PAGE銀行系統(tǒng)檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強銀行系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在銀行各項業(yè)務(wù)及管理工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于銀行系統(tǒng)內(nèi)各分支機構(gòu)、各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映銀行各項業(yè)務(wù)及管理活動的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集和保存銀行在運營過程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案體系的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及銀行機密和客戶隱私的檔案進行保密管理。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善銀行系統(tǒng)檔案管理制度、流程和標準，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃銀行系統(tǒng)檔案管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各分支機構(gòu)、各部門的檔案管理工作。3.集中管理銀行系統(tǒng)重要檔案，包括但不限于信貸檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等。4.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。5.組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.推進檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）各分支機構(gòu)、各部門職責1.負責本機構(gòu)、本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的真實、完整和安全。2.明確一名檔案管理人員，負責本機構(gòu)、本部門檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.根據(jù)銀行系統(tǒng)檔案管理制度和要求，制定本機構(gòu)、本部門的檔案管理實施細則，并報檔案管理部門備案。4.定期向檔案管理部門移交應(yīng)集中保管的檔案，并配合檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和銀行系統(tǒng)檔案管理制度，履行檔案管理職責。2.負責所在機構(gòu)、部門檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，及時登記和催還檔案。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出鑒定意見，并按照規(guī)定程序進行銷毀。6.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)工作，負責本機構(gòu)、本部門檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和更新。7.不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類存貸款業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案、支付結(jié)算業(yè)務(wù)檔案、理財業(yè)務(wù)檔案、風(fēng)險管理檔案等。2.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料等。3.人事檔案：包含員工入職、離職、晉升、調(diào)動、培訓(xùn)、考核等相關(guān)資料。4.行政檔案：涉及銀行內(nèi)部行政管理文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。5.科技檔案：如系統(tǒng)開發(fā)文檔、技術(shù)方案、設(shè)備維護記錄、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)資料等。6.其他檔案：包括客戶投訴處理檔案、法律事務(wù)檔案、對外宣傳資料等與銀行運營相關(guān)的各類檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或遺漏。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、手續(xù)齊全、字跡清晰、格式規(guī)范，符合檔案管理的質(zhì)量要求。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素進行分類。一般可分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類等一級類目，再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。例如，業(yè)務(wù)類檔案可進一步細分為公司業(yè)務(wù)、個人業(yè)務(wù)、金融市場業(yè)務(wù)等二級類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母混合編號等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，并定期進行維護和檢查。3.檔案庫房應(yīng)實行分區(qū)管理，根據(jù)檔案的類別、保管期限等因素進行合理劃分，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.銀行系統(tǒng)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.確定檔案保管期限的原則是：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素綜合考慮。對于涉及銀行核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要權(quán)益等方面的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于一般性業(yè)務(wù)檔案和具有一定查考利用價值的檔案，可根據(jù)實際情況確定適當?shù)亩ㄆ诒９芷谙蕖＃ㄈ┍９艽胧?.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類上架存放，排列整齊有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。清查核對工作每年至少進行一次，并做好記錄。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲在不同的物理位置。同時，定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)完整性檢查和病毒查殺，確保電子檔案的安全。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記，并遵守庫房管理制度。5.對檔案庫房的溫濕度進行實時監(jiān)測和調(diào)控，保持庫房內(nèi)溫濕度適宜。一般情況下，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。五、檔案的利用（一）利用范圍1.銀行內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，以支持業(yè)務(wù)辦理、決策參考、工作研究等活動。2.外部有權(quán)機關(guān)依法依規(guī)查閱、借閱銀行檔案，用于調(diào)查取證及其他法定用途。3.因特殊情況，經(jīng)銀行批準，客戶本人或其授權(quán)代理人可查閱與其相關(guān)的部分檔案信息。（二）利用流程1.內(nèi)部利用員工填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途及預(yù)計歸還日期等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人審批同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表進行審核，對符合規(guī)定的申請，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案資料。員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出指定場所或轉(zhuǎn)借他人。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。2.外部利用外部有權(quán)機關(guān)查閱、借閱檔案時，應(yīng)出具正式的查閱、借閱函，注明查閱、借閱的檔案范圍、用途及相關(guān)法律依據(jù)等信息。檔案管理部門對查閱、借閱函進行審核，報銀行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。在外部有權(quán)機關(guān)查閱、借閱檔案過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人負責陪同，并對查閱、借閱情況進行記錄。查閱、借閱結(jié)束后，及時收回檔案，并要求外部有權(quán)機關(guān)在檔案查閱、借閱登記簿上簽字確認。3.客戶利用客戶本人或其授權(quán)代理人提出查閱與其相關(guān)的部分檔案信息申請時，應(yīng)提供有效身份證件及授權(quán)委托書等相關(guān)證明材料。檔案管理部門對申請及證明材料進行審核，報銀行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)?？蛻舨殚啓n案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，檔案管理部門應(yīng)安排專人負責協(xié)助查閱，并對查閱情況進行記錄。查閱結(jié)束后，及時收回檔案資料。（三）利用限制1.涉及銀行機密、商業(yè)秘密及客戶隱私的檔案，未經(jīng)銀行批準，不得對外提供或公開披露。2.檔案利用者應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。如因工作需要摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案利用結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門專家及相關(guān)技術(shù)人員等。鑒定工作小組負責對銀行系統(tǒng)檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀價值。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及銀行系統(tǒng)檔案管理制度，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用需求、保管狀況等因素，對檔案進行全面評估。2.對于已失去保存價值的檔案，如超過保管期限且無繼續(xù)利用價值的檔案、內(nèi)容虛假或重復(fù)的檔案、已被新的檔案資料替代且原檔案無特殊保存意義的檔案等，可列為銷毀范圍。3.對于仍具有一定保存價值，但保管期限過長或保管狀況不佳的檔案，可進行調(diào)整保管期限或采取相應(yīng)的修復(fù)、數(shù)字化等措施進行妥善處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，并填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、密級、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、銀行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎紙質(zhì)檔案，刪除電子檔案數(shù)據(jù)等。銷毀過程中應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，并做好記錄。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀方式、日期及監(jiān)銷人員等信息，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立涵蓋銀行系統(tǒng)各類檔案信息的數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索、利用和統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化和規(guī)范化。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)。錄入過程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行操作。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或不再具有保存價值的檔案數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。（三）安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.建立健全檔案信息化系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務(wù)需求，合理分配系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對檔案信