PAGE征地檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強征地檔案管理，確保征地工作中形成的各類文件材料得到妥善整理、保管和有效利用，維護征地工作的真實性、完整性和合法性，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在征地過程中涉及的所有文件材料的管理，包括但不限于征地項目的前期準(zhǔn)備、征地實施、補償安置、后期監(jiān)管等各個環(huán)節(jié)形成的紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：征地檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映征地工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照征地工作的流程和文件材料的性質(zhì)進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定征地檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)征地檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全征地檔案的檢索工具和數(shù)據(jù)庫，提高檔案查詢利用效率。4.定期對征地檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，符合檔案保管要求。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）征地工作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在征地工作中形成文件材料的收集、整理和初步歸檔，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好征地檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和信息支持。3.在征地工作中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，確保檔案質(zhì)量。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.征地項目負(fù)責(zé)人：對本項目檔案工作負(fù)總責(zé)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保項目檔案的及時收集、整理和歸檔。2.檔案管理人員：負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的日常維護和利用服務(wù)。3.征地工作人員：在工作過程中及時形成、收集和整理各自工作范圍內(nèi)的文件材料，并按規(guī)定移交檔案管理部門。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.征地項目前期準(zhǔn)備階段：包括項目立項批復(fù)文件、規(guī)劃選址意見書、土地勘測定界報告、征地預(yù)公告、聽證材料等。2.征地實施階段：征地補償安置方案、征地協(xié)議、土地權(quán)屬證明、地上附著物及青苗調(diào)查登記表、補償費用支付憑證、拆遷安置協(xié)議等。3.征地過程中的會議記錄、紀(jì)要、請示報告、領(lǐng)導(dǎo)批示、往來函件等文件材料。4.征地工作中的照片、錄像、錄音等聲像資料，包括征地現(xiàn)場照片、拆遷過程記錄、補償安置儀式等。5.與征地相關(guān)的其他文件材料，如專家論證意見、社會穩(wěn)定風(fēng)險評估報告等。（二）收集要求1.各征地工作部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、拍攝人等信息，并進行整理和編目。（三）整理方法1.按照征地工作的流程和文件材料的性質(zhì)進行分類，一般可分為綜合類、征地審批類、補償安置類、拆遷類、聲像類等。2.對每一類文件材料進行細(xì)分，如補償安置類可分為土地補償、青苗補償、附著物補償?shù)取?.按照文件材料的形成時間順序進行排列，同一事由的文件材料應(yīng)集中排列在一起。4.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年度流水號或項目流水號等方式。5.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括編號、題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映文件材料的基本信息。6.對文件材料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。對于紙張較大或不宜裝訂的文件材料，可采用折疊、裝盒等方式進行整理。四、檔案分類與編號（一）分類方案1.綜合類：包括征地項目的立項批復(fù)、可行性研究報告、項目規(guī)劃文件、征地工作總體方案等。2.征地審批類：征地申請文件、土地利用總體規(guī)劃調(diào)整文件、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用審批文件、土地征收批復(fù)文件等。3.補償安置類：征地補償安置方案、土地補償費計算表、青苗補償費發(fā)放清單、附著物補償協(xié)議、安置補助費發(fā)放憑證等。4.拆遷類：拆遷公告、拆遷補償協(xié)議、拆遷安置方案、拆遷戶安置情況登記表等。5.聲像類：征地現(xiàn)場照片、錄像、錄音等資料。6.其他類：與征地工作相關(guān)的會議記錄、紀(jì)要、請示報告、領(lǐng)導(dǎo)批示、往來函件、專家論證意見、社會穩(wěn)定風(fēng)險評估報告等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+項目編號+類別編號+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.“年度”采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.“項目編號”根據(jù)征地項目的具體情況進行編制，可采用項目名稱的縮寫或其他便于識別的編號方式。4.“類別編號”按照上述分類方案，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示綜合類，“02”表示征地審批類等。5.“順序號”為每類檔案內(nèi)文件材料的流水號，用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。6.例如，2023年某征地項目中綜合類的第一份文件編號為“2023XM0101001”。五、檔案編目與裝訂（一）編目要求1.編制檔案目錄時，應(yīng)按照分類編號順序依次填寫，確保目錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.目錄中的題名應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容；日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期；責(zé)任者應(yīng)填寫文件材料的制發(fā)單位或個人；文號應(yīng)填寫文件材料的文號或編號；頁數(shù)應(yīng)填寫文件材料的實際頁數(shù)。3.對每份文件材料應(yīng)編寫頁號，頁號編寫位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于查找和引用。4.編制備考表，備考表應(yīng)放在卷末，主要內(nèi)容包括本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等。情況說明應(yīng)填寫本卷檔案的缺損、修改、補充等情況。（二）裝訂要求1.裝訂前應(yīng)拆除文件材料上的金屬物，如訂書釘、大頭針等，對紙張破損的應(yīng)進行修補或裱糊。2.采用線裝或膠裝方式進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件材料。3.裝訂時應(yīng)將文件材料的左側(cè)和上側(cè)對齊，并在文件材料的左上角或右上角編上頁號。4.對于幅面過大的文件材料，應(yīng)按A4紙規(guī)格進行折疊，折疊后的文件材料應(yīng)平整、牢固，便于裝訂和查閱。六、檔案保管與保護（一）保管期限1.征地檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括征地項目的立項批復(fù)、征地審批文件、土地權(quán)屬證明、征地補償安置方案等重要文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括征地過程中的一般性文件材料、會議記錄、往來函件等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括征地工作中的臨時性文件材料、統(tǒng)計報表等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查閱，檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰。4.定期對檔案庫房進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案存放環(huán)境良好。（三）保護措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行清點和核對，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.對聲像檔案應(yīng)定期進行播放檢查，發(fā)現(xiàn)畫面模糊、聲音不清等情況應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。同時，應(yīng)將聲像檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)錄為電子文件進行存儲，便于長期保存和利用。4.嚴(yán)格限制檔案的查閱和使用范圍，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理，防止泄密事件發(fā)生。七、檔案利用與借閱（一）利用原則1.征地檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于征地工作的決策、管理和監(jiān)督，為解決征地工作中的實際問題提供依據(jù)。3.鼓勵檔案利用的創(chuàng)新方式，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱征地檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進行。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費用。（三）借閱管理1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[具體期限]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并要求借閱者予以說明。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.征地檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、征地工作部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對征地檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等，判斷檔案的價值。2.結(jié)合征地工作的實際情況和發(fā)展趨勢，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.參考國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進行綜合評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、