PAGE檢察機關(guān)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強檢察機關(guān)檔案的保密管理，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檢察機關(guān)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檢察機關(guān)內(nèi)部涉及檔案管理工作的所有部門、崗位及人員，包括檔案管理人員、案件承辦人員、借閱檔案人員等。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則對檢察機關(guān)檔案中的各類信息，包括案件卷宗、工作機密文件等，實行嚴(yán)格的保密措施，防止信息被非法獲取、篡改或泄露。2.合法合規(guī)原則檔案保密工作必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保保密措施的合法性、合規(guī)性。3.最小化知悉原則根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定接觸檔案信息的人員范圍，確保只有必要的人員在必要的情況下知悉檔案內(nèi)容，減少信息擴散風(fēng)險。4.全程管控原則對檔案的形成、收集、整理、存儲、利用、銷毀等全過程進行保密管控，確保每個環(huán)節(jié)的信息安全。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定與執(zhí)行制度負(fù)責(zé)制定和完善檢察機關(guān)檔案保密制度，并組織實施，確保制度的有效執(zhí)行。2.設(shè)施建設(shè)與維護規(guī)劃和建設(shè)檔案保密設(shè)施設(shè)備，如專用檔案室、保密存儲設(shè)備等，并定期進行維護和檢查，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行和安全性能。3.人員培訓(xùn)與教育組織開展檔案管理人員及相關(guān)人員的保密培訓(xùn)和教育活動，提高保密意識和技能，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。4.監(jiān)督檢查定期對檔案保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，對違反保密制度的行為進行調(diào)查處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案整理與保管負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并按照保密要求妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。2.權(quán)限管理嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限控制檔案的查閱、借閱和使用，對檔案的利用情況進行詳細(xì)記錄，確保檔案使用過程的可追溯性。3.保密措施執(zhí)行落實各項檔案保密措施，如對檔案室進行安全防護、對電子檔案進行加密存儲等，確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的安全。4.協(xié)助調(diào)查在發(fā)生檔案泄密事件時，協(xié)助相關(guān)部門進行調(diào)查，提供必要的檔案信息和線索。（三）案件承辦人員職責(zé)1.檔案形成與移交在案件辦理過程中，及時形成各類檔案材料，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門，確保檔案的及時歸檔。2.保密意識培養(yǎng)增強自身的保密意識，妥善保管在辦案過程中接觸到的檔案信息，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。3.借閱與歸還如需借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限屆滿后及時歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大使用范圍。（四）借閱檔案人員職責(zé)1.申請與審批按照規(guī)定填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)審批同意后方可借閱檔案。2.遵守規(guī)定嚴(yán)格遵守檔案保密制度，在借閱期間妥善保管檔案，不得擅自涂改、標(biāo)記、拆散、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容，確保檔案的安全和完整。3.按時歸還借閱期限屆滿后，應(yīng)按時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案保密措施（一）物理隔離措施1.檔案室建設(shè)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等功能，安裝必要的安全防護設(shè)備，如鐵門、鐵窗、監(jiān)控攝像頭、防火報警裝置等。2.存儲設(shè)備管理對檔案存儲設(shè)備進行嚴(yán)格管理，如使用專用的檔案柜、存儲光盤、硬盤等，并定期進行檢查和維護，確保存儲設(shè)備的安全可靠。對于電子檔案，應(yīng)采用加密存儲技術(shù)，設(shè)置訪問密碼，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）人員管理措施1.入職審查對新入職的涉及檔案管理工作的人員進行嚴(yán)格的背景審查和保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.權(quán)限設(shè)定根據(jù)工作需要，為不同崗位的人員設(shè)定不同等級的檔案訪問權(quán)限，嚴(yán)格限制人員對檔案的訪問范圍，防止越權(quán)操作。例如，檔案管理人員具有檔案整理、保管和一般查閱權(quán)限；案件承辦人員在辦理案件過程中具有相應(yīng)案件檔案的查閱權(quán)限；其他人員如需查閱檔案，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。3.離崗交接當(dāng)檔案管理人員或其他涉及檔案工作的人員離職或崗位變動時，必須進行嚴(yán)格的工作交接，確保檔案信息的安全。交接內(nèi)容包括檔案資料、存儲設(shè)備、賬號密碼等，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。同時，對離職人員進行離崗審計，檢查其在工作期間是否存在違反保密制度的行為。（三）信息管理措施1.分類分級管理對檢察機關(guān)檔案進行科學(xué)分類分級，根據(jù)檔案的重要性、敏感性等因素，確定不同的保密級別，并采取相應(yīng)的保密措施。例如，涉及國家機密、重大案件的檔案列為絕密級，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍；一般案件檔案列為機密級，按照規(guī)定的程序進行管理；普通工作檔案列為秘密級，進行常規(guī)保密管理。2.加密處理對電子檔案進行加密處理，采用先進的加密算法，確保檔案在存儲和傳輸過程中的保密性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制其使用范圍，防止密鑰泄露導(dǎo)致檔案信息被破解。3.訪問記錄與審計建立完善的檔案訪問記錄系統(tǒng)，對每一次檔案的查閱、借閱、使用等操作進行詳細(xì)記錄，包括操作時間、操作人員、操作內(nèi)容等信息。定期對訪問記錄進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為，確保檔案使用的安全性和合規(guī)性。（四）制度執(zhí)行與監(jiān)督1.培訓(xùn)與教育定期組織檔案管理人員及相關(guān)人員參加保密培訓(xùn)和教育活動，培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、檢察機關(guān)檔案保密制度、保密技術(shù)與技能等，提高人員整體保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對檔案保密工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案室設(shè)施設(shè)備的運行情況、檔案管理制度的執(zhí)行情況、人員的保密操作等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并建立監(jiān)督檢查檔案，記錄檢查情況和整改結(jié)果。