PAGE檔案經(jīng)費管理制度匯編一、總則（一）目的為加強公司檔案經(jīng)費的管理，規(guī)范檔案經(jīng)費的使用，提高檔案經(jīng)費的使用效益，確保檔案工作的順利開展，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位檔案經(jīng)費的管理與使用。（三）基本原則1.合法性原則：檔案經(jīng)費的使用必須符合國家法律法規(guī)和財務制度的規(guī)定。2.預算管理原則：實行預算管理，嚴格按照批準的預算安排經(jīng)費支出。3.?？顚Ｓ迷瓌t：檔案經(jīng)費應專項用于檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，不得挪作他用。4.效益原則：合理安排經(jīng)費，提高經(jīng)費使用效益，確保檔案工作質量。二、檔案經(jīng)費預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)本部門檔案工作的實際需要，于每年[具體時間]前編制下一年度檔案經(jīng)費預算。2.檔案經(jīng)費預算應包括檔案業(yè)務費、檔案設備購置及維護費、檔案信息化建設費、檔案人員培訓費等項目。3.預算編制應詳細、準確，明確各項費用的用途和金額，并附相關說明。（二）預算審批1.各部門編制的檔案經(jīng)費預算報公司檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對預算的合理性、準確性進行審核，提出審核意見后報公司財務部門。3.公司財務部門會同檔案管理部門對預算進行綜合平衡，報公司領導審批。（三）預算執(zhí)行1.經(jīng)批準的檔案經(jīng)費預算是控制經(jīng)費支出的依據(jù)，各部門應嚴格按照預算執(zhí)行。2.因特殊情況需要調整預算的，應按規(guī)定程序辦理預算調整手續(xù)。由提出調整預算的部門填寫《檔案經(jīng)費預算調整申請表》，詳細說明調整的原因、調整金額及調整后的預算安排。申請表經(jīng)部門負責人簽字后，報檔案管理部門審核。檔案管理部門審核同意后，報公司財務部門。公司財務部門會同檔案管理部門審核后，報公司領導審批。三、檔案經(jīng)費支出管理（一）檔案業(yè)務費1.檔案收集費用于支付檔案征集過程中的資料費、調研費、咨詢費、差旅費等。檔案征集應遵循合法、合理、自愿的原則，確保征集到的檔案具有保存價值。費用支出應取得合法有效的票據(jù)，報銷時應注明征集檔案的名稱、來源、數(shù)量等信息。2.檔案整理費包括檔案分類、編號、裝訂、編目等工作所需的費用。檔案整理應按照國家和公司有關檔案整理規(guī)范進行，確保檔案整理質量。支付給外單位的檔案整理費用，應簽訂合同，并按合同約定支付款項。報銷時應附合同復印件、整理清單等資料。3.檔案保管費用于檔案庫房的租賃、裝修、維護，檔案裝具的購置、維修，檔案保護用品的購置等費用。檔案庫房應符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜等要求，確保檔案的安全保管。檔案裝具和保護用品的購置應符合檔案保管的需要，選擇質量可靠、價格合理的產(chǎn)品。費用報銷時應附購置清單、驗收報告等資料。4.檔案利用費包括檔案查閱、借閱、復制等服務過程中發(fā)生的費用。檔案利用應嚴格按照公司檔案利用制度辦理手續(xù)，確保檔案的合理利用。查閱、借閱檔案收取的費用應按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，費用收入應及時上繳公司財務部門。費用支出應取得合法有效的票據(jù)，報銷時應注明利用檔案的名稱、利用人、利用時間等信息。5.檔案鑒定費用于組織檔案鑒定工作所需的專家咨詢費、會議費等。檔案鑒定應按照國家有關檔案鑒定標準和程序進行，確保鑒定結果的科學性和準確性。費用支出應取得合法有效的票據(jù)，報銷時應附鑒定報告、專家名單等資料。6.檔案銷毀費包括檔案銷毀過程中的運輸費、銷毀設備購置及使用費、監(jiān)銷人員費用等。檔案銷毀應嚴格按照公司檔案銷毀制度辦理手續(xù)，確保檔案銷毀的安全、徹底。費用支出應取得合法有效的票據(jù)，報銷時應附銷毀清單、監(jiān)銷報告等資料。（二）檔案設備購置及維護費1.檔案設備購置購置檔案管理所需的計算機、服務器、掃描儀、復印機、打印機、溫濕度計、防蟲藥品投放設備等設備。