮n案資料的安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門科技檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查應(yīng)形成記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。