PAGE會(huì)計(jì)檔案借用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的借用行為，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及因工作需要借用會(huì)計(jì)檔案的外部單位或個(gè)人。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。2.借用：是指因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)，從公司會(huì)計(jì)檔案管理部門借閱會(huì)計(jì)檔案的行為。二、會(huì)計(jì)檔案的管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，明確會(huì)計(jì)檔案管理流程和要求。2.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。3.對借用會(huì)計(jì)檔案的申請進(jìn)行審核，按照規(guī)定辦理借用手續(xù)，并跟蹤借用檔案的歸還情況。4.定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。（二）借用部門職責(zé)1.提出借用會(huì)計(jì)檔案的申請，明確借用目的、內(nèi)容和期限等。2.負(fù)責(zé)對借用的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆封、涂改、損壞或丟失。3.在借用期限屆滿后，及時(shí)歸還借用的會(huì)計(jì)檔案。三、會(huì)計(jì)檔案借用的申請與審批（一）申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細(xì)注明借用目的、檔案名稱、所屬年度、借用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.外部單位或個(gè)人因工作需要借用公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)提交正式的借用申請函，說明借用理由、用途、借用期限等，并加蓋單位公章。申請函應(yīng)附聯(lián)系人及聯(lián)系方式。（二）審批1.《申請表》或借用申請函提交后，由檔案管理部門進(jìn)行初審，審核申請內(nèi)容是否完整、借用理由是否合理、借用期限是否符合規(guī)定等。2.初審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和工作需要，對借用申請進(jìn)行全面審查，簽署審批意見。對于一般性的借用申請，如查閱歷史會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。對于涉及重要財(cái)務(wù)信息、可能影響公司財(cái)務(wù)安全的借用申請，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，并可組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研究后再行審批，審批時(shí)間可適當(dāng)延長，但最長不超過[X]個(gè)工作日。3.經(jīng)審批同意借用的，由檔案管理部門通知借用部門或個(gè)人辦理借用手續(xù)。四、會(huì)計(jì)檔案借用的辦理（一）借閱登記1.借用部門或個(gè)人憑審批通過的《申請表》或借用申請函到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)建立《會(huì)計(jì)檔案借用登記簿》，詳細(xì)記錄借用日期、借用單位或個(gè)人、檔案名稱、所屬年度、借用期限、歸還日期等信息。2.借閱登記完成后，檔案管理部門應(yīng)向借用部門或個(gè)人出具《會(huì)計(jì)檔案借用憑證》，作為借用會(huì)計(jì)檔案的依據(jù)。借用憑證應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、借用期限等內(nèi)容，并加蓋檔案管理部門印章。（二）檔案交付1.檔案管理部門根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案借用憑證》，向借用部門或個(gè)人交付會(huì)計(jì)檔案。交付時(shí)，雙方應(yīng)進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容與借用憑證一致。2.對于電子會(huì)計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和介質(zhì)，提供給借用部門或個(gè)人，并確保電子檔案的可讀性和完整性。借用部門或個(gè)人應(yīng)妥善保管電子會(huì)計(jì)檔案，不得擅自更改其存儲(chǔ)格式和內(nèi)容。（三）借用期限1.會(huì)計(jì)檔案的借用期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如因特殊情況需要延長借用期限的，借用部門或個(gè)人應(yīng)在借用期限屆滿前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出書面申請，說明延長理由和期限，經(jīng)檔案管理部門初審、公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后方可延長。延長后的借用期限最長不得超過[X]個(gè)工作日。2.對于涉及重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)或案件調(diào)查等特殊情況的會(huì)計(jì)檔案借用，借用期限可根據(jù)實(shí)際需要確定，但應(yīng)在借用申請中詳細(xì)說明情況，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、會(huì)計(jì)檔案借用期間的管理（一）借用部門或個(gè)人的責(zé)任1.借用部門或個(gè)人應(yīng)對借用的會(huì)計(jì)檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆封、涂改、損壞或丟失。如因保管不善造成會(huì)計(jì)檔案損壞或丟失的，借用部門或個(gè)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.借用部門或個(gè)人不得在會(huì)計(jì)檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記、批注或其他影響檔案完整性的行為。如需對檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄、復(fù)制等，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.在借用期限內(nèi)，借用部門或個(gè)人應(yīng)確保會(huì)計(jì)檔案的安全，不得將檔案帶出公司指定的存放地點(diǎn)。