設備購置應按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定辦理審批手續(xù)，選擇符合檔案工作需要、質量可靠、性價比高的產(chǎn)品。購置設備的費用應通過公司固定資產(chǎn)采購流程進行支付，報銷時應附設備購置合同、發(fā)票、驗收報告等資料。2.檔案設備維護費用于檔案設備的日常維護、保養(yǎng)、維修等費用。建立檔案設備維護檔案，記錄設備維護情況。設備維護費用支出應取得合法有效的票據(jù)，報銷時應注明維護設備的名稱、維護內(nèi)容、維護時間等信息。（三）檔案信息化建設費1.檔案管理軟件購置購買適合公司檔案管理需求的檔案管理軟件，包括檔案錄入、存儲、檢索、利用等功能模塊。軟件購置應進行市場調研，選擇功能強大、操作簡便、安全可靠的軟件產(chǎn)品。購置軟件的費用應簽訂合同，并按合同約定支付款項。報銷時應附軟件購置合同、發(fā)票、軟件使用說明書等資料。2.硬件設施升級為滿足檔案信息化管理需要，對計算機、服務器等硬件設施進行升級改造。硬件設施升級應制定方案，經(jīng)公司領導批準后實施。升級費用支出應取得合法有效的票據(jù)，并附升級方案、驗收報告等資料。3.數(shù)據(jù)備份與存儲用于檔案數(shù)據(jù)備份設備的購置、存儲介質的購置以及數(shù)據(jù)存儲服務的費用。建立完善的數(shù)據(jù)備份與存儲機制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。費用支出應取得合法有效的票據(jù)，報銷時應注明備份設備名稱、存儲介質數(shù)量、存儲服務期限等信息。（四）檔案人員培訓費1.內(nèi)部培訓組織公司內(nèi)部檔案人員參加檔案業(yè)務知識、技能培訓，包括檔案管理規(guī)范、信息化操作、安全保密知識等培訓。內(nèi)部培訓可邀請公司內(nèi)部專家或外請專業(yè)講師進行授課，培訓費用包括授課費、場地費、教材費等。培訓費用支出應取得合法有效的票據(jù)，報銷時應附培訓計劃、培訓通知、培訓簽到表、培訓教材等資料。2.外部培訓選派檔案人員參加外部專業(yè)機構舉辦的檔案業(yè)務培訓、學術交流活動等。外部培訓應按照公司規(guī)定的審批程序辦理，明確培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓地點、培訓費用等。培訓費用報銷時應附培訓合同、發(fā)票、培訓證書等資料。四、檔案經(jīng)費報銷管理（一）報銷流程1.費用報銷人填寫《檔案經(jīng)費報銷申請表》，詳細注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息，并附上相關發(fā)票、收據(jù)、清單等原始憑證。2.部門負責人對報銷事項進行審核，簽字確認后報檔案管理部門。3.檔案管理部門對報銷事項的真實性、合理性進行審核，審核通過后簽字蓋章。4.財務部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性進行審核，審核無誤后辦理報銷手續(xù)。（二）報銷憑證要求1.報銷憑證必須是合法有效的發(fā)票或財政監(jiān)制的收據(jù)，發(fā)票應注明開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內(nèi)容、金額、稅率等信息，并加蓋發(fā)票專用章。2.報銷憑證上的內(nèi)容應與實際發(fā)生的業(yè)務相符，不得涂改、偽造。3.除發(fā)票外，還應附上相關的合同、協(xié)議、清單、驗收報告等資料，作為報銷的輔助證明。五、檔案經(jīng)費監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計部門負責對檔案經(jīng)費的使用情況進行定期審計和監(jiān)督檢查，檔案管理部門和財務部門應配合審計部門的工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案經(jīng)費預算的執(zhí)行情況，是否嚴格按照預算安排支出。2.檔案經(jīng)費支出的合法性、合規(guī)性，是否符合國家法律法規(guī)和公司財務制度的規(guī)定。3.檔案經(jīng)費使用的效益性，是否達到預期的檔案工作目標。4.檔案經(jīng)費報銷手續(xù)的完整性，報銷憑證是否真實有效、手續(xù)是否齊全。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時下達整改通知書，要求相關部