PAGE工程檔案管理相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修以及技術(shù)創(chuàng)新等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字、圖表等信息應(yīng)清晰、規(guī)范。4.及時(shí)性原則：工程文件資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，確保檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密或商業(yè)秘密的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司工程檔案管理工作，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門(mén)的檔案管理業(yè)務(wù)。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司各類工程檔案，建立健全檔案檢索體系。4.組織開(kāi)展工程檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.為公司內(nèi)部各部門(mén)提供工程檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。6.參與工程竣工驗(yàn)收，對(duì)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目文件資料的收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定向檔案管理部門(mén)移交。2.配備專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位及時(shí)整理、歸檔各自形成的工程文件資料，并對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。4.組織編制項(xiàng)目檔案分類大綱和編號(hào)方案，確保項(xiàng)目檔案分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、鑒定等工作。（三）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位職責(zé)1.按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及合同要求，負(fù)責(zé)本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件資料的收集、整理、歸檔工作，并向建設(shè)單位移交。2.建立健全本單位的工程檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案工作的有效開(kāi)展。3.接受建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。4.工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的工程檔案提交建設(shè)單位審核，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善。三、工程文件材料的形成與收集（一）項(xiàng)目立項(xiàng)階段1.項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等文件，由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理，并及時(shí)歸檔。2.項(xiàng)目立項(xiàng)審批過(guò)程中形成的各類批復(fù)文件，由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)從相關(guān)部門(mén)獲取后，交檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔。（二）勘察階段1.勘察單位應(yīng)按照工程勘察合同的要求，及時(shí)整理勘察原始記錄、勘察報(bào)告、測(cè)量成果等資料，并向建設(shè)單位移交。2.建設(shè)單位在收到勘察資料后，應(yīng)進(jìn)行審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，審核通過(guò)后交檔案管理部門(mén)歸檔。（三）設(shè)計(jì)階段1.設(shè)計(jì)單位應(yīng)提供初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等資料，并對(duì)其準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.設(shè)計(jì)文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求編制，經(jīng)設(shè)計(jì)單位各級(jí)審核、會(huì)簽后，提交建設(shè)單位。3.建設(shè)單位組織相關(guān)部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審意見(jiàn)及設(shè)計(jì)單位的回復(fù)應(yīng)作為設(shè)計(jì)文件的補(bǔ)充資料一并歸檔。（四）施工階段1.施工單位應(yīng)建立工程施工檔案管理制度，明確檔案管理人員職責(zé)，負(fù)責(zé)收集、整理施工過(guò)程中形成的各類文件資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收記錄等。2.施工單位應(yīng)按照工程進(jìn)度及時(shí)整理檔案資料，做到分類清晰、編號(hào)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。每完成一個(gè)分部工程或重要節(jié)點(diǎn)工程，應(yīng)將整理好的檔案資料提交監(jiān)理單位審核。3.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)施工單位提交的檔案資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和與工程實(shí)際的相符性。對(duì)不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求施工單位補(bǔ)充完善。監(jiān)理單位自身應(yīng)做好監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等資料的整理歸檔工作。（五）竣工驗(yàn)收階段1.工程竣工后，施工單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工程檔案的整理匯總工作，并向建設(shè)單位提交竣工檔案。竣工檔案應(yīng)包括工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等全部資料。2.建設(shè)單位組織相關(guān)部門(mén)對(duì)竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。對(duì)預(yù)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)通知施工單位整改，整改合格后重新提交預(yù)驗(yàn)收。3.工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)工程檔案進(jìn)行審查，審查合格后方可通過(guò)竣工驗(yàn)收。四、工程檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和利用。2.檔案資料應(yīng)按照形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保條理清晰。3.每份檔案資料應(yīng)編制頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)在有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面正面的右上角，背面的左上角。4.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。5.檔案資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和裝訂材料，禁止使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料和裝訂方式。（二）分類方法1.工程檔案可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等幾大類。2.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)文件等。3.施工文件按照專業(yè)可分為建筑工程、安裝工程、市政工程等類別，每類再根據(jù)施工順序和文件性質(zhì)進(jìn)一步細(xì)分，如建筑工程可分為地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修等分部工程文件。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。（三）編號(hào)方案1.工程檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則。2.編號(hào)由項(xiàng)目代碼、檔案類別代碼、年份代碼、順序號(hào)等部分組成。3.項(xiàng)目代碼采用公司統(tǒng)一規(guī)定的項(xiàng)目編號(hào)，確保每個(gè)項(xiàng)目代碼的唯一性。4.檔案類別代碼根據(jù)檔案分類方法進(jìn)行編制，如工程前期文件用“Q”表示，施工文件用“S”表示，監(jiān)理文件用“J”表示，竣工驗(yàn)收文件用“Y”表示等。5.年份代碼采用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。6.順序號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編排，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。（四）歸檔程序1.各參建單位在完成各自負(fù)責(zé)的工程文件資料整理后，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.建設(shè)單位對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行審核，審核合格后交檔案管理部門(mén)歸檔。3.檔案管理部門(mén)按照分類方法和編號(hào)方案對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行整理、編號(hào)，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.檔案管理人員應(yīng)將歸檔的檔案資料及時(shí)上架存放，確保檔案的安全保管和便于查找利用。五、工程檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于移動(dòng)和排列。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。（三）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括工程立項(xiàng)審批文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等重要文件資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括工程建設(shè)過(guò)程中的重要文件、技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性的文件資料。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)做好登記。4.對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。六、工程檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱工程檔案。2.外部單位因合法合規(guī)的原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)工程檔案。（二）利用方式1.查閱工程檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱檔案名稱及內(nèi)容等。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）借閱程序1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要借閱工程檔案，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案管理部門(mén)審核。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱部門(mén)發(fā)放《工程檔案借閱證》，并將檔案資料交借閱人員。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.檔案管理部門(mén)定期組織工程檔案鑒定工作，成立由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成的鑒定小組。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的工程檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)工程檔案的保管期限和重要程度，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定工程檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.鑒定