如因工作需要確需帶出公司的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門和公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案安全。（二）檔案管理部門的監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對借用的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和監(jiān)督，了解檔案的使用情況，確保借用部門或個(gè)人按照規(guī)定使用檔案。2.如發(fā)現(xiàn)借用部門或個(gè)人違反本制度規(guī)定使用會(huì)計(jì)檔案的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并要求其改正。如情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)立即收回借用的會(huì)計(jì)檔案，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、會(huì)計(jì)檔案的歸還（一）歸還申請借用期限屆滿前，借用部門或個(gè)人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案歸還申請表》，通知檔案管理部門準(zhǔn)備接收歸還的會(huì)計(jì)檔案。申請表應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、借用期限等信息，并經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）歸還驗(yàn)收1.借用部門或個(gè)人應(yīng)在借用期限屆滿當(dāng)日或提前將借用的會(huì)計(jì)檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案借用登記簿》和《會(huì)計(jì)檔案借用憑證》進(jìn)行驗(yàn)收核對，檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，有無損壞、涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的會(huì)計(jì)檔案存在問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與借用部門或個(gè)人溝通核實(shí)，并要求其限期整改。整改完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至檔案符合要求為止。（三）歸還登記驗(yàn)收合格后，檔案管理部門應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案借用登記簿》上記錄檔案歸還日期，并由借用部門或個(gè)人簽字確認(rèn)。同時(shí)，將《會(huì)計(jì)檔案歸還申請表》與原《會(huì)計(jì)檔案借用憑證》一并歸檔保存。七、會(huì)計(jì)檔案借用的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.借用部門或個(gè)人在借用會(huì)計(jì)檔案期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對所接觸到的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容予以保密，不得向任何無關(guān)人員泄露。2.檔案管理部門工作人員在辦理會(huì)計(jì)檔案借用手續(xù)過程中及對借用檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)履行保密義務(wù)，不得擅自將檔案信息透露給他人。（二）保密措施1.借用部門或個(gè)人應(yīng)對借用的會(huì)計(jì)檔案采取必要的保密措施，如妥善保管檔案，防止檔案被盜、被搶或丟失；在使用檔案過程中，避免無關(guān)人員接觸檔案等。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的會(huì)計(jì)檔案，借用部門或個(gè)人如需摘錄、復(fù)制相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定，經(jīng)公司相關(guān)部門審批同意后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行操作，并對摘錄、復(fù)制的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止信息泄露。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借用會(huì)計(jì)檔案的。2.借用期限屆滿后未按時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案且未辦理延期手續(xù)的。3.擅自轉(zhuǎn)借、拆封、涂改、損壞或丟失會(huì)計(jì)檔案的。4.違反保密規(guī)定，泄露會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的。5.在會(huì)計(jì)檔案上進(jìn)行違規(guī)標(biāo)記、批注或其他影響檔案完整性行為的。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情節(jié)輕重，提出相應(yīng)的處理建議。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借用會(huì)計(jì)檔案但未造成嚴(yán)重后果的，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并要求違規(guī)部門或個(gè)人立即改正。3.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，如借用期限屆滿后未按時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案且造成檔案丟失或損壞的，或違反保密規(guī)定泄露重要財(cái)務(wù)信息的，公司將視情況給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如罰款、扣減績效獎(jiǎng)金等，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。如涉及違法犯罪行為的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。4.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)部門或個(gè)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任