PAGE《檔案資料統(tǒng)計制度》一、總則（一）目的為加強公司檔案資料管理，確保檔案資料統(tǒng)計工作的規(guī)范化、科學化，準確反映檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量、利用情況等信息，為公司決策、業(yè)務開展及檔案管理工作的持續(xù)改進提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、保管、利用等過程中的統(tǒng)計工作。（三）基本原則1.準確性原則：統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，如實反映檔案資料的實際情況。2.及時性原則：按照規(guī)定的時間和頻率及時進行統(tǒng)計，確保統(tǒng)計信息的時效性。3.規(guī)范性原則：嚴格遵循國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)定的統(tǒng)計方法和流程。4.保密性原則：對統(tǒng)計過程中涉及的公司機密信息予以嚴格保密。二、統(tǒng)計內(nèi)容與分類（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.按年度統(tǒng)計：統(tǒng)計每年新增檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案的數(shù)量。2.按類別統(tǒng)計：對檔案進行分類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案等，分別統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量。3.按保管期限統(tǒng)計：統(tǒng)計不同保管期限檔案的數(shù)量，如短期、中期、長期檔案的數(shù)量。（二）檔案質(zhì)量統(tǒng)計1.完整率：統(tǒng)計檔案資料齊全、完整的比例，以反映檔案的完整性質(zhì)量。2.準確率：對檔案內(nèi)容的準確性進行統(tǒng)計，如文件信息的準確性、數(shù)據(jù)的準確性等。3.規(guī)范率：統(tǒng)計檔案整理符合公司檔案管理規(guī)范的比例，包括格式規(guī)范、裝訂規(guī)范等。（三）檔案利用情況統(tǒng)計1.利用人次統(tǒng)計：記錄檔案被查閱、借閱、復制等利用的人次。2.利用目的統(tǒng)計：分析檔案利用的目的，如為決策提供依據(jù)、業(yè)務辦理、項目研究等。3.利用效果反饋統(tǒng)計：收集利用者對檔案利用效果的反饋意見，如是否滿足需求、提供的信息是否有用等。（四）檔案保管狀況統(tǒng)計1.庫房設施統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案庫房的面積、溫濕度控制設備、消防設備、防蟲防霉設備等設施的配備情況。2.檔案存儲介質(zhì)統(tǒng)計：對紙質(zhì)檔案、電子檔案的存儲介質(zhì)進行統(tǒng)計，如紙質(zhì)檔案的存放架、電子檔案的存儲服務器等。3.檔案安全事故統(tǒng)計：記錄檔案保管過程中發(fā)生的安全事故，如火災、水災、失竊等事故的次數(shù)及損失情況。三、統(tǒng)計方法與流程（一）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：每月、每季度、每年定期對檔案資料進行全面統(tǒng)計，形成統(tǒng)計報表。2.抽樣統(tǒng)計：對于數(shù)量較大的檔案類別或特定時間段的檔案，可采用抽樣統(tǒng)計的方法，確保統(tǒng)計結果具有代表性。3.信息化統(tǒng)計：利用檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)采集和統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（二）統(tǒng)計流程1.數(shù)據(jù)收集檔案管理人員負責收集各類檔案資料的相關信息，包括檔案的形成時間、內(nèi)容、保管期限、利用情況等。各部門應按照公司要求及時向檔案管理部門報送本部門檔案資料的變動情況，如新增檔案、檔案借閱歸還等信息。2.數(shù)據(jù)整理檔案管理人員對收集到的數(shù)據(jù)進行整理，剔除重復、無效的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。對數(shù)據(jù)進行分類匯總，按照統(tǒng)計內(nèi)容的要求進行歸類，便于后續(xù)的統(tǒng)計分析。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計根據(jù)確定的統(tǒng)計方法，運用相應的統(tǒng)計工具或軟件對整理好的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計計算，生成統(tǒng)計報表。對統(tǒng)計結果進行審核，檢查數(shù)據(jù)的邏輯性和合理性，如有疑問及時核實更正。4.統(tǒng)計分析對統(tǒng)計報表進行分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的信息和規(guī)律，如檔案數(shù)量的變化趨勢、利用情況的特點等。結合公司業(yè)務發(fā)展情況，對檔案統(tǒng)計結果進行綜合分析，為公司決策提供參考建議。5.統(tǒng)計報告編制根據(jù)統(tǒng)計分析結果，編制統(tǒng)計報告，內(nèi)容應包括統(tǒng)計目的、統(tǒng)計范圍、統(tǒng)計方法、統(tǒng)計結果、分析結論及建議等。統(tǒng)計報告應語言簡潔、數(shù)據(jù)準確、分析深入，以直觀易懂的方式呈現(xiàn)統(tǒng)計信息。6.報告審核與發(fā)布統(tǒng)計報告編制完成后，提交給檔案管理部門負責人進行審核，確保報告內(nèi)容真實、準確、完整。