PAGE制定檔案安全方案制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的安全管理，確保檔案的完整性、準確性和保密性，防止檔案信息的泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，特制定本檔案安全方案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括檔案的收集、整理、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取各種有效措施保障檔案的安全。2.預防為主原則：加強對檔案安全風險的識別、評估和預防，提前制定應對措施，防止安全事故的發(fā)生。3.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。4.責任明確原則：明確各部門和人員在檔案安全管理中的職責，做到責任到人。二、檔案安全管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案安全管理制度、操作規(guī)程等，并組織實施。2.定期對檔案安全狀況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案安全管理工作，提供檔案安全培訓和技術支持。4.負責檔案存儲設施設備的建設、維護和管理，確保設施設備的正常運行。5.組織開展檔案安全應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保檔案的安全。2.按照檔案管理部門的要求，做好檔案的日常安全防護工作，如防火、防盜、防潮、防蟲等。3.配合檔案管理部門開展檔案安全檢查、評估和應急演練等工作。4.對本部門人員進行檔案安全宣傳教育，提高安全意識。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案安全管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、編目、存儲、借閱等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.定期對檔案進行清查核對，保證檔案的數(shù)量準確、內(nèi)容完整。4.做好檔案存儲環(huán)境的日常維護工作，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案信息。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應真實、準確，不得偽造、篡改。3.對于重要檔案和特殊載體檔案，如電子檔案、聲像檔案等，應采取特殊的收集方式，確保其原始性和完整性。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應按照檔案分類標準對收集的檔案進行整理，確保分類科學、編號規(guī)范。2.對檔案進行編目，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.整理過程中應注意保護檔案的原貌，不得隨意裁剪、折疊、涂改檔案。四、檔案存儲安全（一）存儲場所選擇1.檔案存儲場所應選擇在安全、干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲的區(qū)域。2.避免將檔案存儲在地下室、低洼地帶等容易積水的地方。3.存儲場所應遠離火源、水源、污染源等可能對檔案造成損害的因素。（二）存儲設施設備1.配備必要的檔案存儲設施設備，如檔案柜、貨架、密集架、溫濕度控制設備、消防設備、防蟲設備等。2.定期對存儲設施設備進行檢查、維護和更新，確保其正常運行。3.對于電子檔案，應配備安全可靠的存儲設備，如服務器、磁盤陣列等，并采取數(shù)據(jù)備份、異地存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲環(huán)境要求1.控制檔案存儲場所的溫度和濕度，溫度一般應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.保持存儲場所的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的侵害。3.做好防蟲、防鼠工作，在存儲場所放置防蟲、防鼠藥品和器具，防止蟲鼠咬壞檔案。五、檔案利用安全（一）借閱規(guī)定1.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案必須填寫借閱申請表，經(jīng)相關部門負責人批準后方可借閱。2.明確借閱期限，借閱人員應按時歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人員說明檔案的保密要求和注意事項，借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱利用1.檔案查閱利用應在指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱利用檔案時，應使用專門的查閱工具，不得直接在檔案上涂改、標記。3.對于涉及機密的檔案，應嚴格限制查閱范圍，查閱人員必須經(jīng)過審批，并簽署保密承諾書。六、檔案傳輸與共享安全（一）傳輸要求1.檔案傳輸應采用安全可靠的方式，如加密傳輸、專用網(wǎng)絡傳輸?shù)?，防止檔案在傳輸過程中被竊取或篡改。2.對于電子檔案的傳輸，應進行身份認證和授權(quán)，確保傳輸?shù)暮戏ㄐ院桶踩浴?.