PAGE行政單位檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)行政單位檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本行政單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位內(nèi)部各部門及工作人員，以及因工作需要查閱本行政單位檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案要嚴(yán)格保密。3.合理利用原則在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為行政單位的各項(xiàng)工作提供有力支持，促進(jìn)檔案信息的合理利用。二、檔案查閱申請與審批（一）內(nèi)部查閱1.本行政單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)由查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途及查閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將填寫完整的《檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請查閱的檔案是否屬于本部門保管范圍、查閱目的是否合理、查閱時間是否符合規(guī)定等。3.經(jīng)審核同意后，檔案管理部門為查閱人辦理查閱手續(xù)，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。（二）外部查閱1.外單位因工作需要查閱本行政單位檔案的，應(yīng)提前向本行政單位提交書面查閱申請，申請內(nèi)容包括查閱單位名稱、查閱人姓名及聯(lián)系方式、查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途及查閱時間等，并加蓋查閱單位公章。2.本行政單位收到外部查閱申請后，由檔案管理部門進(jìn)行初審。初審?fù)ㄟ^后，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案內(nèi)容、保密要求及外部單位查閱目的等因素進(jìn)行綜合考慮，作出是否同意查閱的決定。3.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門通知外部查閱單位，并要求查閱單位指定專人負(fù)責(zé)查閱工作。查閱人應(yīng)攜帶有效身份證件及單位介紹信，按照約定時間到本行政單位檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（三）特殊情況查閱1.涉及重大決策、重要工作部署等緊急事項(xiàng)需要查閱檔案的，可由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人直接向檔案管理部門說明情況，檔案管理部門在確保檔案安全的前提下，可先提供查閱服務(wù)，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦查閱申請與審批手續(xù)。2.對于歷史遺留問題或涉及訴訟、仲裁等法律事務(wù)需要查閱檔案的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)單位法律顧問審核同意后，方可查閱。三、檔案查閱范圍與方式（一）查閱范圍1.本行政單位保管的各類文件、資料、記錄、報表、合同、協(xié)議等檔案材料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他載體檔案。2.根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可以查閱的與本行政單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他單位或個人的檔案資料（僅限于有合法手續(xù)的情況下）。（二）查閱方式1.現(xiàn)場查閱查閱人可在檔案管理部門指定的查閱場所，使用檔案管理部門提供的查閱設(shè)備進(jìn)行查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、有序。2.復(fù)制查閱對于確因工作需要無法現(xiàn)場查閱或需要留存檔案資料的，經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人可采用復(fù)制的方式獲取檔案信息。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，但應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密要求選擇合適的復(fù)制方式，并確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“與原件核對無誤”字樣。3.摘錄查閱查閱人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)同意后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行摘錄。摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并注明出處。四、檔案查閱人員的職責(zé)與紀(jì)律（一）查閱人員職責(zé)1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，如實(shí)填寫《檔案查閱申請表》，明確查閱目的和范圍。2.在查閱過程中，查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案原件。如需對檔案進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)按照規(guī)定的方式和要求進(jìn)行操作。3.查閱人應(yīng)遵守檔案管理部門的工作制度和查閱場所的規(guī)定，保持查閱場所的安靜和整潔。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將查閱的檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.查閱人對查閱過程中知悉的檔案信息負(fù)有保密義務(wù)，不得擅自向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要對外提供檔案信息，應(yīng)按照本單位的保密規(guī)定和信息公開程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱人員紀(jì)律1.查閱人不得將檔案資料帶出檔案管理部門指定的查閱場所。如有特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確歸還時間。逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還。2.查閱人不得利用查閱檔案之便，從事與工作無關(guān)的活動，不得擅自復(fù)制、傳播、出售或轉(zhuǎn)讓檔案資料。嚴(yán)禁將檔案資料用于商業(yè)目的或其他非法活動。3.查閱人在查閱過程中如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并協(xié)助查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案查閱過程中的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.在查閱場所，應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域，并配備必要的桌椅、照明設(shè)備及查閱工具等。查閱區(qū)域應(yīng)與檔案存儲區(qū)域相對獨(dú)立，以防止查閱過程中對檔案造成損壞或丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱人員的保密職責(zé)。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、限制查閱范圍等。2.在檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向查閱人透露檔案內(nèi)容以外的其他信息。如需與查閱人溝通檔案相關(guān)事宜，應(yīng)在確保保密的前提下進(jìn)行。3.查閱人查閱涉及保密內(nèi)容的檔案時，應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾對查閱過程中知悉的保密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。如因查閱人違反保密承諾導(dǎo)致檔案信息泄露的，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案查閱場所的管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入查閱區(qū)域。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對查閱場所進(jìn)行清理，確保無檔案資料遺留或泄露。六、檔案查閱記錄與統(tǒng)計(jì)（一）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記簿，對每一次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名及單位、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱目的、查閱方式、審批情況、歸還時間等信息。2.查閱記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和規(guī)范的文字進(jìn)行填寫，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。查閱記錄應(yīng)妥善保存?zhèn)洳?，保存期限按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括查閱檔案的類別、數(shù)量、查閱目的分布、查閱頻率等信息。通過統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用情況，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.查閱統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)形成書面報告，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報送。報告內(nèi)容應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)論及改進(jìn)建議等，以便及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn)。七、檔案查閱后的整理與歸檔（一）整理1.查閱人查閱結(jié)束后，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，將查閱的檔案資料進(jìn)行整理，確保檔案資料的順序和完整性恢復(fù)到查閱前的狀態(tài)。2.檔案管理人員應(yīng)對查閱后的檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失或順序混亂等情況，應(yīng)及時要求查閱人進(jìn)行處理或協(xié)助查閱人進(jìn)行整理。（二）歸檔1.經(jīng)檢查無誤后，檔案管理人員應(yīng)將查閱后的檔案資料及時歸檔，放回原檔案存放位置。歸檔過程中，應(yīng)確保檔案資料的存放準(zhǔn)確無誤，便于日后查閱和管理。2.檔案管理部門應(yīng)定期對歸檔后的檔案進(jìn)行核對和盤點(diǎn)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)根據(jù)檔案管理的需要，對檔案進(jìn)行必要的整理和分類，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本行政單位內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案查閱工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保查閱行為符合本制度規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱記錄進(jìn)行核對，檢查查閱手續(xù)是否齊全、查閱范圍是否符合規(guī)定、查閱過程是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時督促查閱人進(jìn)行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門及相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門對本行政單位檔案查閱工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.對于外部單位或個人提出的關(guān)于檔案查閱工作的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時改進(jìn)，不斷提高檔案查閱工作水平。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.查閱人未按規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)，擅自查閱檔案的。2.查閱人違反檔案查閱范圍和方式規(guī)定，超范圍查閱、擅自復(fù)制或傳播檔案資料的。3.查閱人在查閱過程中違反檔案安全與保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、損壞或丟失的。4.檔案管理人員未履行職責(zé)，對檔案查閱工作監(jiān)督不力，造成檔案管理混亂的。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于查閱人違反本制度規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、責(zé)令改正等處理措施。如造成檔案信息泄露、損壞或丟失等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究查閱人的法律責(zé)任。2.對于檔案管理人員違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)按