PAGE土地檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用土地檔案資源，為土地管理及相關(guān)工作提供準(zhǔn)確、完整的信息支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及土地檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則土地檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則土地檔案應(yīng)如實(shí)反映土地管理活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，不得弄虛作假。3.完整齊全原則全面收集與土地相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性，涵蓋土地規(guī)劃、審批、登記、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)單位和人員對(duì)土地檔案的查閱和利用。二、土地檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的土地檔案工作制度。2.負(fù)責(zé)制定土地檔案管理的具體業(yè)務(wù)規(guī)范和操作流程，并組織實(shí)施。3.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的土地檔案，包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等工作。4.對(duì)土地檔案的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，確保檔案質(zhì)量。5.定期對(duì)土地檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，保證檔案的安全與完整。6.開展土地檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)土地檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.對(duì)接收的土地檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性審核，不符合要求的及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。3.嚴(yán)格按照檔案保管期限和密級(jí)要求，對(duì)土地檔案進(jìn)行妥善保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.建立健全土地檔案檢索體系，編制各類檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用工作，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息服務(wù)。6.做好土地檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.參與土地檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、土地檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.土地規(guī)劃文件，包括土地利用總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等相關(guān)文本、圖件及批復(fù)文件。2.土地審批文件，如建設(shè)用地預(yù)審意見、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用審批文件、土地征收批復(fù)等。3.土地登記文件，包括土地所有權(quán)、使用權(quán)、他項(xiàng)權(quán)利登記資料，土地登記申請(qǐng)書、審批表、權(quán)屬證明等。4.土地交易文件，如土地出讓合同、轉(zhuǎn)讓協(xié)議、拍賣成交確認(rèn)書等。5.土地調(diào)查與測(cè)繪文件，包括土地現(xiàn)狀調(diào)查、地籍測(cè)繪成果等。6.土地開發(fā)利用文件，如土地開發(fā)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、實(shí)施方案、竣工驗(yàn)收資料等。7.土地執(zhí)法監(jiān)察文件，包括土地違法案件查處材料、整改報(bào)告等。8.其他與土地管理相關(guān)的文件、資料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)土地檔案的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求，及時(shí)將本部門形成的土地檔案資料移交檔案管理部門。2.收集的土地檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合要求（如紙質(zhì)、電子等）。3.對(duì)于重要的土地檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集其相關(guān)的背景材料、補(bǔ)充說明等，確保檔案內(nèi)容的全面性。（三）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)接收的土地檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案分類方案對(duì)檔案進(jìn)行分類，確定檔案的保管期限和密級(jí)。3.對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單。4.將檔案裝入檔案盒或檔案袋，填寫檔案盒（袋）封面和脊背的相關(guān)信息，包括檔案名稱、年度、保管期限、密級(jí)等。5.將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放位置索引，便于查找和管理。四、土地檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。2.便于檔案的保管、利用和統(tǒng)計(jì)。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）分類方法1.年度分類法按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年的土地檔案分為若干類別。2.機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)形成檔案的部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，同一部門形成的檔案歸為一類。3.問題分類法按照土地管理的不同業(yè)務(wù)問題進(jìn)行分類，如土地規(guī)劃、土地審批、土地登記等。（三）分類細(xì)則1.土地規(guī)劃類包括土地利用總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等相關(guān)文件，按照規(guī)劃名稱、年度進(jìn)行分類。2.土地審批類按照建設(shè)用地預(yù)審、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用、土地征收等審批事項(xiàng)，分別按照審批年度、項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類。3.土地登記類根據(jù)土地所有權(quán)、使用權(quán)、他項(xiàng)權(quán)利登記類型，按照登記年度、宗地號(hào)進(jìn)行分類。4.土地交易類按照土地出讓、轉(zhuǎn)讓、拍賣等交易方式，分別按照交易年度、項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類。5.土地調(diào)查與測(cè)繪類根據(jù)土地調(diào)查和測(cè)繪的項(xiàng)目名稱、年度進(jìn)行分類。6.土地開發(fā)利用類按照土地開發(fā)項(xiàng)目名稱、年度進(jìn)行分類，包括項(xiàng)目前期文件、實(shí)施過程文件和竣工驗(yàn)收文件等。7.土地執(zhí)法監(jiān)察類按照土地違法案件查處的年度、案件編號(hào)進(jìn)行分類。8.其他類將不屬于上述分類的其他土地管理相關(guān)文件，按照文件性質(zhì)、年度進(jìn)行分類。（四）編號(hào)與編目1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式，如“2023土地審批001”，其中“2023”為年度，“土地審批”為類別，“001”為流水號(hào)。2.編目編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者、頁數(shù)、備注等。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。五、土地檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合土地管理工作的實(shí)際需要，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。2.全面分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）保管期限劃分1.永久保管反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)土地管理及社會(huì)發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如土地利用總體規(guī)劃的長期修訂文件、重大土地審批項(xiàng)目的核心文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的土地檔案分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案，主要是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)土地管理工作有查考利用價(jià)值的文件，如土地年度計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告、一般性土地審批文件等。保管期限為10年的檔案，是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)土地管理工作有參考價(jià)值的文件，如臨時(shí)性土地調(diào)查資料、一般性土地交易文件等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專家組成。2.檔案鑒定小組定期對(duì)已到保管期限的土地檔案進(jìn)行鑒定，逐卷審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫檔案鑒定表，注明檔案的保管期限是否變更、銷毀或繼續(xù)保存等意見。4.檔案鑒定表經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的土地檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等信息。2.銷毀清冊(cè)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、土地檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的土地檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放土地檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案柜、檔案架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)土地檔案，應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況及時(shí)采取修復(fù)措施。2.對(duì)電子土地檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要做好電子檔案的病毒防護(hù)和數(shù)據(jù)安全管理工作。3.對(duì)重要的土地檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如進(jìn)行縮微、數(shù)字化處理等，以延長檔案的使用壽命。七、土地檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立土地檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)表內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用人次等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檢索工作1.檢索工具編制編制土地檔案目錄索引、全宗指南、專題指南等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。2.檢索系統(tǒng)建設(shè)建立土地檔案信息化檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索途徑，如按檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。3.檢索服務(wù)檔案管理人員應(yīng)熱情接待檔案查閱利用人員，根據(jù)其需求提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檢索服務(wù)。對(duì)于復(fù)雜的檢索需求，應(yīng)積極協(xié)助查閱利用人員制定檢索策略，提高檢索效率。八、土地檔案利用與保密（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.遵循保密原則，在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，不得泄露國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。3.方便利用原則，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，滿足公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)單位和人員的合理利用需求。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部利用公司/組織各部門因工作需要查閱土地檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位利用外單位因工作需要查閱土地檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用手續(xù)1.查閱利用人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，詳細(xì)登記查閱時(shí)間、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱利用人員的申請(qǐng)，按照規(guī)定提供檔案，并對(duì)查閱利用過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱利用人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。3.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取相應(yīng)的費(fèi)用。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“與原件核對(duì)無誤”字樣。（四）保密制度1.明確土地檔案的保密范圍，包括涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、保管、利用等過程中，采取必要的保密措施，如對(duì)涉密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放加密保管