PAGE公司會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司總部及其所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本規(guī)章制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，根據(jù)會(huì)計(jì)科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、費(fèi)用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品備查簿等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.會(huì)計(jì)報(bào)表附注，對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表中列示項(xiàng)目所作的進(jìn)一步說明，以及對(duì)未能在這些報(bào)表中列示項(xiàng)目的說明等。3.財(cái)務(wù)情況說明書，主要說明公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量有重大影響的其他事項(xiàng)等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法所形成的表格。2.銀行對(duì)賬單，是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄。3.納稅申報(bào)表，是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅期應(yīng)繳稅額時(shí)應(yīng)填報(bào)的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或崗位移交至另一個(gè)部門或崗位時(shí)的詳細(xì)情況。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄公司所有會(huì)計(jì)檔案的保管情況。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記載會(huì)計(jì)檔案銷毀的詳細(xì)內(nèi)容，包括銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)計(jì)憑證按照月份和種類進(jìn)行分類，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等類別分別整理。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照年度、季度、月度分別整理。4.其他會(huì)計(jì)資料按照各自的類別進(jìn)行整理。（二）編號(hào)規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：按照月份順序，每月從1號(hào)開始連續(xù)編號(hào)。例如，1月份的收款憑證第1號(hào)為“收字11號(hào)”，付款憑證第1號(hào)為“付字11號(hào)”，轉(zhuǎn)賬憑證第1號(hào)為“轉(zhuǎn)字11號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“總字第[X]號(hào)”，明細(xì)賬編號(hào)為“明字第[X]號(hào)”，日記賬編號(hào)為“日字第[X]號(hào)”，其他輔助性賬簿編號(hào)為“輔字第[X]號(hào)”。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)為“年報(bào)第[X]號(hào)”，季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)為“季報(bào)第[X]季第[X]號(hào)”，月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)為“月報(bào)第[X]月第[X]號(hào)”。4.其他會(huì)計(jì)資料編號(hào)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為“銀調(diào)字第[X]號(hào)”，銀行對(duì)賬單編號(hào)為“銀對(duì)字第[X]號(hào)”，納稅申報(bào)表編號(hào)為“納申字第[X]號(hào)”，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)編號(hào)為“移字第[X]號(hào)”，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)編號(hào)為“保字第[X]號(hào)”，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)編號(hào)為“銷字第[X]號(hào)”。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。裝訂前應(yīng)檢查憑證的完整性，剔除金屬物等，并按編號(hào)順序排列，整理整齊，加具封面、封底。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會(huì)計(jì)年度新建有關(guān)會(huì)計(jì)賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。賬簿裝訂應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺頁現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，并加蓋公章。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固、便于查閱。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.永久保管年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。2.定期保管會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料保管期限為10年。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列整齊，便于查找。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫房，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱時(shí)不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，并根據(jù)查閱單位的需要，提供必要的會(huì)計(jì)檔案復(fù)印件，但不得將原件借出。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，并提供單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還所借閱的會(huì)計(jì)檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本規(guī)章制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，會(huì)同檔案管理部門共同審查、鑒定，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由公司財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)