3.違規(guī)處理對于違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、警告等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并采取措施防止檔案信息進一步擴散。同時，對違規(guī)事件進行通報，以起到警示作用，強化全體人員的保密意識。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱檢察機關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照審批內(nèi)容提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守保密規(guī)定。2.特殊情況查閱對于涉及重大案件、緊急情況等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檢察長或分管檢察長批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍和要求進行查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案安全。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請進行審批，對于涉及重要檔案或敏感信息的借閱申請，應(yīng)報檢察長或分管檢察長批準(zhǔn)。審批通過后，檔案管理人員按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，向借閱人員提供檔案，并明確告知其借閱期間的保密責(zé)任和歸還要求。3.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。延長后的借閱期限不得超過[X]個工作日。4.歸還要求借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)按時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。同時，檔案管理人員應(yīng)將借閱檔案的歸還情況記錄在案，以備查詢。五、檔案的利用與歸還（一）利用要求1.僅限工作用途檔案的利用必須嚴(yán)格限于工作需要，借閱人員不得將檔案用于非工作目的，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。2.使用規(guī)范在利用檔案過程中，借閱人員應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上隨意涂改、標(biāo)記、拆散或抽取材料。如需對檔案進行復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印或摘錄的檔案材料應(yīng)注明出處，并與原件核對無誤后妥善保管。（二）歸還程序1.按時歸還借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前，將檔案歸還檔案管理部門。如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查驗收檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密等情況，應(yīng)立即查明原因，并采取相應(yīng)措施進行處理。同時，對歸還檔案的情況進行詳細(xì)記錄，包括歸還日期、檔案名稱、數(shù)量、檢查情況等。3.注銷登記檔案管理部門在確認(rèn)檔案歸還無誤后，應(yīng)及時注銷借閱登記信息，將檔案歸位存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)記錄。六、檔案的數(shù)字化與存儲（一）數(shù)字化要求1.遵循標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。例如，采用統(tǒng)一的文件格式、圖像分辨率、色彩模式等，保證數(shù)字化檔案與原件一致，便于長期保存和利用。2.質(zhì)量控制建立檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系，對數(shù)字化過程進行全程監(jiān)控和質(zhì)量檢查。包括對掃描圖像的清晰度、完整性、準(zhǔn)確性進行檢查，對數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性進行核對等。確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求，能夠真實、完整地反映檔案原件的內(nèi)容。（二）存儲管理1.存儲設(shè)備選擇選擇安全可靠的存儲設(shè)備用于數(shù)字化檔案的存儲，如磁帶庫、磁盤陣列、光盤庫等。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份、數(shù)據(jù)加密、故障預(yù)警等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.存儲環(huán)境要求為存儲設(shè)備提供適宜的環(huán)境條件，包括溫度、濕度、防塵、防火、防水等。定期對存儲環(huán)境進行監(jiān)測和維護，確保存儲設(shè)備在良好的環(huán)境下運行，延長設(shè)備使用壽命，保證數(shù)據(jù)存儲的穩(wěn)定性。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)字化檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)，保證檔案信息的連續(xù)性和可用性。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.期滿檔案對超過保管期限且已無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定后予以銷毀。2.涉密檔案對于涉及國家機密、工作秘密等不宜長期保存的涉密檔案，在保密期限屆滿或解密后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.其他檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞或失去利用價值的檔案，以及經(jīng)批準(zhǔn)不再需要保存或重復(fù)建設(shè)的檔案等，也應(yīng)進行銷毀處理。（二）銷毀鑒定1.鑒定小組組成成立檔案銷毀鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、保密部門人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進行全面審查和鑒定，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和必要性。2.鑒定程序鑒定小組按照檔案保管期限、重要性、涉密程度等因素，對擬銷毀檔案進行逐一審查。審查內(nèi)容包括檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、利用價值等。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由鑒定小組出具鑒定意見，并填寫《檔案銷毀清單》。（三）銷毀方式1.物理銷毀對于紙質(zhì)檔案，采用焚燒、粉碎等物理方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)在專門的銷毀場所進行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。2.數(shù)據(jù)擦除對于電子檔案，采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲設(shè)備上的數(shù)據(jù)進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除后的存儲設(shè)備應(yīng)進行格式化處理，并可根據(jù)需要進行物理銷毀。（四）銷毀記錄1.記錄內(nèi)容對檔案銷毀過程進行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量來源、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。2.檔案留存銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資