定期對檔案傳輸系統(tǒng)進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理傳輸過程中的故障和問題。（二）共享管理1.建立檔案共享平臺，對檔案共享進行統(tǒng)一管理。2.明確檔案共享的范圍和權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和共享檔案。3.在檔案共享過程中，應采取加密、水印等技術手段，保護檔案的安全。七、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程1.制定檔案數(shù)字化工作方案，明確數(shù)字化的范圍、標準、流程等。2.在數(shù)字化過程中，應采取嚴格的質(zhì)量控制措施，確保數(shù)字化檔案的準確性和完整性。3.對數(shù)字化檔案進行備份和存儲，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）安全防護1.對數(shù)字化設備和系統(tǒng)進行安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止病毒、黑客等攻擊。2.對數(shù)字化操作人員進行安全培訓，提高安全意識，規(guī)范操作行為。3.定期對數(shù)字化檔案進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案銷毀安全（一）銷毀審批1.檔案銷毀應嚴格按照規(guī)定的程序進行審批，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)相關部門負責人和檔案管理部門審核后，報公司/組織領導批準。2.明確需要銷毀檔案的范圍、數(shù)量、銷毀方式等，確保銷毀工作的準確性和嚴肅性。（二）銷毀方式1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和載體，選擇合適的銷毀方式，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.對于重要檔案的銷毀，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄應保存一定期限。九、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案安全狀況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存儲環(huán)境、設施設備、管理制度執(zhí)行情況等。2.制定詳細的檢查標準和檢查表，明確檢查項目、檢查方法和檢查頻率。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）專項檢查1.根據(jù)檔案安全管理的需要，適時開展專項檢查，如檔案數(shù)字化安全專項檢查、檔案利用安全專項檢查等。2.專項檢查應制定詳細的檢查方案，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法和步驟等。3.對專項檢查中發(fā)現(xiàn)的重大安全隱患，應立即采取措施進行整改，并及時向上級報告。（三）安全評估1.定期對檔案安全管理工作進行全面評估，評估內(nèi)容包括安全管理制度的有效性、安全設施設備的運行情況、人員的安全意識和操作技能等。2.聘請專業(yè)的安全評估機構(gòu)或?qū)＜疫M行評估，確保評估結(jié)果的科學性和公正性。3.根據(jù)安全評估結(jié)果，制定針對性的改進措施，不斷完善檔案安全管理工作。十、檔案安全應急管理（一）應急預案制定1.制定檔案安全應急預案，明確應急組織機構(gòu)、應急響應程序、應急處置措施等。2.應急預案應根據(jù)檔案安全管理的實際情況和可能發(fā)生的突發(fā)事件類型進行制定，具有針對性和可操作性。3.定期對應急預案進行修訂和完善，確保其有效性。（二）應急演練1.定期組織檔案安全應急演練，演練內(nèi)容包括火災、水災、網(wǎng)絡攻擊等突發(fā)事件的應急處置。2.通過應急演練，檢驗應急預案的可行性，提高各部門和人員應對突發(fā)事件的能力。3.對應急演練進行總結(jié)評估，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題，及時對應急預案進行調(diào)整和改進。（三）應急處置1.發(fā)生檔案安全突發(fā)事件時，應立即啟動應急預案，迅速采取應急處置措施，最大限度地減少損失。2.及時向上級報告突發(fā)事件的情況，配合相關部門進行調(diào)查和處理。3.對突發(fā)事件進行總結(jié)分析，查找原因，吸取教訓，采取措施防止類似事件再次發(fā)生。十一、檔案安全培訓與教育（一）培訓計劃1.制定檔案安全培訓計劃，明確培訓目標、內(nèi)容、對象、方式和時間安排等。2.培訓計劃應根據(jù)檔案安全管理的需求和人員的實際情況進行制定，具有系統(tǒng)性和針對性。3.定期對培訓計劃進行評估和調(diào)整，確保培訓效果。（二）培訓內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標準培訓，使員工了解檔案安全管理的法律要求和規(guī)范。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程培訓，使員工熟悉檔案管理的各項規(guī)定和操作流程。3.檔案安全意識和技能培訓，提高員工的安全意識和應對突發(fā)事件的能力。（