經(jīng)審核通過后，按照公司規(guī)定的流程發(fā)布統(tǒng)計報告，供相關部門和人員查閱使用。四、統(tǒng)計人員職責（一）檔案管理人員職責1.負責制定檔案資料統(tǒng)計計劃和方案，明確統(tǒng)計內(nèi)容、方法、時間節(jié)點等要求。2.按照統(tǒng)計流程，認真收集、整理、統(tǒng)計檔案資料相關數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.運用統(tǒng)計分析方法，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行深入分析，撰寫統(tǒng)計報告，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。4.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行備份，妥善保管統(tǒng)計資料，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.協(xié)助其他部門查詢和利用檔案統(tǒng)計信息，解答相關疑問。（二）各部門兼職統(tǒng)計員職責1.負責本部門檔案資料統(tǒng)計信息的收集、整理和報送工作，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。2.及時向檔案管理部門反饋本部門檔案資料的變動情況，配合檔案管理人員做好統(tǒng)計工作。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用效果調(diào)查，收集本部門人員對檔案利用的意見和建議。五、統(tǒng)計報表與檔案（一）統(tǒng)計報表種類1.檔案數(shù)量統(tǒng)計表：按年度、類別、保管期限等維度統(tǒng)計檔案數(shù)量。2.檔案質(zhì)量統(tǒng)計表：反映檔案的完整率、準確率、規(guī)范率等質(zhì)量指標。3.檔案利用情況統(tǒng)計表：記錄檔案利用人次、利用目的及利用效果反饋等信息。4.檔案保管狀況統(tǒng)計表：統(tǒng)計檔案庫房設施、存儲介質(zhì)及安全事故等情況。（二）統(tǒng)計報表格式統(tǒng)計報表應設計規(guī)范、格式統(tǒng)一，包含報表名稱、統(tǒng)計時間、統(tǒng)計范圍、統(tǒng)計指標、數(shù)據(jù)來源及填報單位等基本信息。報表應采用表格形式，便于數(shù)據(jù)的填寫和匯總。（三）統(tǒng)計報表報送與存檔1.檔案管理人員應按照規(guī)定的時間和渠道，將統(tǒng)計報表報送至公司領導、相關部門及上級主管單位。2.統(tǒng)計報表應進行分類存檔，保存期限按照公司檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。存檔的統(tǒng)計報表應確保字跡清晰、數(shù)據(jù)完整，便于日后查閱和審計。六、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的管理與保密（一）數(shù)據(jù)管理檔案管理部門應建立健全統(tǒng)計數(shù)據(jù)管理制度，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行規(guī)范管理。定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行清理和維護，確保數(shù)據(jù)的時效性和準確性。同時，應加強對統(tǒng)計數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）數(shù)據(jù)保密1.參與檔案資料統(tǒng)計工作的人員應嚴格遵守公司保密制度，對統(tǒng)計過程中涉及的公司機密信息予以保密。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)未經(jīng)公司批準，不得擅自對外提供或公開。如因工作需要對外提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)，應按照公司規(guī)定的審批流程進行申請和審批。3.對違反數(shù)據(jù)保密規(guī)定的行為，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查職責公司檔案管理部門負責對各部門檔案資料統(tǒng)計工作進行監(jiān)督檢查，確保統(tǒng)計工作按照本制度的要求規(guī)范開展。定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核指標與方式1.考核指標統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確率：考核統(tǒng)計數(shù)據(jù)與實際檔案情況的相符程度。統(tǒng)計報表報送及時率：考核統(tǒng)計報表是否按照規(guī)定時間報送。統(tǒng)計分析報告質(zhì)量：考核統(tǒng)計分析報告對公司檔案管理決策的參考價值。2.考核方式檔案管理部門定期對各部門統(tǒng)計工作進行檢查和評估，根據(jù)考核指標進行打分。結合日常工作表現(xiàn)和統(tǒng)計工作成果，對各部門兼職統(tǒng)計員進行年度考核，考核結果作為員工績效評價和獎勵的依據(jù)。（三）獎懲措施1.對于統(tǒng)計工作表現(xiàn)優(yōu)秀、統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確及時、統(tǒng)計分析報告質(zhì)量高的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.對于統(tǒng)計工作存在問題、數(shù)據(jù)不準確、報表