PAGE檔案工作聯(lián)席會(huì)議制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本聯(lián)席會(huì)議制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位涉及檔案工作的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：檔案工作聯(lián)席會(huì)議在公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，確保檔案管理工作的整體協(xié)調(diào)性和規(guī)范性。2.分工協(xié)作原則：各成員單位按照職責(zé)分工，密切配合，共同推進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。3.高效務(wù)實(shí)原則：以提高檔案管理效率和質(zhì)量為目標(biāo)，注重實(shí)際效果，及時(shí)解決檔案工作中的問題。二、聯(lián)席會(huì)議組織架構(gòu)（一）聯(lián)席會(huì)議成員聯(lián)席會(huì)議由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任召集人，成員包括公司辦公室、各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員。（二）聯(lián)席會(huì)議職責(zé)1.召集人職責(zé)負(fù)責(zé)主持聯(lián)席會(huì)議，確定會(huì)議議題和議程，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，監(jiān)督聯(lián)席會(huì)議決議的執(zhí)行情況。2.成員職責(zé)公司辦公室：負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)檔案工作聯(lián)席會(huì)議的日常事務(wù)，督促檢查各成員單位檔案工作任務(wù)的落實(shí)情況。各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，按照檔案管理要求及時(shí)向檔案管理部門移交檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的利用工作。檔案管理部門：負(fù)責(zé)制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作，集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。三、會(huì)議制度（一）會(huì)議召開時(shí)間聯(lián)席會(huì)議原則上每季度召開一次，如有特殊情況可臨時(shí)召開。（二）會(huì)議議題確定1.檔案管理部門根據(jù)公司檔案工作實(shí)際情況，提出會(huì)議議題建議，報(bào)召集人審定。2.各成員單位可根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出會(huì)議議題，經(jīng)檔案管理部門匯總后報(bào)召集人審定。（三）會(huì)議議程安排1.檔案管理部門匯報(bào)上季度檔案工作情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面的工作進(jìn)展、存在問題及下一步工作計(jì)劃。2.各成員單位匯報(bào)本部門檔案工作情況，重點(diǎn)匯報(bào)檔案工作任務(wù)落實(shí)情況、遇到的困難和問題以及需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)。3.討論研究檔案工作中的重大問題，如檔案管理制度修訂、檔案信息化建設(shè)、檔案安全保障等，提出解決方案和建議。4.審議通過檔案工作相關(guān)文件和報(bào)告，如檔案年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.召集人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，明確下一步檔案工作重點(diǎn)和要求，部署工作任務(wù)。（四）會(huì)議記錄與紀(jì)要1.會(huì)議由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)召集人審定后，印發(fā)各成員單位。（五）會(huì)議決議執(zhí)行與監(jiān)督1.各成員單位應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行聯(lián)席會(huì)議決議，按照職責(zé)分工抓好工作落實(shí)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)向召集人匯報(bào)執(zhí)行情況。對(duì)執(zhí)行不力的單位，應(yīng)督促其整改落實(shí)。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料；公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等；公司科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等項(xiàng)目形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等；公司黨群工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的內(nèi)容、數(shù)量等，確保檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.各部門應(yīng)定期將收集的檔案材料移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。(三)整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度，對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔原則1.檔案歸檔應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理原則，公司各類檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一歸檔保管，任何部門和個(gè)人不得擅自留存或銷毀檔案。2.歸檔的檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度要求，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。（二）歸檔流程1.檔案管理部門在接收各部門移交的檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)退回原部門重新整理。2.審核通過的檔案材料，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)，編制檔案目錄，并錄入檔案管理系統(tǒng)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等，將檔案分別存放于不同的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，不得吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等。六、檔案利用與保密（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的利用符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.檔案利用應(yīng)有利于公司各項(xiàng)工作的開展，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研創(chuàng)新等提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱利用：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)定期催還借閱檔案，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制利用：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。（三）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.在檔案利用過程中，利用人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并注明出處。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.逐步建立覆蓋公司各部門的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和高效化利用。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，為公司發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)公司存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源整合：整合公司各部門的檔案信息資源，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通。4.檔案安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的防護(hù)措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段（[具體時(shí)間區(qū)間1]）制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施等。2.試點(diǎn)階段（[具體時(shí)間區(qū)間2]）選擇部分部門或項(xiàng)目進(jìn)行檔案信息化建設(shè)試點(diǎn)，探索經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)調(diào)整和完善建設(shè)方案。3.推廣階段（[具體時(shí)間區(qū)間3]）在試點(diǎn)成功的基礎(chǔ)上，逐步在公司各部門推廣檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全面覆蓋。4.完善階段（長(zhǎng)期）持續(xù)優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)，不斷完善檔案信息資源整合，加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)持續(xù)健康發(fā)展。八、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度和公司檔案管理要求進(jìn)行編制，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為公司檔案工作決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。3.經(jīng)鑒定