PAGE高速公路檔案編制制度一、總則（一）目的為加強高速公路檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在高速公路建設、運營和管理中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司在高速公路規(guī)劃、設計、建設、運營、養(yǎng)護等全過程中形成的各類檔案的編制、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映高速公路建設和管理活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集和整理與高速公路相關的各類文件資料，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和方法，對檔案進行科學分類、編號和排列，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.規(guī)范性原則：檔案編制應遵循國家和行業(yè)的相關標準、規(guī)范和格式要求，保證檔案質(zhì)量的一致性。5.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責對本公司各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期開展檔案工作考核評價。3.集中統(tǒng)一管理本公司各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等，建立健全檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的安全保管和有效利用。4.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、銷毀等工作，負責檔案的編目、檢索工具編制和數(shù)字化處理。5.負責檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案查詢、借閱等服務，積極開展檔案編研工作，為公司決策提供參考依據(jù)。6.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。（二）各部門職責1.負責本部門在高速公路建設、運營和管理過程中形成的各類文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的借閱、查閱等手續(xù)，確保檔案的安全和完整。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、水土保持方案等。2.工程設計文件：涵蓋初步設計、施工圖設計文件，以及設計變更文件等。3.工程施工文件：包含施工組織設計、施工技術交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、工程進度報表等。4.工程監(jiān)理文件：如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及監(jiān)理日志等。5.工程竣工驗收文件：包括竣工驗收報告、質(zhì)量鑒定報告、竣工決算報告等。6.運營管理文件：涉及收費管理、路政管理、養(yǎng)護管理、安全管理、機電管理等方面的文件。7.設備檔案：包括高速公路建設和運營過程中購置的各類設備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄等。8.人事檔案：員工的個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、考核記錄、培訓記錄、獎懲情況等。9.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務資料。10.其他檔案：除上述類別以外的其他各類文件資料，如會議紀要、合同協(xié)議、宣傳資料等。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的標識和管理。2.檔案編號采用層次編碼法，由全宗號、分類號、年度號、保管期限號、流水號等組成。3.全宗號：本公司檔案全宗號為[具體全宗號]。4.分類號：根據(jù)檔案分類方案，對各類檔案賦予相應的分類代碼。例如，工程前期文件分類號為A，工程設計文件分類號為B，工程施工文件分類號為C等。5.年度號：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如2023年表示為2023。6.保管期限號：分為永久、長期（30年）、短期（10年），分別用Y、C、D表示。7.流水號：按照檔案形成的先后順序，對同一類檔案依次編制流水號，用三位數(shù)字表示，不足三位的前面補零。例如，一份2023年形成的工程施工文件，保管期限為長期，其檔案編號為：[全宗號]C2023C001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集的范圍、內(nèi)容和要求，指定專人負責收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.在高速公路建設和運營過程中，各部門應按照檔案管理要求，同步收集相關文件資料，做到隨工作進程及時歸檔。3.對于外來文件，如上級主管部門文件、合作單位文件等，應及時登記、簽收，并按規(guī)定進行整理歸檔。4.在項目竣工驗收前，各部門應完成檔案資料的數(shù)據(jù)核對和整理工作，確保檔案資料齊全、準確、完整。（二）檔案整理1.檔案整理應遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案資料，應進行分類、組卷、編目等工作。分類應按照本制度規(guī)定的檔案分類方案進行；組卷應根據(jù)文件的來源、時間、內(nèi)容等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組合在一起；編目應包括編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等。3.紙質(zhì)檔案應使用A4規(guī)格紙張進行打印、復印，書寫應工整、清晰，使用碳素墨水或藍黑墨水。文件材料應左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。4.電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應進行備份，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門應定期將整理好的檔案向檔案管理部門移交，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應對接收的檔案進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案應退回原部門進行補充或整改。3.檔案歸檔應按照檔案編號順序進行排列上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。（二）檔案保管1.設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。3.對紙質(zhì)檔案應定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.對電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應定期對電子檔案進行維護和更新，確保其可讀性和可用性。5.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并采取措施。六、檔案利用與保密（一）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表，提供相應檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容，如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按規(guī)定進行登記。3.外單位因工作需要查閱本公司檔案時，應出具單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.檔案利用后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（二）檔案保密1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用人員的保密意識，嚴格遵守保密制度。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，設定保密級別，限制查閱范圍。3.檔案管理人員應妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。在檔案整理、歸檔、保管、利用等過程中，應采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限等。4.對違反檔案保密制度的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)國家有關規(guī)定和本公司檔案保管期限表，對檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。3.對經(jīng)過鑒定確定失去保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應