PAGE民政救助檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民政救助檔案管理，確保救助對象信息安全，維護(hù)救助對象合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及民政救助檔案管理、使用、存儲等相關(guān)工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于保密工作的規(guī)定，確保民政救助檔案保密工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋民政救助檔案從形成、收集、整理、存儲、查閱、使用到銷毀的全過程保密管理。3.嚴(yán)格規(guī)范原則：明確各環(huán)節(jié)保密要求和操作流程，做到有章可循、規(guī)范有序。4.責(zé)任到人原則：將保密責(zé)任落實(shí)到具體部門和個(gè)人，確保保密工作事事有人管、人人有責(zé)任。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善民政救助檔案管理制度，明確檔案管理流程和保密要求。2.組織開展民政救助檔案的收集、整理、歸檔、存儲等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立健全民政救助檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格把控檔案查閱、借閱審批流程。4.定期對民政救助檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案安全。5.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)民政救助檔案的日常管理工作，包括檔案的分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案查閱、借閱登記工作，詳細(xì)記錄查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。4.妥善保管檔案存儲設(shè)備和場所，確保檔案存儲安全。5.發(fā)現(xiàn)檔案存在安全隱患或泄密情況時(shí)，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門民政救助檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門要求，規(guī)范填寫檔案移交清單，辦理檔案移交手續(xù)。3.在業(yè)務(wù)工作中，嚴(yán)格遵守民政救助檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。4.配合檔案管理部門做好檔案查閱、借閱等相關(guān)工作。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的民政救助相關(guān)文件、資料、記錄等，確保檔案資料的全面性和及時(shí)性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映民政救助工作的實(shí)際情況。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，便于存儲和查閱。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的民政救助檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和檢索。3.按照檔案裝訂要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.對于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類進(jìn)行存儲，并命名規(guī)范，便于查找。四、檔案存儲（一）存儲方式1.民政救助檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列等，并進(jìn)行定期備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。（二）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案存儲要求。2.存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全的機(jī)房內(nèi)，機(jī)房應(yīng)配備完善的消防、監(jiān)控、防雷等設(shè)施。3.定期對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存儲安全。（三）存儲安全管理1.嚴(yán)格限制檔案庫房和機(jī)房的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入。2.對進(jìn)入檔案庫房和機(jī)房的人員進(jìn)行登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、人員等信息。3.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案存儲場所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。4.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障和安全隱患。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱民政救助檔案的，應(yīng)填寫《民政救助檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否允許查閱，并指定專人陪同查閱。4.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。5.查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱民政救助檔案的，應(yīng)填寫《民政救助檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《民政救助檔案借閱登記薄》，記錄借閱時(shí)間、人員、檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、檔案保密措施（一）人員保密教育1.定期組織檔案管理人員及涉及民政救助檔案工作的人員參加保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密技能等。2.與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，對違反保密協(xié)議的行為進(jìn)行相應(yīng)處罰。3.在新員工入職培訓(xùn)中，增加民政救助檔案保密知識內(nèi)容，使其了解檔案保密工作的重要性和要求。（二）技術(shù)保密措施1.對民政救助檔案存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)采取安全防護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、進(jìn)行數(shù)據(jù)加密等，防止檔案信息被非法獲取或篡改。2.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制不同人員對檔案信息的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案內(nèi)容。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞檢測和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)安全隱患。（三）物理保密措施1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行加密存儲，并設(shè)置密碼保護(hù)，防止設(shè)備丟失或被盜后檔案信息泄露。3.在檔案查閱場所設(shè)置專門的查閱桌椅，配備必要的辦公用品，確保查閱過程的安全和規(guī)范。七、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立民政救助檔案保密監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案保密工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.設(shè)立保密舉報(bào)電話和郵箱，鼓勵(lì)員工對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員的保密工作落實(shí)情況，如是否嚴(yán)格遵守保密制度、是否履行保密職責(zé)等。3.檔案存儲設(shè)備和場所的安全情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施是否完好。4.檔案信息的安全情況，如是否存在信息泄露、篡改等問題。（三）檢查頻率1.檔案管理部門每月至少進(jìn)行一次內(nèi)部自查。2.公司/組織每季度對民政救助檔案保密工作進(jìn)行一次全面檢查。3.根據(jù)工作需要或特殊情況，隨時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理部門。3.對違反檔案保密制度的行為，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.民政救助檔案超過保管期限或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.檔案在保管過程中出現(xiàn)損壞、變質(zhì)等情況，無法修復(fù)且已無保存必要的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《民政救助檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《民政救助檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊存檔。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采